Je kan je btw-nummer tegen betaling laten activeren door het ondernemingsloket of je kan dit zelf gratis online doen via MyMinfin.

Sommige vergunningen moet je al vóór de opstart van je onderneming hebben; andere kan je na de start nog in orde brengen, maar zorg ervoor dat je dit tijdig doet.

Meer informatie over vergunningen

Ook je ondernemingsloket kan je vertellen welke vergunningen je nodig hebt.

De boekhouding is een wettelijke verplichting, maar zij geeft jou ook een realistisch zicht op de financiële situatie.

De omvang en de aard van de onderneming bepalen welke boekhouding je moet voeren. Kleine ondernemingen mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren, zolang de jaaromzet kleiner is dan € 500.000 (excl. btw). Uitgesloten sectoren zijn: verzekeringen, kredietverrichtingen, beleggingen en beursverrichtingen.
De ondernemingen die geen vereenvoudigde boekhouding mogen voeren, moeten een volledige of dubbele boekhouding voeren.

De vereenvoudigde boekhouding voor kleine ondernemingen bestaat uit het bijhouden van:

• een financieel dagboek dat je kan splitsen in een kas- en bankboek. Het kasboek omvat alle uitgaven en ontvangsten in geld. Het bankboek omvat alle uitgaven en ontvangsten via een bankrekening;
• een aankoopboek met de facturen en creditnota’s van je leveranciers;
• een verkoopboek met de facturen en creditnota’s aan je klanten;
• een inventarisboek die een beschrijving en waardering van de voorraad omvat.

Daarnaast moeten sommige vennootschappen een jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank van België (NBB). Kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) mogen een jaarrekening opstellen volgens een verkort schema (of volgens een microschema, als ze voldoen aan de criteria van microvennootschap). Voor grote ondernemingen bestaan er zwaardere verplichtingen. Meer informatie over neerleggen jaarrekening.

Heb je een boekhouder of accountant nodig?

Het is belangrijk dat je boekhouding correct gebeurt. Je kan ervoor kiezen om dat helemaal uit te besteden aan een boekhouder, accountant of fiscaal bureau, ofwel je boekhouding volledig zelf bij te houden of een combinatie van beide. Er bestaan softwarepakketten die je zelf kan gebruiken om je boekhouding te doen. Het is zeker aan te raden je te laten bijstaan door deskundigen om uit te klaren wat je zelf kan doen en wat je best (voorlopig) laat doen door iemand anders.

Hoe vind je een goede boekhouder of accountant? Ga op zoek binnen je netwerk. Zoek iemand die jouw sector kent en die ervaring heeft met student-zelfstandigen.

Informeer bij je coach van je ecosysteem met welke leveranciers van boekhoudpakketten zij samenwerken.

Heb je totaal geen kennis op financieel en fiscaal vlak? Dan raden we je aan om een basiscursus te volgen in je eigen onderwijsinstelling, bij Syntra of een andere opleidingsverstrekker, of via zelfstudie. Dat kan je al doen vóór je opstart als student-zelfstandige, maar kan ook als je als je al bezig bent met ondernemen.

VDAB biedt gratis 3 online modules initiatie boekhouden aan: balans en resultatenrekening, van dagelijkse verrichtingen tot proefbalans en eindejaarsverrichtingen.

Je kan verschillende verzekeringen afsluiten. Voorbeelden zijn: een brandverzekering, verzekering voor bedrijfsvoertuigen, verzekering tegen productaansprakelijkheid en bedrijfsschade.


Bepaalde verzekeringen zijn verplicht (autoverzekering, burgerlijke aansprakelijkheid brand & ontploffing, arbeidsongevallenverzekering personeel). Over andere verzekeringen kan je vrij beslissen ze af te sluiten of niet. Ben je bestuurder van een vennootschap dan kan je je ook verzekeren tegen bestuurdersaansprakelijkheid.

Meer info vind je bij de verzekeraars en de sociale verzekeringsfondsen.

Het is belangrijk om de btw-aangifte tijdig en correct in te dienen volgens de btw-kalender, want de btw-boetes kunnen hoog oplopen. Tenzij je natuurlijk niet btw-plichtig bent of valt onder de btw-vrijstellingsregeling. Kleine ondernemingen zijn vrijgesteld van (bijna) alle btw-formaliteiten behalve als ze kiezen voor de gewone regeling.

De btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen

Wanneer ben je voor de btw-wetgeving een kleine onderneming?
Als je jaaromzet minder is dan € 25.000 (exclusief btw). Sommige handelingen zijn uitgesloten van de vrijstellingsregeling (o.a. uitvoeren van werken in onroerende staat en uitbaters van eetgelegenheden/catering die een ticket van een geregistreerde kassa moeten uitreiken aan hun klanten).

Moet je jouw btw-nummer activeren als je kiest voor de btw-vrijstellingsregeling?
Ook al kies je als student-zelfstandige voor de btw-vrijstellingsregeling, moet je altijd jouw btw-nummer activeren binnen de 30 dagen nadat jouw ondernemingsnummer actief staat. Dit kan je zelf digitaal in orde brengen via de FOD Financiën, of tegen betaling door het ondernemingsloket.

Welke gevolgen en verplichtingen heeft de vrijstellingsregeling?
Om de jaaromzet vast te stellen, moet je een vereenvoudigde boekhouding voeren. De dagontvangsten schrijf je in een dagontvangstenboek. De inkomende en uitgaande facturen moet je nummeren en in volgorde bewaren.

