Gestructureerde elektronische facturen tussen ondernemingen verplicht vanaf 2026

Voor welke ondernemingen? 

Deze verplichting geldt voor alle Belgische ondernemingen met een actief btw-nummer die facturen versturen naar andere ondernemingen. Zowel bedrijven die facturen sturen naar andere bedrijven als bedrijven die facturen ontvangen van andere bedrijven moeten hun systemen hiernaar aanpassen. 

Werk je alleen voor particuliere klanten? Voor de uitgaande facturen aan particuliere klanten geldt de verplichting niet. Maar je moet de gestructureerde elektronische facturen van je leveranciers kunnen ontvangen, dus moet je ook je systemen aanpassen tegen januari 2026.

Hoe werkt deze elektronische facturering? 

De verzending van de gestructureerde elektronische facturen zal gebeuren via een decentraal netwerk, genaamd Peppol. Je facturatie- of boekhoudsoftware zal voor de verzending en ontvangst van je facturen een beveiligde connectie maken met dit Peppol-netwerk waarmee ook je klant of leverancier geconnecteerd is. Je kan Peppol vergelijken met een telecomnetwerk. Dankzij dit netwerk worden de gegevens beveiligd en gestructureerd uitgewisseld tussen de verschillende toepassingen.

Elektronische facturering vormt een cruciaal onderdeel van je bedrijfsvoering. Facturen digitaal versturen en ontvangen creëert veel mogelijkheden op vlak van automatische verwerking. Je kan ook op andere vlakken waarde creëren door deze digitalisering. Denk aan automatische opvolging van betalingen, updates over de status van een e-factuur, ... .

Welke software heb je nodig? 

Je software moet erop voorzien zijn om te werken via het Peppol-netwerk. De voorbije jaren zijn tal van oplossingen op de markt gekomen die zich in het bijzonder richten op bedrijven met kleine factuurvolumes. Of je veel of weinig uitgaande facturen hebt, veel of weinig binnenkomende facturen, wel of geen ERP-systeem: voor elk bedrijf bestaat een geschikte optie.

De FOD Financiën en Agoria werken aan een lijst met conforme softwareoplossingen die al beschikbaar zijn. Van zodra de lijst beschikbaar is, vind je deze op de website e-factuur. In de lijst zullen ook oplossingen staan die deels gratis zijn of een beperkte kostprijs hebben. Staat je huidige software niet in de lijst? Heel wat aanbieders werken nog aan oplossingen. Deze lijst zal de komende maanden dus zeker nog aangroeien. Wil je meer weten? Vraag bij je softwareleverancier na welke oplossing voor jou de beste is.

Softwareleveranciers die hun software willen verbinden met het Peppol-netwerk, kunnen contact opnemen met een gecertificeerde service provider.

Tegemoetkoming

De FOD Financiën voorziet twee ondersteunende fiscale maatregelen als tegemoetkoming voor de kosten die je mogelijk zal moeten maken voor de technische aanpassingen;

• Vanaf 1 januari 2025 verhoogt de investeringsaftrek voor digitale investeringen tot 20 %. Momenteel bedraagt deze aftrek voor zelfstandigen en kleine vennootschappen 15,5 %.
• In de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 mogen kleine vennootschappen en zelfstandigen die abonnementsformules gebruiken een verhoogde kostenaftrek van 120 % toepassen voor factureringspakketten.