Ben jij een ondernemer met een uitgewerkt idee, een innovatief concept dat je wil vermarkten? Dan kan je maar best voor jouw vinding IE-rechten aanvragen. Hier lees je hoe je dat best aanpakt, welke strategie je best gebruikt en bij wie je daarvoor terecht kan.

First things first – de basis

In onderstaand filmpje spijkeren VLAIO bedrijfsadviseurs  je ‘snel&slim’ bij over alles wat je moet weten over Intellectuele Eigendom, maar nooit durfde te vragen.

Wegwijs met Create, Protect & Benefit

“Intellectuele eigendomsrechten zoals auteursrechten en merken, zijn voor Studio 100 cruciaal om haar activiteiten te kunnen uitrollen én om wat we maken te beschermen” - Hans Bourlon, Studio 100 

Maar dat geldt niet alleen voor grote bedrijven zoals Studio 100! Ook voor jouw (kleine) onderneming kan intellectuele eigendom belangrijk zijn. Op het digitale platform Create, Protect & Benefit lees je waarom. Op maat van ondernemers snijdt het alle onderwerpen rond intellectuele eigendom aan: auteursrechten, merken, modellen en octrooien. Aan de hand van wegwijzers en herkenbare verhalen van Belgische en Nederlandse ondernemers wordt de soms complexe materie ook voor jou toegankelijk.

De wegwijzers behandelen alle topics van intellectuele eigendom met een concreet stappenplan: van waar je op moet letten bij het starten van een website tot de bescherming van een nieuw product. Videogetuigenissen van ondernemers behandelen de verschillende elementen op een toegankelijke manier. Tot slot brengt het platform je in contact met de juiste experten van de verschillende partnerorganisaties wanneer je verdere vragen hebt.  

Of knoop het in je oren

VLAIO bedrijfsadviseur Elke De Rijck adviseert en begeleidt kmo’s. Regelmatig komt daar de bescherming van intellectuele eigendom ter sprake. In onderstaande podcast loodst ze je door een handig 5-stappen plan: Identificatie – Eigenaarschap - Freedom to operate - Bescherming   -Vermarkting. intellectuele eigendom voor beginners. Een must hear!

Doe de ideeSCAN

Om te kijken of jouw concept, innovatief idee, jouw vinding of creatie in aanmerking komt voor bescherming, ontwikkelden VLAIO en het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP) - de officiële instantie voor de registratie van merken en modellen in de Benelux – de ideeSCAN. Deze gebruiksvriendelijke digitale tool neemt een tiental minuten in beslag en scant jouw idee op basis van een hele reeks vragen. Heb je die doorlopen, dan kan je het rapport downloaden. Je zal zien dat voor elk onderdeel van je mogelijke rechten nuttige tips en suggesties worden meegegeven. Een handig vertrekpunt voor verdere stappen.

i-DEPOT: leg je idee vast

Een schitterend idee? Een wereldschokkend concept? …. Helaas zijn dergelijke zaken niet te beschermen. Pas als je je idee of concept uitwerkt in een schets, tekening of product… dan kan het wel. Wat je best wel doet in de beginfase van je idee, is zorgen voor een ‘vaste datum’, zodat je kan bewijzen dat jij op dat moment dat welbepaald idee al had. Eén van de methoden om zo’n ‘vaste datum’ te verkrijgen is via het online i-DEPOT van BOIP. Dan krijg je een officiële datumstempel als wettelijk bewijs. Het i-DEPOT verschaft jou daarenboven een veilige opslagplaats voor ideeën die niet te beschermen zijn onder het intellectueel eigendomsrecht.

Meestal wil je je idee met anderen bespreken om na te gaan of iemand interesse heeft om jouw idee verder mee te helpen uitwerken, mee te financieren, of gewoon om er advies over te vragen. Maar natuurlijk wil je niet dat diegene met jouw idee gaat lopen…. Daarom is het belangrijk om met diegene waarmee je spreekt een geheimhoudingscontract (of NDA) af te sluiten! In zo’n contract leg je vast onder welke voorwaarden jij jouw idee deelt en wat de andere partij wel en niet met jouw vertrouwelijke informatie mag doen, en wat de gevolgen zijn als de andere partij die voorwaarden schendt.

Vraag via idepot@vlaio.be een ID-code aan, dan krijg je 10 euro korting op je online i-DEPOT.

