Kmo-groeisubsidie: strategisch advies/aanwerving bij groeitraject

Enkel voor kmo's

De maatregel richt zich tot kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) en vrije beroepen uit de privésector (geen vzw's), met een uitbatingszetel in het Vlaamse Gewest, met een aanvaarde hoofdactiviteit en met voldoende aantoonbare groeiambitie. Je mag geen negatief eigen vermogen hebben op het moment van de aanvraag.

De grootte van de onderneming wordt bepaald aan de hand van de Europese kmo-definitie. Een kmo is een onderneming die cumulatief aan de volgende voorwaarden voldoet (in één van de twee boekjaren voorafgaand aan het moment van indiening):

Uitsluitend ondernemingen uit de privésector met een aanvaardbare hoofdactiviteit en een aanvaardbare rechtsvorm komen in aanmerking. De hoofdactiviteit van de onderneming is de activiteit die als dusdanig is opgenomen in de Kruispuntbank van Ondernemingen en die het grootste gedeelte van de omzet vertegenwoordigt.

Reeds vroeger steun ontvangen?

Wie reeds in het verleden steun ontving in het kader van een kmo-groeidossier kan pas 24 maanden na een positieve beslissing een nieuw dossier indienen.

Het doel van de kmo-groeisubsidie is het stimuleren van groei en het bevorderen van de competitiviteit van kmo’s in Vlaanderen. Er kan zowel steun verkregen worden voor het aanwerven van een strategisch profiel als voor het inwinnen van kennis bij een externe dienstverlener binnen 1 groeitraject.

Dit groeitraject moet aansluiten bij één van de volgende thema's:

Internationalisering

• voor kmo's die willen groeien door hun bestaande activiteiten uit te breiden naar nieuwe markten
• de export moet deel uitmaken van een langetermijnstrategie en duurzame economische groei opleveren voor de vestiging in Vlaanderen
• zowel voor bedrijven die voor het eerst exporteren als bedrijven die al ervaring hebben met export en nieuwe markten willen aanboren
• de uitbreiding naar nieuwe markten moet voldoende nieuwe uitdagingen stellen aan de onderneming.
• komen niet in aanmerking: eenmalige opportuniteiten zonder langetermijnstrategie voor export; quick wins in het buitenland; copy-paste van huidige bedrijfsvoering naar nieuwe markten, enz. (zie rubriek Internationalisering > wat komt niet in aanmerking)

Digitalisering

• voor kmo's die data inzetten om hun producten, diensten en processen slimmer te maken
• het groeitraject moet vernieuwend zijn ten opzichte van gangbare evoluties inzake digitalisering
• dankzij het groeitraject kan de onderneming zich op het vlak van digitale maturiteit onderscheiden in de markt
• komen niet in aanmerking: een niet-gedigitaliseerde onderneming die de eerste, gangbare stappen op het vlak van digitalisering wil zetten; het inzetten van bekende technologieën en tools; opzetten van systemen om data centraal en digitaal beschikbaar te maken binnen de organisatie zonder visie om deze data op een slimme en geautomatiseerde manier in te zetten; enz. (zie rubriek Digitalisering > wat komt niet in aanmerking)

Innovatie

• voor kmo's die concrete plannen hebben om innovatieve producten en diensten naar de markt te brengen of innovatieve bedrijfsprocessen op te zetten
• de innovatieve producten, diensten en processen zijn niet alleen nieuw voor de aanvrager, maar voor de sector. Ze moeten ook voldoende uitdagingen stellen. 
• het vernieuwend businessmodel levert de onderneming een competitief voordeel op dat mogelijk zal leiden tot duurzame economische groei.
• komen niet in aanmerking: trajecten die gericht zijn op het verkennen van innovatie-opportuniteiten, het uitwerken van een innovatie-roadmap, trajecten gericht op producten, diensten of processen die niet vernieuwend zijn voor de sector; een nieuw aanbod creëren op basis van gekende producten en diensten, zonder dat dit uitdagingen met zich meebrengt, enz. (zie rubriek Innovatie > wat komt niet in aanmerking) 

