Via gericht vestigingsadvies kan je als gemeente de inplanting van ‘de juiste onderneming op de juiste plaats’ stimuleren. Je weet welk type bedrijven je wil aantrekken naar welke locaties. Idealiter is dat uitgeschreven in een ruimtelijk-economische visie voor je gemeente met aandacht voor de uitgifteplannen voor de bedrijventerreinen op je grondgebied en de bedrijfshuisvestingmogelijkheden in het woonwerkweefsel of de kern van je gemeente. Moet je nog een visie hieromtrent opstellen, dan kan je eventueel gebruik maken van de publicatie ‘Ruimte voor bedrijvigheid – een leidraad voor lokale besturen’.

Gemeente Y wil gericht inzetten op meer bedrijvigheid in de gemeente om:


• de relatief hoge werkloosheidsgraad van mensen met een technische scholing te verlagen
• leerlingen uit de hotelschool van de gemeente werk in eigen streek te kunnen aanbieden
• een duurzame invulling te vinden voor de verschillende leegstaande en vaak verouderde bedrijfsruimtes

Op basis van deze aandachtspunten besluit gemeente Y om haar vestigingsadvies te versterken voor productiebedrijven en horeca.

Als je als gemeente actief wil inzetten op vestigingsadvies, moet je uiteraard de nodige tijd en middelen kunnen vrijmaken. Bekijk welk budget er vrijgemaakt kan worden of stem je ambities af op de beschikbare middelen. Bepaal, voor elke fase in het stappenplan, welke dienst betrokken zal worden onder welke voorwaarden en met welk doel.

Gemeente X heeft een inventaris gemaakt van de hulpmiddelen (bij gemeente en partners):

• de dienst Economie heeft een up-to-date database van beschikbare handelspanden in de kern
• de intercommunale heeft een overzicht van de beschikbare bedrijfsruimtes op de twee bedrijventerreinen van de gemeente
• de dienst Omgeving beschikt over een online en fysieke front- en backoffice waar burgers en ondernemers makkelijk vragen kunnen stellen en het verloop ervan opvolgen

Op basis van deze beschikbare middelen wordt beslist: 

• de dienst Omgeving staat in voor de ontvangst, centralisatie en toewijzing van alle vragen aan de verantwoordelijke dienst
• er wordt enkel locatieadvies gegeven aan ondernemers die zich in de kern of op de bedrijventerreinen willen of kunnen vestigen
• afhankelijk van de vraag wordt de locatievraag opgevolgd door de dienst Economie of de intercommunale, met onderling overleg voor ondernemers die voor beide locaties in aanmerking komen
• de dienst Omgeving centraliseert de informatie voor het formuleren van een algemeen advies en organiseert intern overleg indien nodig
• de dienst Omgeving communiceert het advies aan de betrokken ondernemer
• de dienstverlening wordt duidelijk gecommuniceerd via de website van de gemeente en de nieuwsbrief van de dienst Economie

De ambitienota is een evenwichtsoefening tussen wat jouw gemeente wil en kan doen. De uitkomst daarvan kan je schematisch weergeven in een ambitiematrix. Zo krijg je een duidelijk overzicht van:

• welke dienstverlening ondernemers kunnen verwachten op basis van het type vestigingsvraag en het type activiteiten
• wie binnen de gemeente verantwoordelijk is voor de opvolging en de behandeling van de vestigingsvraag
• via welke kanalen de gemeente ondernemers informeert over de dienstverlening

Gemeente X heeft een economisch profiel dat vooral bepaald wordt door kleinschalige kmo-activiteiten in de bouwsector en kleinschalige maakindustrie. De gemeente wil via vestigingsadvies maximaal inzetten op de ondersteuning van bestaande en toekomstige ondernemers binnen deze sectoren én op de heropleving van haar handelskern. 

• Voor de kleinschalige kmo-activiteiten in de bouwsector en kleinschalige maakindustrie, reikt de gemeente ondernemers een selectie van bedrijfsruimtes aan. Ook handelaars op zoek naar een handelsruimte krijgen een overzicht van de leegstaande panden in de handelskern. 
• Voor de ondernemers uit andere sectoren beperkt de dienstverlening zich tot algemene info over ondernemen in de gemeente, met een doorverwijzing naar de intercommunale en makelaars. 

De dienst Economie coördineert het opvolgen van de vestigingsvragen. De andere diensten worden betrokken bij complexere vragen waarvoor intern overleg nodig is. Vragen over een specifieke bedrijfsruimte (bv. voor uitbreiding van de gebouwen of voor bepaalde economische activiteiten) worden behandeld door de dienst Omgeving.

Een vestigingsvraag inhoudelijk behandelen kan in vier stappen: de vraag verfijnen en aftoetsen aan het beleidskader en het advies formuleren en registreren.  De mate waarin je de vraag verfijnt en de diepgang waarmee je de vraag toetst aan een of meer beleidsvisies – het beleidskader – hangt af van het type vraag en de ambitie van je gemeente (ambitienota).