Geheimhoudingsovereenkomst: de do's, don'ts, ins en outs van NDA

Meestal wil je je idee met anderen bespreken om na te gaan of iemand interesse heeft om jouw idee verder mee te helpen uitwerken, mee te financieren, of gewoon om er advies over te vragen. Maar natuurlijk wil je niet dat diegene met jouw idee gaat lopen… Daarom is het belangrijk om met diegene waarmee je spreekt een geheimhoudingsovereenkomst af te sluiten!

Een ander woord voor een geheimhoudingsovereenkomst is een NDA (Non Disclosure Agreement).  In zo’n overeenkomst leg je vast onder welke voorwaarden jij jouw idee deelt, wat de andere partij wel/niet met jouw vertrouwelijke informatie mag doen en wat de gevolgen zijn als de andere partij die voorwaarden schendt. Een NDA laat de partijen bijgevolg toe om vrijer te onderhandelen. 

Welke soorten NDA’s zijn er? 

Een NDA kan op zich staan, maar kan ook een belangrijk onderdeel zijn van een overeenkomst om onderhandelingen op te starten, van een samenwerkingsovereenkomst …  

Een NDA kan verder eenzijdig of tweezijdig zijn:

• Bij de eenzijdige NDA hebben de partijen verschillende rollen: de ene partij is de verstrekker, de andere is de ontvanger van de informatie. Eén partij verklaart eenzijdig dat hij bepaalde informatie geheim zal houden. 
• Wanneer er tussen twee partijen onderhandeld wordt, zal er meestal sprake zijn van een tweezijdige NDA, waar beide partijen zowel verstrekker als ontvanger zijn. Dit zorgt vaak voor meer ruimte en een meer gebalanceerde situatie wanneer er informatie-uitwisseling is. 

Waarom zou je een NDA afsluiten? 

Eigenlijk is het afsluiten van een NDA altijd aangewezen wanneer je jouw idee met anderen wil bespreken om bijvoorbeeld na te gaan of iemand interesse heeft om jouw idee verder mee te helpen uitwerken, mee te financieren, of gewoon om er advies over te vragen. Enkel dan kan je informatie met een gerust hart delen.

Ook moet je er rekening mee houden dat voor sommige intellectuele eigendomsrechten nieuwheid een vereiste is, de informatie moet dus geheim blijven tot je de aanvraag gedaan hebt. Via de NDA wordt er op voorhand een akkoord gesloten tussen beide partijen waarin ze erkennen dat bepaalde info op het moment van ondertekening/uitwisseling een geheim karakter heeft, of omgekeerd, niet in het publiek domein zit. Dit is extra belangrijk in het kader van een eventuele octrooiname, want het publiek maken van bepaalde informatie zou impliceren dat octrooiname noch een black-box strategie mogelijk is. Een black-box strategie houdt de geheimhouding van bepaalde productprocessen of samenstellingen van producten in, zonder de opgebouwde know-how te octrooieren (wat een publicatie zou vereisen). (Zie ook Ons patent boekje, p. 43).

Wat moet een NDA bevatten? 

De NDA kan allerhande soorten vertrouwelijke informatie (bv. O&O-info,  wetenschappelijke info, technologische aspecten, klantenlijsten, leverancierslijsten, financiële info, …) bevatten. In een NDA beschrijf je welke informatie geheim is, hoe deze informatie gemarkeerd/aangeduid wordt en wie gebonden is aan de NDA. De partijen creëren een verplichting om de vertrouwelijke informatie enkel te gebruiken voor een expliciet bepaald doel, bijvoorbeeld nagaan of het interessant is om al dan niet een samenwerking op te zetten, om advies in te winnen bij een expert …

De basis van de NDA is de omschrijving van dat doel. Een te ruime omschrijving van het doel kan rechtsonzekerheid creëren, daarom is het aan te raden het doel specifiek te omschrijven en mee te geven dat gestreefd wordt dit doel te behalen. Ook moet bepaald worden wie het eigendomsrecht heeft m.b.t. de uitgewisselde informatie (eventueel kan je werken met een beperkte licentie) en wat er gebeurt met de afgeleide informatie (wie eigenaar wordt van deze informatie). Ook is er is wederzijdse erkenning dat de ontvangende partij de info niet voor eigen gewin zal aanwenden. Vergeet ook niet de termijn bepalen hoelang info geheimgehouden moet worden, en wat er met de informatie gebeurt na afloop van de NDA. 