Circulair en duurzaam ondernemen

• voor kmo's die via duurzame strategieën inzetten op energietransitie, klimaattransitie, circulair ondernemen, milieu of biodiversiteit
• ook ondernemingen die innovatieve technologieën gericht op milieubescherming, energie- of klimaattransitie of het sluiten van materiaalkringlopen ontwikkelen of vermarkten, komen in aanmerking binnen dit thema
• zowel voor ondernemingen die een eerste stap zetten richting duurzaam ondernemen zetten, als voor ondernemingen die hierin al actief zijn en verdere stappen wensen te zetten
• alle sectoren komen in aanmerking
• komen niet in aanmerking: trajecten die geen substantiële impact hebben op het bedrijf en enkel inzetten op ondersteunende maatregelen enz. (zie rubriek Circulair en duurzaam ondernemen > wat komt niet in aanmerking) 

Het verwerven van deze kennis kan gebeuren door de aanwerving van een strategische medewerker en/of het advies van één of meerdere dienstverleners. De keuze tussen aanwerving en/of externe dienstverlening ligt bij de kmo.

Strategische medewerker 

Een 'strategische medewerker' brengt de nieuwe kennis en expertise die noodzakelijk is om het groeitraject te realiseren binnen in je onderneming. Dit profiel mag geen louter operationele of uitvoerende werkzaamheden uitvoeren en moet wegen op de strategische beslissingen die je neemt in het kader van het groeitraject.

Bijkomende voorwaarden:

• Deze medewerker moet met een arbeidscontract van onbepaalde duur worden aangeworven en minstens zes maanden tewerkgesteld zijn om steun te kunnen genieten. Arbeidsovereenkomsten voor zowel voltijdse als deeltijdse tewerkstelling komen in aanmerking. 
• De arbeidsovereenkomst met deze medewerker mag ten vroegste starten op de eerste dag van de maand die volgt op de datum van de indiening van de subsidieaanvraag. Bijvoorbeeld: Als de indiening van de subsidieaanvraag gebeurt op 9 maart 2023, mag de arbeidsovereenkomst ten vroegste starten op 1 april 2023.
• Deze medewerker moet minstens zes maanden jaar werkzaam blijven binnen de kmo .
• Er kan maar steun uitbetaald worden voor de aanwerving van één strategische profiel. Indien het aangeworven strategische profiel tijdens de projectperiode wordt vervangen, wordt de subsidie uitbetaald op basis van de kosten voor één van beide medewerkers.
• Bepaalde personen worden uitgesloten voor deze aanwerving (het moet een derde zijn t.o.v. de kmo; mag de afgelopen vijf jaar niet tewerkgesteld zijn geweest, enz... zie voorwaarden Strategische medewerker).

Externe dienstverlener(s)

De externe dienstverlener heeft geen specifieke erkenning nodig. Wel wordt nagegaan of de betrokken adviseur relevante competenties en ervaring heeft voor het realiseren van de opdracht.

Het advies van de dienstverlener moet betrekking hebben op het huidige of het toekomstige functioneren van een of meerdere bedrijfsprocessen van jouw onderneming. De opdracht van de externe dienstverlener mag niet bestaan uit louter operationele of uitvoerende werkzaamheden en het opgeleverde advies moet wegen op de strategische beslissingen die je neemt in het kader van het groeitraject.

