vergrootglas
Subsidies & financiering

Innovatiemandaten

Meer

Wat na de toekenning van een Innovatiemandaat?

Wat zijn de volgende stappen nadat het agentschap beslist mijn project te steunen?

  • 1

    Opmaak overeenkomst

    Bij een positieve beslissing wordt een steunovereenkomst opgemaakt tussen Agentschap Innoveren & Ondernemen en de hoofdaanvrager: de kennisinstelling in geval van een innovatiemandaat met spin-off finaliteit of fase 1 en het bedrijf voor een innovatiemandaat fase 2. Deze overeenkomst wordt mee ondertekend door de mandataris. De steunovereenkomst wordt pas opgesteld na ontvangst van een samenwerkingsovereenkomst, opgemaakt tussen het bedrijf en de kennisinstelling, en mee ondertekend door de promotor.

    De werkgever, die zowel de kennisinstelling als het bedrijf kan zijn, zorgt voor de contractuele aspecten inzake tewerkstelling en voor verloning en vergoeding van de mandataris.

  • 2

    Projectopvolging

    De omschrijving van het innovatiedoel vormt het uitgangspunt van de steunovereenkomst. Wijzigingen in de uitvoering binnen het innovatiedoel zijn mogelijk zonder aanpassing van de overeenkomst. Op het einde van fase 1 en op het einde van het mandaat is een verslag vereist met:

    • de geboekte wetenschappelijke vooruitgang
    • de uitvoering van het innovatiedoel met inbegrip van strategische toepassing
    • een valorisatieverslag
    • een financieel verslag

    Voor projecten die starten met fase 1, en vervolgd worden in fase 2, moet men beslissen over de steuntoekenning in elke fase. Omdat de twee fasen steunen op verschillende juridische kaders, zijn het twee overeenkomsten en twee gescheiden beslissingen.

    Twee maanden voor afloop van fase 1 moet gerapporteerd worden over het al dan niet (zullen) behalen van de mijlpalen (de resultaten van fase 1) en de concrete uitwerking van de afspraken m.b.t. exploitatie. Samen met het expertenadvies vormt dit de basis voor een nieuwe beslissing door de raad van bestuur (in principe zonder noodzaak van een nieuw expertencollege), voor zover men blijft binnen de oorspronkelijke valorisatiecase.
     

  • 3

    Uitbetaling steun

    Agentschap Innoveren & Ondernemen kent de contractant projectmatige steun toe, uitbetaald in jaarlijkse voorschotten. Het eerste voorschot wordt uitbetaald na ontvangst van de ondertekende steunovereenkomst en samenwerkingsovereenkomst. Later is de betaling afhankelijk van de correcte naleving van de afspraken.

    In fase 2 is het bedrijf verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de onderzoekspartner(s). Het bedrijf betaalt de totale factuur van de onderzoekspartner(s) die deel uitmaakt van de kosten waarop de steun berekend is en de subsidie toegekend werd.

    Op het einde van de projectuitvoering worden de reële kosten geverifieerd. In functie van de aanvaarde kosten en het toegepaste steunpercentage wordt de totale steun bepaald. Een eindschijf wordt uitbetaald, rekening houdend met de reeds betaalde voorschotten.

Wat zijn de stappen voor uitbetaling van de eindschijf voor projecten ingediend na 1 juli 2021?

  • 1

    Opmaken van het financieel eindverslag door de hoofdaanvrager en eventuele bedrijfspartners

    De hoofdaanvrager en de eventuele bedrijfspartners maken elk afzonderlijk het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate) op. In het financieel eindverslag worden de projectkosten opgenomen die aanvaard werden bij aanvraag. Enkel deze reële projectkosten komen in aanmerking en worden per kostenrubriek toegevoegd.

  • 2

    Staven van de kosten door de hoofdaanvrager en eventuele bedrijfspartners

    De reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag worden gestaafd aan de hand van bewijsstukken. Deze reële kosten kunnen zijn: de personeelskosten, werkingskosten, kosten voor externe prestaties en investeringskosten.

    De bewijsstukken van deze kosten bestaan uit:

    • Personeelskosten: individuele rekeningen en/of loonfiches.
    • Werkingskosten, indien het plafond bij goedgekeurde begroting én financieel eindverslag werd doorbroken:
      • een gedetailleerde borderel (Excel) met een opsomming van de kosten en een eventuele vermelding van factuurdatum, factuurnummer, leverancier, beschrijving, bedrag excl. btw, bedrag incl. btw, (gestructureerde) mededeling;
      • de bijhorende facturen met overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier, aanbieder en item;
      • en eventuele andere bewijsstukken.
    • Kosten voor externe prestaties: 
      • een gedetailleerde borderel (Excel) met een opsomming van de kosten en een eventuele vermelding van factuurdatum, factuurnummer, leverancier, beschrijving, bedrag excl. btw, bedrag incl. btw, (gestructureerde) mededeling;
      • de bijhorende facturen met kostendriver en overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier en aanbieder.
    • Investeringskosten: afschrijvingstabellen en het overzicht van de balansrekeningen (klasse 2).
  • 3

