Digitale post voor ondernemers en burgers: hoever staat jouw bestuur?

e-Box Enterprise, wat is dat?

De overgang van papier naar digitaal is al een hele tijd geleden ingezet. Op termijn wil de overheid volledig overschakelen van papieren naar digitale communicatie. Daarvoor werd de e-Box wet opgesteld. Dit betekende de start van enerzijds Myebox voor burgers en e-Box Enterprise voor elke organisatie met een KBO-nummer. Het zijn platformen voor digitale post die de overheid ontwikkeld heeft en die uitsluitend gebruikt kunnen worden voor postverkeer van overheden en overheidsbedrijven, zowel federale, Vlaamse als lokale. Het vervangt de klassieke briefwisseling op papier en heeft het statuut van aangetekende zending door de verankering in de wetgeving. Kortom, het is een digitaal en veilig kanaal tussen overheid en bedrijf/burger.

De e-Box wet uit 2019 werd vorig jaar nog wat aangescherpt. Vanaf 1 januari 2025 moeten ondernemingen, vzw’s, zelfstandigen – kortom elke organisatie met een KBO-nummer – in staat zijn om digitale brieven te ontvangen en te lezen. 

Hoe kan je als lokaal bestuur aansluiten?

Vlaamse lokale overheden sluiten in principe aan via de MAGDA Documentendienst van Digitaal Vlaanderen. Deze dienst fungeert als hub naar de beheerders van de e-boxen (RSZ en BOSA). Regelmatig houden zij een informatiesessie voor geïnteresseerde lokale besturen. De eerstvolgende online infosessie over de MAGDA Documentendienst gaat door op 25 juni.

De MAGDA Documentendienst houdt een monitoring bij van de aansluitingen en het gebruik van de e-boxen.

Aansluiting op de e-Box Enterprise:

Leeswijzer:

• De witte lokale besturen zijn niet aangesloten voor verzending van digitale post via de e-Box Enterprise
• De licht gekleurde lokale besturen zijn aangesloten en hebben enkele testverzendingen uitgevoerd. 
• De fel gekleurde lokale besturen hebben een gebruiksklare aansluiting en verzenden naar de e-Box Enterprise in operationele modus

Hoewel het natuurlijk geen competitie is, geven we toch graag een top 10 van de meest enthousiaste verzenders via de e-Box Enterprise:

Voor de provinciebesturen zien de cijfers er als volgt uit:

Overschakeling organiseren

Uit de monitoring blijkt dat veel lokale besturen een aansluiting hebben op digitale post via de MAGDA Documentendienst. Dit werd recent versneld door de verplichting om uitwisseling via het VlaamsHandhavingsPlatform (VHP – platform om bestuurlijke handhavingsdossiers en sanctiedossiers te delen) tot stand te brengen. 
Het aantal aansluitingen ligt dus erg hoog maar het aantal effectieve verzendingen is eerder beperkt. Een groot aantal aansluitingen blijft hangen in een ‘testfase’ en geraakt niet in operationele modus. 

Enkele tips om hier verandering in te brengen:

• Maak een onderscheid tussen berichten met juridische waarde voor de ondernemer (attest, vergunning, herzieningsbericht, heffingsbericht, …) en  gewone communicatieberichten (ontvangstbevestiging, extra info nodig, …).
• Berichten zoals een ontvangstbevestiging kunnen makkelijk ondervangen worden door te werken met geautomatiseerde systemen die notificaties uitsturen of platformen waar de klant de status en documenten van zijn aanvraag zelf kan terugvinden. Via het platform www.e-loketondernemes.be, een initiatief van VLAIO, kunnen de ondernemers de status van hun dossiers opvolgen. Bovendien kan je op de gemeentelijke website via de Global Header van Vlaanderen een snelkoppeling naar dit platform implementeren.
• Berichten met een juridische waarde, zoals een beslissing over een aanvraag, worden uitsluitend via de e-Box Enterprise verzonden. Door de ontzorging van de MAGDA Documentendienst wordt automatisch overgeschakeld op een papieren verzending wanneer de bestemmeling zijn e-box nog niet geactiveerd heeft. Je kan dit ook zelf nakijken en je krijgt een bewijs van verzending. 
• Soms ken je het mailadres van de bestemmeling. Laat in deze gevallen de verzending via de e-box gepaard gaan met een klassiek mailbericht. In het mailbericht verwijs je naar het bericht in de e-box als enig juridisch bruikbaar document. 
• De omschakeling naar digitale post kondig je uitgebreid aan via de klassieke communicatiekanalen van het lokaal bestuur. 
• Overweeg de aankoop van de webversie MAGDA ONLINE wanneer je een klein aantal verzendingen met de hand wenst te doen om ervaring op te doen.
• Sommige ondernemers zijn bang in een phishing val te trappen door op mailberichten over de e-box te klikken, en dat is niet onterecht. Benadruk daarom steeds de goede gewoonte om elke week hun digitale brievenbus te openen op eboxenterprise.be of via www.e-loketondernemers.be, net zoals ze regelmatig in hun fysieke brievenbus aan de voordeur zou gaan kijken. 

Ondernemers bereiken 

Lokale besturen die beschikken over data van ondernemers op hun grondgebied, krijgen een extra troef door de e-box Enterprise uit te rollen. Het volstaat te beschikken over de KBO-nummers van de ondernemingen op het eigen grondgebied om een gerichte communicatie te organiseren via de e-Box Enterprise.  Dit kan handig zijn om vanuit de gemeente te informeren over wegenwerken, een evenement waardoor een straat afgesloten zal worden, een nieuwe premie, etc. 

Waar wacht je op?

De Vlaamse overheid moedigt het gebruik van een e-box aan. Ga mee voor helemaal digitaal!

We willen graag zelf het goede voorbeeld geven en daarom koos VLAIO onlangs voluit voor digitale post.