Bijkomende voorwaarden:

• Je kan een subsidie vragen voor advies van meerdere dienstverleners binnen dezelfde aanvraag.
• Elke adviesovereenkomst moet een kostprijs hebben van minstens € 20.000, excl. btw.
• De dienstverlener mag ten vroegste starten met de opdracht de eerste dag van de maand die volgt op de datum van de indiening van de subsidieaanvraag. Bijvoorbeeld: Als de indiening van de subsidieaanvraag gebeurt op 9 maart 2024, mogen de adviesprestaties ten vroegste starten op 1 april 2024.
• Er wordt een schriftelijke overeenkomst voor advies opgemaakt die een gedetailleerde beschrijving van de te leveren prestaties bevat (noodzaak advies, methodiek en stappenplan, te bereiken einddoel) en door beide partijen is ondertekend.
• De prijs van de prestaties van de dienstverlener wordt conform de marktprijs bepaald.
• De externe dienstverlener heeft geen specifieke erkenning nodig. Wel wordt nagegaan of de betrokken persoon over relevante competenties en ervaring (= CV/track record) beschikt voor het realiseren van de adviesopdracht. 
• Als de dienstverlener voor het verstrekken van het advies beroep doet op een onderaannemer, wordt dit uitdrukkelijk vermeld in de adviesovereenkomst. 
• Bepaalde dienstverleners worden uitgesloten (het moet een derde zijn t.o.v. de kmo, enz... zie voorwaarden Externe dienstverlener). 
• Wijzigen van dienstverlener is niet toegelaten tenzij wegens overmacht zoals bijvoorbeeld faillissement of overlijden.

Steunbedrag

Kleine en middelgrote ondernemingen kunnen per groeitraject maximaal € 50.000 subsidie ontvangen via de kmo-groeisubsidie. De subsidie bedraagt maximaal € 25.000 voor een advies van één of meerdere externe dienstverleners en maximaal € 25.000 voor de aanwerving van één strategisch profiel.

Het steunpercentage bedraagt 50% van de advies- en/of loonkost.

Om in aanmerking te komen voor de kmo-groeisubsidie moet het projectbedrag minstens € 20.000 (excl. btw) bedragen.

In aanmerking komende kosten 

Strategische medewerker

Het bruto jaarsalaris van dit profiel van het eerste werkjaar binnen jouw onderneming, vermenigvuldigd met een factor 1,596. 
Vakantiegeld, eindejaarspremie, de wettelijk verplichte werkgeversbijdragen, bijdrage werkgever maaltijdcheques en bijdragen voor groepsverzekering, extra legaal pensioen en/of andere extralegale voordelen zijn expliciet uitgesloten.

Externe dienstverlener(s)

De personeels- en werkingskosten van de dienstverlener(s) voor het verstrekken van het advies, de verplaatsingskosten van de dienstverlener(s) en de kost voor de begeleiding van de kmo bij de implementatie van het advies. Deze kosten zijn exclusief btw.

De-minimis

Deze maatregel valt onder de toepassing van de Europese de minimis-regelgeving. Hierdoor mag de de-minimissteun aan bedrijven over drie jaar gespreid niet meer dan € 300.000 bedragen. Voor meer info zie Veelgestelde vragen: de-minimis.

Bij het beoordelen van de aanvraag worden volgende beoordelingscriteria geëvalueerd. Per thema wordt een rangschikking opgemaakt van de aanvragen die het minimum-ambitieniveau behalen. De beschikbare budgettaire enveloppe per thema wordt verdeeld over de best gerangschikte subsidieaanvragen, tot het budget uitgeput is: 

Ambitie

Dit criterium beoordeelt of de aanvrager een concrete en ambitieuze visie heeft over hoe de onderneming zal internationaliseren, digitaliseren, innoveren of duurzaam en circulair ondernemen. Het traject vertaalt zich in een duurzame groei en/of verhoging van de competitiviteit van onderneming.

Transformatie

Dit criterium beoordeelt of het groeitraject een substantiële en nieuwe wending geeft aan de huidige bedrijfsvoering en een impact heeft op meerdere kritische bedrijfsprocessen.

Onderbouwde aanpak

Dit criterium beoordeelt of de onderneming beschikt over een doordacht stappenplan en voldoende financiering om het vooropgestelde groeitraject te realiseren en te bestendigen in de onderneming.