    Contacteer een accountant of bedrijfsrevisor

    De hoofdaanvrager en de eventuele bedrijfspartners schrijven elk een accountant of bedrijfsrevisor aan. Enkel een (intern/gecertificeerd/fiscaal) accountant of een bedrijfsrevisor/commissaris kan de Opdracht (attestering) uitvoeren. De accountant in loondienst kan de Opdracht (de attestering) uitvoeren indien het een intern (gecertificeerd) (fiscaal) accountant is met ITAA lidnummer.

    Via www.itaa.be en www.ibr-ire.be kan je het openbaar register van accountants en bedrijfsrevisoren consulteren om te ontdekken wie lid is. 

  • 4

    Lever de nodige documentatie aan

    Jouw accountant of bedrijfsrevisor heeft informatie nodig om de Opdracht (de attestering) uit te voeren. Daarom bezorg je de volgende zaken aan hen:

    • het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate)
    • de bewijsstukken van de reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag
    • de url naar de voorwaarde ‘Financieel verslag met attestering’ waar de accountant of bedrijfsrevisor de Opdracht (de attestering) uitvoert (zie: Veel gestelde vragen – ‘Waar vind ik de URL naar de voorwaarde ‘Financieel verslag met attestering’ waar de accountant of bedrijfsrevisor de Opdracht uitvoert?’)
  • 5

    Laat jouw accountant of bedrijfsrevisor de Opdracht uitvoeren

    Via een mail naar verificatie@vlaio.be vraagt de accountant of bedrijfsrevisor de goedgekeurde begroting op. Hierbij vermeldt de accountant of bedrijfsrevisor het dossiernummer en zijn/haar lidnummer.

    De accountant of bedrijfsrevisor voert daarna de Opdracht uit aan de hand van volgende ontvangen informatie:

    • het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate)
    • de bewijsstukken van de reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag
    • de url naar de voorwaarde ‘Financieel verslag met attestering’
    • de goedgekeurde begroting

    De opdracht betreft het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie en eventuele feitelijke bevindingen gebaseerd op het financieel eindverslag incl. bijhorende bewijsstukken en de goedgekeurde begroting.
     

  • 6

    Bekijk de samenvatting van de ingediende opdracht

    Na indiening vind je de samenvatting terug onder dezelfde url die jij als hoofdaanvrager en eventuele bedrijfspartners aan de accountant of de bedrijfsrevisor bezorgden.

Uitzondering!

In bepaalde gevallen moet je geen beroep doen op een accountant of bedrijfsrevisor, maar mag de rechtsgeldig vertegenwoordiger het ‘Financieel verslag met attestering’ indienen.

Dat geldt voor:

  • Ondernemingen en kennisinstellingen die eerder afspraken maakten met VLAIO rond het gebruik van brutolonen voor personeelscategorieën.
  • Organisaties die werken met overheidsbarema’s. 
  • Ingeval er tussentijdse financiële verslagen moeten opgeladen worden.
  • Ondernemingen die vóór 1 juli 2021 de projectaanvraag indienden.

Je kan in deze gevallen zelf het financieel (eind)verslag (Excel-kostentemplate) samen met de eventuele bewijsstukken van de kostenrubrieken werkingskosten, kosten voor externe prestaties en investeringskosten indienen door de selectiekeuze ‘rechtsgeldig vertegenwoordiger’ aan te vinken. 
In het op te laden financieel (eind)verslag worden de projectkosten opgenomen die aanvaard werden bij aanvraag. Enkel deze reële projectkosten komen in aanmerking en worden hier per kostenrubriek toegevoegd. 

Meer informatie

Engelse documenten

AANDACHT! Lees zeker het toelichtingsdocument Uitvoering en opvolging voor alle informatie met betrekking tot een correcte verslaggeving.

Toelichtingsdocumenten uitvoering & opvolging:

Voortgangsverslag, tussentijdsverslag of verslag fase 1:

Inhoudelijk eindverslag:

Financieel eindverslag:

Programmaspecifieke voorwaarden Innovatiemandaat:

Algemene voorwaarden Innovatiesteun:

Varia:

Contact

Stuur bij voorkeur een e-mail naar VLAIO. Toch iets via de post bezorgen? Alle VLAIO-kantoren hebben voortaan één postadres.

Telefoon
T0800 20 555
E-mail
Baekeland-IM@vlaio.be