• Vestigingsvraag verfijnen
  Om de vestigingsvraag inhoudelijk beter te kunnen behandelen, heb je vaak extra inlichtingen nodig. Via een standaardvragenlijst kan je als gemeente makkelijk bijkomende info inwinnen bij de ondernemer.
  Een ondernemer wil in jouw gemeente zijn zaak vestigen en is nu actief op zoek naar een geschikte bedrijfsruimte. Om gericht locatieadvies te kunnen geven, moet je de specifieke noden van de ondernemer kennen. Door zijn vestigingsvraag te verfijnen, krijg je meer inzicht.
• Vestigingsvraag aftoetsen aan het beleidskader
  Gaat een vestigingsvraag over verweefbare activiteiten en wil je gemeente die in de kern huisvesten? Kan een voorgestelde locatie planologisch en is die locatie goed en verkeersveilig bereikbaar? Het is belangrijk dat je als gemeente meegeeft wat er allemaal mag en kan. Je kan de visies van je gemeente op relevante beleidsaspecten (economie, ruimte, mobiliteit, milieu, tewerkstelling etc.) globaal meegeven of je kan op basis van gedetailleerde informatie en voor een of meer locaties meteen een grondigere aftoetsing doen van onder meer de stedenbouwkundige voorschriften. Het moet alleszins de bedoeling zijn het vestigingsadvies te laten aansluiten bij het gemeentebeleid. Daarvoor moet je goed analyseren welke beleidsvisies een invloed hebben op het vestigingsadvies. Ook het uitgifteplan van een bedrijventerreinbeheerder kan daartoe relevant zijn. 
  Een ondernemer heeft in jouw gemeente een specifieke vestigingslocatie op het oog. Maar komt deze bedrijfsruimte voor hem in aanmerking, rekening houdend met het type bedrijfsactiviteit, het aantal verkeersbewegingen per dag, de vereiste bouwvolumes, de milieu-impact…? Zo kan bv. niet elke vorm van grootschalige detailhandel worden ondergebracht in een leegstaande loods in agrarisch gebied. Door de vestigingsvraag af te toetsen aan het gemeentebeleid, kan je de ondernemer al in een vroege fase gericht adviseren.
• Vestigingsadvies formuleren
  Via vestigingsadvies kan de gemeente een duidelijk, coherent en onderbouwd antwoord geven op de vestigingsvraag van de ondernemer. Op sommige vragen kan je snel, vanuit parate kennis, een antwoord geven. In andere gevallen moet je intern overleggen met verschillende diensten of doorverwijzen naar externe partijen. Intern overleg organiseer je best op een gestructureerde manier. 
  Je gemeente ontvangt een algemene vraag m.b.t. de ruimte om te ondernemen. Het vestigingsadvies kan dan bestaan uit een infobrochure ‘ondernemen in de gemeente’. Intern overleg is niet nodig.
  Je gemeente krijgt een specifieke vraag over een kavel. Het vestigingsadvies kan een eerste indicatie geven van de vergunningsmogelijkheden voor de geplande bouwwerken of bedrijfsactiviteiten op die locatie. Intern overleg tussen de betrokken beleidsdomeinen is vrijwel altijd nodig.
• Vestigingsadvies registreren
  Net zoals je alle vestigingsvragen registreert in een centraal raadpleegbaar overzicht, doe je dat ook voor alle vestigingsadviezen. Dat is belangrijk voor de verdere opvolging van de ondernemers én voor de kennisopbouw binnen de gemeente. Zo kan je niet alleen op dit registratiebestand terugvallen voor gelijklopende adviezen aan ondernemers, maar ook voor het evalueren en bijsturen van de beleidsplannen in je gemeente. 
  Dit centrale overzicht kan variëren van een eenvoudig Excel-bestand tot een CRM-systeem. Afhankelijk van het type vestigingsadvies kan je als gemeente zelf kiezen hoeveel informatie je registreert. Wel is het belangrijk om de adviezen consistent te registeren.

Afhankelijk van de vestigingsvraag en de ambities van je gemeente, kan het gemotiveerde vestigingsadvies verschillende vormen aannemen:

• algemene info over de ruimte voor ondernemen in je gemeente; voorbeelden gaan van infographics tot een uitgebreide brochure
• doorverwijzing naar externe partijen (intercommunale, makelaar, POM, buurgemeente…)
• overzicht van specifieke bedrijfsruimtes die in aanmerking komen
• advies rond mogelijke bouwwerken of bedrijfsactiviteiten voor een specifieke vestigingslocatie

Het vestigingsadvies omvat naast het eigenlijke advies en het juridisch statuut van het advies ook een omschrijving van de volgende stappen en de contactgegevens van de betrokken diensten of personen. Voor een efficiënte formulering kan je als gemeente steunen op een modeladvies.

Wat gebeurt er uiteindelijk met het vestigingsadvies dat je als gemeente verleend hebt? Om te kunnen opvolgen, kan je de ondernemers bevragen – schriftelijk of mondeling – en de resultaten registreren.

• Ondernemer bevragen
  Er zijn drie goede redenen om even bij de ondernemer te polsen na het communiceren van het advies. Allereerst kan je de ondernemer zo beter ondersteunen in zijn vervolgverhaal. Daarnaast bouw je als gemeente kennis op doordat je inzicht krijgt in de beslissende vestigingsfactoren voor de ondernemer: waarom kiest hij bv. voor een andere locatie of een naburige gemeente? Tot slot kan je op basis van de verkregen info de dienstverlening van de gemeente verbeteren. Als hulpmiddel bestaat er een vragenlijst om ondernemers snel en efficiënt te kunnen bevragen.
• Uitkomst registreren
  Net zoals vestigingsvragen en –adviezen registreren nuttig is, heeft ook de uitkomsten bijhouden zin. Zo kan bv. informatie over de redenen waarom een ondernemer voor een andere gemeente heeft gekozen, meegenomen worden in de bijsturing van het beleidskader. Registreren kan in een centraal raadpleegbaar overzicht: van een eenvoudig Excel-bestand tot geavanceerde software. Als gemeente kies je zelf hoeveel informatie je registreert over de uitkomst van bepaalde adviezen. Wel is het belangrijk om consistent te registreren.