Noodzaak aan kennis & expertise

Dit criterium beoordeelt of de onderneming zonder het inwinnen van bepaalde kennis en expertise het groeitraject niet succesvol zou kunnen uitvoeren. Ook beoordeelt het of de betreffende dienstverlener en/of het aan te werven strategisch profiel wel over die ontbrekende kennis en expertise beschikt. Het mag niet louter om operationele of uitvoerende werkzaamheden gaan én deze kennis moet mee wegen op de beslissingen die de onderneming neemt tijdens het groeitraject.

Aan projecten waarbij alle criteria als steunbaar worden geëvalueerd, wordt een score toegekend op basis van het scorerooster.

Per thema kan je dit scorerooster bij Documenten terugvinden.

De kmo-groeisubsidie wordt toegekend via een competitieve oproep per thema. Jaarlijks worden drie oproepen voorzien waarbij telkens meerdere thema’s worden opengesteld (zie verder rubriek 'Oproepkalender'). 

Op het moment dat de oproep opengesteld wordt, zal het digitaal aanvraagformulier beschikbaar zijn. Om de aanvraag te starten, vul je dit formulier in. Nadat je jouw onderneming geregistreerd hebt, ontvang je een link naar de online module waar je jouw aanvraag kan vervolledigen en indienen. Zorg er zeker voor dat je jouw aanvraag indient binnen de termijn waarin de oproep is opengesteld!

Per thema kan je een trajectbeschrijving bij Documenten terugvinden.

Bij de aanvraag zal gevraagd worden om de nodige bijlagen op te laden. Zie: Hoe vraag je de kmo-groeisubsidie aan?.

Na de indiening wordt de aanvraag beoordeeld op ontvankelijkheid en volledigheid door een dossierbehandelaar van VLAIO. Vervolgens beoordelen twee projectadviseurs je aanvraag aan de hand van de vier beoordelingscriteria. Als je dossier volledig en ontvankelijk is verklaard maar er nog nood is aan extra toelichting, dan nodigt je projectadviseur je uit om het groeitraject mondeling toe te lichten. 

De administrateur-generaal van VLAIO neemt vervolgens een beslissing over de aanvraag op basis van het advies van de projectadviseurs. De onderneming wordt per e-mail op de hoogte gebracht van de beslissing. Niet alleen naar de contactpersoon van de aanvraag, maar ook naar de e-Box Enterprise van de onderneming.

In 2025 worden er opnieuw drie oproepen voorzien, waarbij telkens meerdere thema’s worden opengesteld:

De uitbetaling van de subsidie gebeurt in twee schijven:

• de eerste schijf van 50% wordt ten vroegste uitbetaald bij de start van het project
• de tweede schijf van 50% wordt uitbetaald bij de afronding van het project

Heb je een kmo-groeisubsidie gekregen voor de aanwerving van een strategisch profiel en voor het inwinnen van extern advies? Dan wordt de steun voor de aanwerving en voor het advies apart uitbetaald.

Opgelet: Wijzigingen in het goedgekeurde steundossier zijn niet toegelaten. Een wijziging van dienstverlener omwille van redenen zoals niet tevreden over de competenties van de dienstverlener of de uitvoering van de opdracht, wijziging van de opdracht of splitsen van de opdracht in deelopdrachten bij verschillende dienstverleners wordt niet aanvaard. Deze overwegingen maken immers deel uit van een onderbouwd plan van aanpak wat een belangrijk beoordelingscriterium vormt bij het goedkeuren van een kmo-groeisubsidieaanvraag.  Enkel in uitzonderlijke situaties zoals bijvoorbeeld het overlijden of faillissement van de dienstverlener kan een wissel van dienstverlener worden toegelaten.

Meer informatie kan je raadplegen op Hoe verloopt de uitbetaling?

Wil je op de hoogte blijven van wijzigingen van deze maatregel en andere maatregelen in de Subsidiedatabank? Dat kan via de gratis 'Nieuwsbrief van de Subsidiedatabank'.