Basisvoorwaarden uitbetaling

Basisvoorwaarden voor de uitbetaling zijn:

• een correcte uitvoering van de goedgekeurde aanvraag
• het tijdig (binnen de 24 maanden na beslissing) en correct aanleveren van de bewijsstukken
• het naleven van de toepasselijke wettelijke bepalingen

Als de uitbetaling van de subsidie niet wordt opgevraagd binnen de 24 maanden na de beslissing tot toekenning van de steun, heb je geen recht meer op de uitbetaling van de niet-tijdig opgevraagde schijf of schijven.

Naargelang de kosten waarvoor steun werd verkregen, worden er andere bewijsstukken opgevraagd voor de uitbetaling (zie verder). Agentschap Innoveren & Ondernemen staat in voor het controleren van de verantwoordingsstukken en kan bijkomende informatie opvragen bij elke betrokken partij. 

Als de effectief gemaakte kosten na afloop van het project lager uitvallen dan oorspronkelijk geraamd, zal de subsidie pro rata berekend worden in relatie tot de aangetoonde subsidieerbare kosten. Als het project duurder wordt doorheen het project kan de subsidie zoals toegekend niet overschreden worden. 

De subsidie zal worden gestort op het rekeningnummer dat je hebt opgegeven in de subsidieaanvraag. Je staat zelf in voor de betaling van de externe dienstverlener of het strategisch profiel.

Wijzigingen tijdens uitvoering project

Wijzigingen in het goedgekeurde steundossier zijn niet toegelaten. Een wijziging van dienstverlener omwille van redenen zoals niet tevreden over de competenties van de dienstverlener of de uitvoering van de opdracht, wijziging van de opdracht of splitsen van de opdracht in deelopdrachten bij verschillende dienstverleners wordt niet aanvaard. Deze overwegingen maken immers deel uit van een onderbouwd plan van aanpak wat een belangrijk beoordelingscriterium vormt bij het goedkeuren van een kmo-groeisubsidieaanvraag.

Enkel in uitzonderlijke situaties zoals bijvoorbeeld het overlijden of faillissement van de dienstverlener kan een wissel van dienstverlener worden toegelaten. Je moet hiervoor vooraf toestemming vragen aan jouw projectadviseur met een grondige en aanvaardbare motivering.

Indien het strategisch profiel de onderneming vroegtijdig verlaat binnen de projectperiode kan deze vervangen worden door een nieuwe aanwerving persoon die dezelfde strategische functie uitoefent. Je moet dit dadelijk melden aan jouw projectadviseur. Er wordt steeds slechts 1 persoon gesteund die minstens 6 maanden in dienst is geweest. Kosten van 2 verschillende personen combineren kan niet.

Aanvraag uitbetaling

Je vraagt de uitbetaling aan via het e-loket voor ondernemers. Download de handleiding.

De toegekende steun wordt uitbetaald in twee schijven van 50%: een eerste schijf als het project is gestart en een tweede schijf na afronding van het project.

Heb je een kmo-groeisubsidie gekregen voor de aanwerving van een strategisch profiel en voor het inwinnen van extern advies? Dan wordt de steun voor de aanwerving en voor het advies apart uitbetaald. Je hebt dan dus een eerste en een tweede schijf voor de aanwerving en een eerste en een tweede schijf voor het advies. De eerste schijven kunnen samen dan wel apart worden aangevraagd, van zodra het advies of het profiel is opgestart. De uitbetaling van de tweede schijven moet altijd samen aangevraagd worden. 

Aanvraag eerste schijf van 50% van de steun

Je kan de uitbetaling van de eerste schijf aanvragen zodra het project van start is gegaan. Daarbij moeten de volgende documenten worden bezorgd:

1. Externe dienstverlener: 

• een scan van een gedateerde factuur van de dienstverlener; met vermelding van 
  • naam dienstverlener
  • totale bedrag van de factuur (excl. btw)
  • gedetailleerde beschrijving van de gefactureerde prestaties
  • datum van de factuur
• een scan van het bankuittreksel, als bewijs van de betaling van een eerste factuur met betrekking tot de dienstverlening
• de dienstverlener mag ten vroegste starten met de opdracht de eerste dag van de maand die volgt op de datum van de indiening van de subsidieaanvraag (bijvoorbeeld: als de indiening van de subsidieaanvraag gebeurt op 19 maart 2021, mogen de adviesprestaties ten vroegste starten op 1 april 2021)

2. Strategisch medewerker:

• een scan van de ondertekende arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. De arbeidsovereenkomst met de strategisch medewerker mag ten vroegste starten op de eerste dag van de maand die volgt op de datum van de indiening van de subsidieaanvraag (bijvoorbeeld: als de indiening van de subsidieaanvraag gebeurt op 19 maart 2021, mag de arbeidsovereenkomst ten vroegste starten op 1 april 2021)
• Het attest ‘Lijst van de periodes’ zie afbeelding. Je bekomt deze door het ‘Attest van arbeidsrelatie’ van de strategische medewerker aan te vragen bij de RSZ waarmee je bewijst dat er in Dimona een geldige arbeidsrelatie ingevoerd is. 

Opgelet: De eerste schijf is louter een voorschot gebaseerd op de geraamde kost van het project. Indien bij de eindafrekening zou blijken dat er minder kosten zijn gemaakt dan voorzien, of dat het project niet werd uitgevoerd conform de steunbeslissing, kan (een deel van) de eerste schijf teruggevorderd worden. De subsidie is dus niet definitief verworven op het moment van de uitbetaling van de eerste schijf.

Aanvraag tweede schijf van 50% van de steun

De tweede schijf kan worden opgevraagd van zodra het project volledig is afgerond en uiterlijk 24 maanden na de datum van de toekenning van de steun. Je bezorgt hiervoor het eindverslag samen met de financiële bewijsstukken.

Het inhoudelijk eindverslag bevat volgende onderdelen:

• een beschrijving van het verloop van het groeitraject sinds de toekenning van de kmo-groeisubsidie
• een beschrijving van de verdere stappen die je in de komende 24 maanden zal zetten om het groeitraject verder te zetten;
• een overzicht van de gerealiseerde resultaten van het groeitraject
• indien steun ontvangen voor een externe dienstverlener: het advies van de dienstverlener
• indien steun ontvangen voor de aanwerving van een strategisch profiel: de realisaties van het strategisch profiel en de evaluatie van het profiel door de hiërarchisch leidinggevende

Samen met het eindverslag bezorg je alle financiële bewijsstukken:

1. externe dienstverlener: een kopie van alle facturen van de dienstverlener betreffende het verleende advies (gebundeld in één document) en een kopie van de bankuittreksels, als bewijs van de betalingen (gebundeld in één document)
2. strategische medewerker: scan van de loonfiches van de strategische medewerker voor het eerste werkjaar of indien de arbeidsovereenkomst eerder beëindigd werd, de loonfiches voor de gewerkte maanden. Gelieve de loonfiches te bundelen in één document 

De eindverslaggeving (inhoudelijk eindverslag en financiële bewijsstukken) moet VLAIO toelaten te beoordelen of de door de externe dienstverlener of het strategisch profiel geleverde werkzaamheden overeenstemmen met de initieel goedgekeurde steunaanvraag. Indien de opdracht van de dienstverlener of de strategische medewerker niet werd uitgevoerd conform de steunbeslissing, kan geen steun verkregen worden en wordt de eventueel reeds uitbetaalde steun teruggevorderd.

De steun is pas definitief verworven na goedkeuring van het inhoudelijke eindverslag en de gerapporteerde kosten. Na controle wordt de steun berekend naargelang de geleverde prestaties en de effectief gemaakte kosten.

Na uitbetaling van de tweede schijf wordt jouw dossier afgesloten. Je kan daarna geen kosten meer inbrengen voor steun. Zorg er dus voor dat je alle financiële bewijsstukken indient bij het aanvragen van de tweede schijf.