Veilige kermissen organiseren in de praktijk na 1 april 2024
De vernieuwde Vlaamse regelgeving over de organisatie van kermissen trad op 1 april 2024 in werking. Tijdens de Regionale Overlegtafels van de VVSG in juni bleek dat deze overgang in de praktijk overal vlot verlopen is. Er werd op die overlegtafels ook stilgestaan bij de controles op kermisactiviteiten. Gemeenten moeten immers sinds 1 april geen ontvangstbewijs meer afleveren voor de opstellingsinspectie. Ook de formulering rond de te controleren documenten wijzigde met de wetswijziging. De controle door de gemeente blijft echter mogelijk en belangrijk. Om misverstanden te vermijden, zetten we hier daarom graag nog even alles op een rijtje.
Federale wetgeving bepaalt de voorwaarden waaraan een onderneming moet voldoen om een kermisattractie uit te baten. De Vlaamse regelgeving over de organisatie van kermisactiviteiten geeft gemeenten de juridische basis om de documenten en elementen die dat moeten bewijzen op te vragen, te controleren en om – waar nodig – in te grijpen. Tegelijkertijd brengen deze bepalingen een bepaalde verantwoordelijkheid met zich mee. Het is dan ook belangrijk om daar als gemeente even bij stil te staan en een gepast en werkbaar systeem voor de controles uit te werken. Digitalisering kan daar mogelijk bij helpen.
Twee belangrijke momenten, maar ook op elk moment
Door de Vlaamse wetgeving kan de gemeente op elk moment controleren en ingrijpen. Daarnaast zijn er twee momenten zeer cruciaal:
- Het moment van de toekenning van een standplaats;
- Het moment waarop de uitoefening van de kermisactiviteit wordt toegelaten.
De Vlaamse wetgeving vermeldt namelijk dat de toewijzing van een standplaats pas kan gebeuren nadat de onderneming “een aantal stukken heeft voorgelegd”. Daarnaast geldt eveneens dat “de uitoefening van de kermisactiviteit pas toegelaten wordt als de uitbater voor de activiteit de volgende elementen aantoont”. Dat laatste wil met andere woorden zeggen bij de opstart of een heropstart van een kermisattractie.
Verder stelt de Vlaamse wetgeving: “De documenten dienen op elk verzoek van een van de personen belast met de controle op de kermisactiviteiten voorgelegd te worden.” Hierdoor is controle op elk moment ook mogelijk.
Welke voorwaarden controleren?
Meer concreet gaat het op al deze momenten om volgende stukken, documenten of elementen die de foorreiziger moet voorleggen of aantonen. Ze zijn voor een deel afhankelijk van de uitgeoefende kermisactiviteit.
- de uitbater is ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen
- de uitbater is behoorlijk gedekt door verzekeringspolissen voor burgerlijke aansprakelijkheid en brandrisico's
- de uitbater beschikt over een bewijs van de identificatie met de kentekenplaat van de kermisattractie of uitgebate vestiging als ze zich op eigen kracht voortbeweegt of van het voertuig die de kermisattractie of uitgebate vestiging vervoert
- als het een kermistoestel met voortbeweging van personen aangedreven door een niet-menselijke energiebron betreft voldoet het toestel aan de voorwaarden, vermeld in artikel 10 van het koninklijk besluit van 18 juni 2003 betreffende de uitbating van kermistoestellen
- als het een speeltoestel betreft: de attractie voldoet aan de voorwaarden, vermeld in artikel 9 van het koninklijk besluit van 28 maart 2001 betreffende de uitbating van speelterreinen
- de vestiging van kermisgastronomie en de personen die er werken voldoen aan de reglementaire voorwaarden voor de volksgezondheid (zie de regelgeving van het FAVV)
Denk als gemeente goed na over een systeem om dit te controleren
Zeker bij abonnementen is er vaak een (groot) tijdsverschil tussen het moment waarop de standplaats toegewezen wordt en het moment van de eigenlijke uitoefening van de kermisactiviteit. Sommige bewijsstukken, zoals de verzekeringen of de inspecties en controles, hebben maar een bepaalde geldigheidsduur en moet de foorreiziger regelmatig actualiseren. De opstellingsinspectie moet bijvoorbeeld elke kermis opnieuw opgesteld of afgeleverd worden. Een regelmatige controle om na te gaan of de onderneming nog in orde is met zijn verplichtingen, is dan ook belangrijk. De resultaten van de controles houdt men best ook systematisch bij.
De gemeente bepaalt zelf hoe het deze controles organiseert. Sommigen zullen de geactualiseerde stukken meteen willen ontvangen, al dan niet via een digitaal systeem. Voor anderen zal het volstaan dat de foorreiziger een map met alle actuele stukken in het kraam bijhoudt die de gemeente dan ter plaatse controleert.
TIP: Vermeld in een reglement of een beslissing tot toewijzen van een standplaats nog eens expliciet dat een standplaats telkens pas ingenomen kan worden als de foorreiziger met alle stukken op dat moment in orde is. Eventueel kan in een reglement ook een sanctie voorzien worden voor een uitbater die toch een standplaats inneemt zonder de correcte en actuele stukken in zijn bezit te hebben.
Ongeacht de gekozen werkwijze, is het vooral belangrijk dat de gemeente een systeem installeert dat regelmatige controles verzekert. Zo vermijdt men op de kermis foorreizigers die het niet al te nauw nemen met hun verplichtingen op vlak van veiligheid en verzekeringen. De burgemeester, zijn afgevaardigde of een concessionaris heeft immers altijd de mogelijkheid om een attractie of vestiging te verbieden of (tijdelijk) gesloten te houden als blijkt dat het niet voldoet aan de voorwaarden.
TIP: Het kan raadzaam zijn om in een reglement op te nemen en zo te expliciteren dat het al dan niet verzenden of bezorgen van de stukken aan de gemeente geen afbreuk doet aan de verantwoordelijkheid of de aansprakelijkheid van de uitbater van de attractie.
Gemeente levert geen ontvangstbewijs meer af, maar opstellingsinspectie blijft
Sinds 1 april 2024 moet de gemeente niet langer een ontvangstbewijs afleveren voor de opstellingsinspectie. Dan neemt niet weg dat de opstellingsinspectie een belangrijke voorwaarde blijft voordat de uitbating van een kermisattractie wordt toegelaten. De gemeente mag die ook nog steeds op elk moment opvragen.
De opstellingsinspectie waarvan sprake in artikel 10 van het voormelde koninklijk besluit van 18 juni 2003 moet volgens die federale wetgeving elke keer kort na het opzetten van de attractie gebeuren. In sommige gevallen moet de foorreiziger daarvoor zelfs een externe controle-instantie aanstellen.
Het is dan ook niet evident om dit en de eventuele andere stukken net voor het opengaan van kermisattractie te controleren. Met het wegvallen van de verplichting om een ontvangstbewijs van de opstellingsinspectie af te leveren, valt die druk wat weg. Het blijft echter belangrijk de nodige controle te voorzien.
Een digitale tool als deel van de oplossing?
De digitale tool Merke laat gemeenten toe om markten en kermissen digitaal te beheren. Ambulante handelaars en foorreizigers kunnen er een digitale versie van hun bewijsstukken in opladen. Zo kan Merke een onderdeel vormen van het controlesysteem op de ambulante en kermisactiviteiten in de gemeente. VLAIO sloot een raamovereenkomst af met Mentoring Systems die Merke heeft ontwikkeld. Gemeenten die minstens 4 jaar instappen, ontvangen een financiële incentive van VLAIO. Alle informatie lees je op www.vlaio.be/merke.