Belangrijk is ook om de NDA beperkt te houden (dit is zeker een aandachtspunt wanneer die op zichzelf staat), in die zin dat het nog steeds een NDA moet blijven en geen volwaardige samenwerkingsovereenkomst. Zorg er dus voor dat de partijen zich niet verplichten om daadwerkelijk een samenwerking of nadere overeenkomsten aan te gaan. Een NDA is niet bedoeld om zaken te doen die méér zijn dan onderhandelen of informatie uitwisselen op een veilige manier.

Eventueel kan je de NDA nog versterken met het nemen van een i-DEPOT (zie hierboven), een notarieel document, een escrow …

Met wie sluit je een NDA?

Mogelijke partijen waarmee je een NDA sluit zijn O&O-partners, (potentiële) financiers, leveranciers, adviseurs … Bepaalde categorieën van personen zijn reeds gebonden door een beroepsgeheim of geheimhoudingsplicht (wij bij VLAIO zijn bijvoorbeeld gebonden door de geheimhoudingsplicht)

Zijn er voorbeelden van NDA’s en kan ik deze zomaar gebruiken? 

Het is af te raden zomaar een modelcontract van NDA te gebruiken, dit kan je eerder zien als een eerste kennismaking met een mogelijke opbouw en inhoud van een dergelijk contract. Om de draagwijdte van elk van de clausules goed te kunnen inschatten en het nut en de toepasbaarheid ervan voor jouw project te kunnen nagaan, is het steeds raadzaam een beroep te doen op het deskundig advies van een jurist of advocaat met specialisatie in intellectuele eigendomsrechten. (In hoofdstuk 9 ‘Hulpkoks’ van Ons patent boekje vind je onder punt 5 en 6 meer informatie, alsook een case rond de gevaren bij het gebruik van standaard geheimhoudingsovereenkomsten.) Een modelcontract dat je als leidraad kan gebruiken vind je in Ons patent boekje van VLAIO (pagina 106). 

Ook via BOIP kan je online een NDA maken, gekoppeld aan jouw i-DEPOT. Het gaat om een gestandaardiseerde NDA waarin een aantal vaste gegevens ingevuld worden en die je na invulling en ondertekening kan uploaden bij jouw i-DEPOT. De kostprijs voor deze NDA is 15 euro. Zo ga je goed voorbereid de onderhandelingen in.

Het belang van een goed opgestelde NDA

Een NDA is een onderdeel van een brede geheimhoudingsstrategie ter bescherming van knowhow. Andere onderdelen zijn: i-DEPOT, escrow, laboratory note books, het merken van confidentiële documenten, het bijhouden van een logboek (ook digitaal), geheimhoudingsregelingen in het personeelsreglement ... Een NDA verschilt van bescherming door geregistreerde intellectuele eigendomsrechten doordat afschrikking en het professioneel karakter van de NDA veel belangrijker zijn dan het feit dat men later tegen een inbreuk kan optreden. 

Ga op gesprek

Regelmatig organiseert VLAIO over heel Vlaanderen zogenaamde ‘IE-zitdagen’. Daar kan je als ondernemer vrijblijvend advies inwinnen bij experts rond jouw creatie of vinding. Kijk even op de VLAIO website onder events en filter op IE, dan krijg je alle geplande events te zien en kan je je inschrijven voor een zitdag in jouw buurt.

Lees eens een kookboek

In de recent upgedate publicatie “Ons patent boekje” doen een schare van experten hun boekje open over intellectuele eigendom. De kennis en kunde rond het beschermen van intellectuele eigendom wordt er als een kookboek gepresenteerd. Ze bespreken de verschillende ingrediënten, ze wijzen je op handige hulpkoks, ze schenken aandacht aan verschillende soorten van bereidingen.

Deze publicatie kwam tot stand in nauwe samenwerking met verschillende (overheids)instanties die werken rond IE. Sterk aanbevolen lectuur.

Of neem contact op

Genoeg gelezen, gezien en gehoord? Op deze pagina vind je de contactgegevens van organisaties die je verder op weg kunnen zetten. Zij verstrekken je graag algemene informatie  en eerstelijnsadvies. Voor een diepgaande dienstverlening zoals het opmaken van een octrooiaanvraag, het registreren van een merk of juridische ondersteuning kan je terecht bij gespecialiseerde adviesverleners.