Een kleine onderneming die een vrijstelling heeft aangevraagd:

• mag geen btw aanrekenen
• moet geen btw-aangiftes doen
• mag geen btw aftrekken voor beroepsaankopen, -kosten en -investeringen
• moet op de uitgereikte facturen vermelden ‘kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling - btw niet toepasselijk’
• moet geen jaarlijkse listing indienen wanneer je geen klanten hebt met een Belgisch btw-nummer of je klanten hebben wél een Belgisch btw-nummer maar je jaarlijkse omzet per klant met een Belgisch btw-nummer bedraagt niet meer dan 250 euro.

Het gewone of normale btw-stelstel

De verplichtingen in het gewone of normale btw-stelsel zijn:

• uitschrijven van een factuur bij levering van producten of diensten. Er is meestal geen factuur vereist bij levering aan particulieren voor hun privégebruik. Je moet deze verrichting dan wel opnemen in het dagontvangstenboek
• maandelijks aangifte van alle verrichtingen. Als je jaaromzet, exclusief btw, minder dan €2.500.000 bedraagt, kan je kwartaalaangiftes doen
• bijhouden van een boek voor inkomende facturen, een boek voor uitgaande facturen en een dagontvangstenboek
• jaarlijks indienen van een btw-listing
• bij de aanvang, wijziging of stopzetting van de activiteit van je onderneming moet je aangifte doen

Elektronische btw-aangifte

Alle zelfstandigen en ondernemingen kunnen hun periodieke aangifte elektronisch indienen. De elektronische btw-aangifte verloopt via Intervat, een e-service toepassing van de FOD Financiën. Er kan een uitzondering gemaakt worden voor ondernemingen die kunnen aantonen dat ze niet over de nodige computerinfrastructuur beschikken. Eind december moet je een voorschot betalen over de omzet die tot dan gerealiseerd werd.

Via MyMinfin Pro heeft iedere btw-plichtige een zicht op zijn btw-rekening-courant met zijn kredieten en betalingen bijgewerkt tot op de dag van consultatie.

Meer informatie over de btw-aangifte

Federale Overheidsdienst Financiën - Contactcenter: 02 572 57 57 of financien.belgium.be

Er bestaan verschillende belastingen. Jaarlijks betaal je een inkomstenbelasting op het belastbaar inkomen. Een eenmanszaak valt onder de personenbelasting, een vennootschap onder de vennootschapsbelasting. Meer informatie over de inkomstenbelasting.

Zowel zelfstandigen als vennootschappen moeten voorafbetalingen doen, gebaseerd op de vermoedelijke winsten van het lopende jaar. Nieuw opgerichte kleine vennootschappen zijn gedurende hun eerste 3 boekjaren geen belastingvermeerdering verschuldigd als ze nalaten voorafbetalingen te doen. Meer informatie over voorafbetalingen.

Naast de directe belastingen bestaan er nog aanvullende belastingen (zoals de gemeentebelasting en provinciebelasting). Meer informatie: zie 'Veelgestelde vragen', de dienst belastingen van jouw provincie en je stad of gemeente.

Ben je als student-zelfstandige verplicht een belastingaangifte te doen?

Vanaf 18 jaar moet iedere Belg een belastingaangifte indienen. De beroepsinkomsten van een student-zelfstandige moeten in deel twee van de aangifte worden ingevuld.

Ligt je netto belastbaar inkomen echter lager dan een bepaalde grens zal je geen belastingen moeten betalen. Die belastingvrije som bedraagt:

• voor aanslagjaar 2024/inkomsten 2023: €10.160
• voor aanslagjaar 2025/inkomsten 2024: €10.570

Op basis van je gezinssituatie kan die belastingvrije som nog verhoogd worden.

Is je netto belastbaar inkomen meer dan de belastingvrije som? Dat bedrag zal worden belast volgens de progressieve tarieven van de personenbelasting. Dat betekent dat het belastingtarief stijgt als het inkomen groter wordt.

Het netto belastbaar inkomen verkrijg je door van je inkomsten de beroepskosten, sociale bijdragen en eventuele beroepsverliezen af te trekken.

Wat zijn beroepskosten en welke kosten kunnen daaronder vallen?

Dat zijn kosten die je maakt om je zelfstandige activiteit uit te oefenen. Bijvoorbeeld de aankoop van een laptop, kantoorbenodigdheden, toestellen, … De meeste van die kosten mag je aftrekken van je inkomsten. Het resultaat is je netto-inkomen, waarop je belast wordt in de personenbelasting. Aftrekbare beroepskosten verminderen dus je belastbaar inkomen én de belastingen die je moet betalen. Sommige kosten zijn gedeeltelijk aftrekbaar (bijvoorbeeld omdat je een internetabonnement ook privé gebruikt), andere zijn volledig aftrekbaar (zoals je sociale bijdragen).

Ben jij een opdrachtgever, ondernemer of onderaannemer die activiteiten uitvoert (of laat uitvoeren) in de bouwsector, vleessector of sector van de bewakings- en/of toezichtsdiensten? Dan zal jij steeds, voor het betalen van je facturen, moeten nagaan of je (onder)aannemers fiscale en/of sociale schulden hebben.

Meer informatie over de inhoudingsplicht