Kan dat: een postbus of virtueel kantoor als bedrijfszetel?

Bij het opstarten van een onderneming moet je in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) een vestigingsadres en een adres van de maatschappelijke zetel opgeven. Maar kan dit eender welke plaats zijn of moet het adres aan bepaalde criteria voldoen? Is het bijvoorbeeld mogelijk een postbus of virtueel kantoor te gebruiken?

De maatschappelijke zetel: het administratief hart van je onderneming

De maatschappelijke zetel is het officiële juridische adres van je onderneming waar het dagelijkse beheer en de administratie van je bedrijf gebeurt. 

Heb je een eenmanszaak? Dan is de maatschappelijke zetel steeds je domicilieadres. Wanneer je verhuist en je jouw nieuwe adres aanpast in het bevolkingsregister, wordt de Kruispuntbank van Ondernemingen ook automatisch aangepast. Let op, je vestigingsadres wordt niet automatisch aangepast. Verhuist je vestiging dus ook, moet je dit zelf in orde brengen. 

Heb je een vennootschap? De maatschappelijke zetel van een vennootschap kan ook op een andere plaats ingeschreven worden dan je domicilieadres. Hierbij moet je echter rekening houden met de eisen die de fiscus stelt aan de  domicilie van je vennootschap: 

  1. De ondernemer moet permanente toegang hebben tot de kantoorruimte;
  2. De ondernemer moet exclusieve toegang hebben tot de kantoorruimte;
  3. De kantoorruimte is het effectieve administratieve centrum van de onderneming en de belangrijkste zakelijke beslissingen worden in de kantoorruimte genomen.

Een virtueel kantoor of een postbus beantwoordt niet aan de bovenstaande eisen. Een ruimte in een co-working plaats of in een businesscenter kan dan weer wel aanvaard worden als de bovenstaande criteria vervuld zijn. 

 

Wist je dat…


... je via de toepassing MyEnterprise zowel het adres als de naam van de vestigingseenheid zelf kosteloos kan aanpassen? 
… een correcte inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen ook van belang is voor eventuele subsidies? Sommige premies hangen immers af van de locatie van je vestiging. 
 

 

Je vestigingsadres: een adres waar je activiteiten uitvoert

De definitie van de vestigingseenheid luidt als volgt: een plaats die men geografisch kan identificeren door een adres, waar ten minste een activiteit van de entiteit wordt uitgeoefend. Je bent steeds verplicht om minstens één vestigingseenheid op te geven bij de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen. De vestiging moet wel steeds beantwoorden aan diverse criteria om als vestigingseenheid ingeschreven te worden: 

  • Er moet een zekere permanentie zijn: Gedurende minstens 30 dagen wordt op deze locatie ononderbroken een activiteit uitgeoefend. Ook wanneer je de activiteit minder dan 30 ononderbroken dagen uitoefent, maar wel herhaaldelijk - bijvoorbeeld 3 dagen per maand -, is dit een vestigingseenheid.
  • De vestiging is een geografisch identificeerbare plaats door een adres: Akkers kunnen bijvoorbeeld geen vestigingsadres zijn, aangezien ze niet geografisch identificeerbaar zijn met een adres. 
  • Je oefent er een activiteit uit.
  • Je hebt een zekere autonomie in de uitoefening van je activiteit.

Een paar voorbeelden:

Je geeft lessen in een lokaal van een tennisclub. Je doet dit bijvoorbeeld wekelijks, zoekt zelf je leerlingen en de lidgelden zijn voor je eigen rekening. In dat geval zal de tennisclub een vestigingseenheid van je onderneming zijn. Geef je de lessen in opdracht van de tennisclub en vergoeden zij jou hiervoor dan zal de club geen vestigingseenheid van je onderneming zijn. In dit laatste geval zal men ervan uitgaan dat je je diensten van thuis uit aanbiedt aan de sportschool en zal men je thuisadres als vestigingseenheid opnemen. 

Ook bij ambulante handelaars zal je thuisadres als vestiging opgenomen worden onafhankelijk van waar je aanhangwagen, kraam,.. zich bevindt. Omdat bijvoorbeeld een plaats op een markt geen identificeerbaar adres heeft. Men gaat er dan vanuit dat je activiteit vanuit je thuisadres wordt georganiseerd tenzij je bijvoorbeeld je ambulante activiteiten organiseert vanuit een winkel die wel aan de criteria voldoet. 

En wat dan met een virtueel kantoor of postbus? 

Ook bij een vestigingseenheid voel je dat het schoentje wringt om een postbus of een virtueel kantoor op te geven bij je inschrijving. Je oefent er immers geen echte activiteit uit. Een virtueel kantoor is ook niet te identificeren op basis van een geografisch adres. Een postbus of virtueel kantoor komen dus niet in aanmerking voor je inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Delen: