Vacature: Coördinator processen en digitalisering (tot 15/08)

Waar kom je terecht? 

VLAIO is hét aanspreekpunt van de Vlaamse overheid voor alle ondernemers in Vlaanderen. Binnen de Vlaamse overheid zijn wij een van de meest innovatieve entiteiten. Wij helpen de ondernemingen in Vlaanderen om hun competitiviteit te versterken en aan de top te blijven op het vlak van onder meer innovatie. 

Je functie in het kort

Als coördinator heb je een breed zicht over alle processen die in jouw afdeling lopen. Je zorgt ervoor dat ze in kaart gebracht en actueel gehouden worden. Waar nodig verbeter je bestaande processen of bouw je nieuwe processen uit. Je gebruikt de schaalgrootte van de afdeling en zorgt voor synergie tussen de processen. Je doet dit in nauwe samenwerking met de proceseigenaars en in afstemming met de collega’s van het VLAIO-kenniscentrum processen. Als het proces belangrijke digitale componenten omvat, overleg je ook met de IT-afdeling (Data & Interne Innovatie).

Daarnaast ben je het overkoepelend aanspreekpunt van de afdeling VLAIO Netwerk voor de afdeling Data & Interne innovatie (D&II). Je zorgt ervoor dat de digitale noden van de afdeling helder en gekend zijn en bepaalt mee de prioriteiten, in overleg met D&II. Je stimuleert de collega’s in jouw afdeling bij de implementatie van (nieuwe) digitale trajecten en neemt jouw afdeling mee op sleeptouw om de stap naar een data gedreven agentschap te zetten. Je legt daarbij de nodige zorg aan de dag om iedereen mee te krijgen en houdt rekening met concepten van change management.

Binnen de afdeling ben je niet alleen centraal aanspreekpunt voor iedereen maar hou je ook nauw contact met het afdelingshoofd. Het is in samenspraak met hem dat je de digitale maturiteit van de afdeling verhoogt en dat je bepaalt hoe en welke processen verbeterd/vernieuwd moeten worden.

De afdeling VLAIO Netwerk behartigt de relatie met de partnerorganisaties die een aanbod voor ondernemers organiseren. Het aanbod voor ondernemers dat we creëren bevindt zich op (kandidaat-)ondernemers helpen starten, groeien en blijven door aandacht voor het maken van een eerste ondernemingsplan, vinden van afzetmarkten, financiering en goed opgeleid personeel, helpen innoveren en het vinden van geschikte ruimte om te ondernemen. De afdeling financiert deze partnerorganisaties via een subsidie of overheidsopdracht en organiseert de kwaliteitssturing van hun aanbod naar de ondernemers toe. Een belangrijke pijler in de werking is het organiseren van de samenwerking tussen al deze partners.

Een greep uit jouw taken

Proceswerking

• Samen met de proceseigenaars zorg je ervoor dat de processen van jouw afdeling op een correcte manier worden beschreven en gedocumenteerd in de daartoe bestemde omgeving (entreprise architect). Je communiceert over de processen, je zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot de beschrijvingen en je organiseert opleidingen voor nieuwkomers en bij belangrijke proceswijzigingen. Je stemt hierbij maximaal af met de collega’s van de stafdiensten die centraal de VLAIO-proceswerking coördineren.
• Je zorgt ervoor dat deze informatie actueel gehouden wordt en waar nodig start je procesverbeteringen op of bouw je mee aan nieuwe processen. Je zorgt voor synergie tussen de processen.
• Je bent het aanspreekpunt voor personen van andere entiteiten (ook buiten VLAIO) voor vragen  over de processen van jouw afdeling.  
• Je voert (steekproefsgewijze) controles uit op de uitvoering van de processen in jouw afdeling.. 

Digitalisering

• Je bent verantwoordelijk voor de digitale maturiteit van iedereen in jouw afdeling. Je zet samen met de afdeling Data & Interne Innovatie  acties (overlegmomenten, infosessies, opleidingen, …) op om ervoor te zorgen dat iedereen mee is met  digitaliseringstrajecten.
• Je bent de verbindingspersoon tussen jouw afdeling en de afdeling Data & Interne Innovatie: 
  • Je bent het centraal aanspreekpunt voor de verschillende diensten die Data & Interne Innovatie  levert (CRM, dossierbehandeling, projectbeheer, RPA, innovatietrajecten, Sharepoint, Teams, PowerBi, …)
  • Je verzamelt en prioriteert de IT-en datanoden van de afdeling. 
  • Je vertegenwoordigt de afdeling in overleg met de afdeling Data & Interne innovatie. Je neemt actief deel aan werkgroepen en zorgt voor   informatiedoorstroming in beide richtingen.

Interne en VLAIO-brede coördinatie

• Je zorgt voor beide thema’s waarvoor je verantwoordelijk bent (proceswerking en digitalisering) dat er maximale interne afstemming is in jouw afdeling. Je overlegt zowel met gebruikers, proceseigenaars als leidinggevenden.  
• Je agendeert beide thema’s op het coördinatie-overleg van de leidinggevende in jouw afdeling. 
• Waar relevant zet je voor de goede opvolging van beide thema’s de nodige instrumenten in: KPI’s, dashboards, …
• Je werkt nauw samen met de procesbeheerders en verantwoordelijken voor digitalisering in  andere afdelingen.

Wie ben jij?

• Je bent een echte teamspeler en houdt ervan om met verschillende mensen samen te werken en bruggen te bouwen. 
• Je kan complexe processen en trajecten helder analyseren en overzien. Je hebt daarbij voortdurend oog voor verbeteringen.
• Je bent absoluut digitaal minded, bij het zoeken naar oplossingen ga je graag met nieuwe technologieën aan de slag.
• Je communiceert vlot, faciliteert het nemen van gedragen beslissingen en hebt oog voor de menselijke kant van verandering.
• Je hebt een master diploma of gelijkwaardige ervaring.
• Ervaring met procesbeheer en/of digitaliseringstrajecten zijn een pluspunt.

Werken voor Vlaanderen connect 

Boeiende en uitdagende IT-functies én de mogelijkheid om mee je schouders te zetten onder het verder uitbouwen van een digitale en slagkrachtige Vlaamse overheid. Dat is werken voor Vlaanderen connect. Elke dag zetten onze medewerkers zich mee in om de Vlaamse overheid verder te digitaliseren opdat deze nog beter ten dienste kan staan van burgers, ondernemers en organisaties. 

Je werkt voor Vlaanderen connect, met een contract voor onbepaalde duur. Voor deze functie word je voor minstens enkele jaren ter beschikking gesteld aan de afdeling Data & interne innovatie van VLAIO. 

Aanbod 

Vlaanderen connect biedt een contract van onbepaalde duur en een competitief salarispakket met:  

• een mobiliteitsbudget 
• maaltijdcheques van 7 euro/dag (eigen bijdrage 1,09 euro/dag)  
• een hospitalisatieverzekering (je kan gezinsleden aansluiten)  
• een groepsverzekering  
• mogelijkheid tot kinderopvang tijdens alle schoolvakanties aan een voordelig tarief.  

Bij Vlaanderen connect is een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk: een werkweek van 38 uur, 28 dagen verlof en extra wettelijke feestdagen (11/07, 02/11, 15/11 en 26/12). Verder zijn er flexibele werkuren en kan je thuiswerken. 

Ten slotte geniet je bij Vlaanderen connect nog van verschillende andere voordelen: je werkt bij entiteiten van de Vlaamse overheid of bij lokale besturen voor lange termijn. Zo kan je meewerken aan een digitale en slagkrachtige overheid, voor burgers en ondernemers. Daarnaast kan je doorgroeien en jezelf ontwikkelen door het enorme potentieel aan uitdagende functies via Vlaanderen connect bij de Vlaamse overheid en de lokale besturen. 

Bij VLAIO kom je terecht in een groeiend team, met mogelijkheden om zelf initiatieven te nemen voor de digitale transformatie van het agentschap. VLAIO is een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.  

Je werkt via een systeem van glijdende werktijden en hebt gelegenheid om te telewerken, zowel van thuis uit als vanuit elk van de 5 Vlaamse Administratieve Centra in de provinciehoofdsteden, die allen op wandelafstand van een station gelegen zijn. De hoofdplaats waar je werkt ligt op vijf minuten wandelafstand van het station Brussel-Noord. Daarnaast heeft jouw nieuwe werkplek een prima bedrijfsrestaurant, een koffiebar en een fitnessruimte.  Je krijgt ook ruime mogelijkheden wat vorming en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.