Verloop en opvolging

Je overeenkomst met het agentschap

Bij positieve beslissing komt een overeenkomst tot stand. De beslissing tot subsidietoekenning vermeldt de essentiële projectinformatie (maximum subsidiepercentage en -bedrag, startdatum, duur, doelstellingen, …) en eventuele bijzondere voorwaarden.

De overeenkomst komt tot stand op het moment van die beslissing, tenzij je binnen de maand na verzending van de beslissing tot subsidietoekenning kenbaar maakt het project niet op te starten.

De rechtsgeldig vertegenwoordiger van je onderneming (of de gemandateerde indiener) heeft daartoe bij de indiening de Algemene Voorwaarden Innovatiesteun aanvaard.

De opvolging van je project

Eens je steunaanvraag voor een ontwikkelingsproject is goedgekeurd, komt de overeenkomst tot stand. Je dient op vooraf vastgelegde tijdstippen verslaggeving in of levert extra informatie op. Tijdens de uitvoering krijg je ook toegang tot een online overzicht van de verslaggeving die het agentschap verwacht en tegen wanneer die verwacht wordt.

Verslaggeving
 

De verslaggeving over je project omvat opvolgingsfiches, die gekoppeld kunnen zijn aan een betalingsschijf en een verslag bij het einde van het project. Dit laatste omvat een bondige rapportering over de uitgevoerde activiteiten, geleverde prestaties, behaalde resultaten en geactualiseerde vooruitzichten wat betreft de impact op vlak van tewerkstelling en investeringen. Een financieel verslag maakt het overzicht van de projectkosten.

Je vindt voor deze verslaggeving een template voor het voortgangsverslag en een template voor het eindverslag onderaan deze pagina bij 'Documenten'. Voor het financieel eindverslag maak je gebruik van het rekenblad dat je ook bij de aanvraag indiende.

Specifieke verslaggeving

Bij de toekenning van steun kunnen bijzondere voorwaarden of tussentijdse evaluaties worden voorzien. Deze worden opgenomen in de beslissingsbrief (beslissing tot subsidietoekenning) en per email bezorgd. Bij allebei kunnen specifieke verslagen of specifieke informatie worden gevraagd, waarvan je de uiterste inleverdata online kan terugvinden in een overzicht. De link hiernaartoe zal je eveneens ontvangen per email.

Meldingsplicht

Indien er wijzigingen zijn die een belangrijke impact hebben op het behalen van je projectdoelstellingen, op de uitvoering van je project of op de vooropgestelde impact van de projectresultaten op je onderneming, heb je ten allen tijde de plicht om dat te melden. Dat kan hetzij in de standaard of specifieke verslaggeving wanneer deze kort aansluit bij het plaatsvinden van de wijziging, hetzij via een afzonderlijk bericht naar het agentschap.

De betaling van je subsidie

Het online overzicht vermeldt ook de voorschotten waarin de subsidie verdeeld wordt en een indicatieve timing van de uitbetalingen.

De uitbetaling van subsidies gebeurt in doorgaans in jaarlijkse schijven, onder de vorm van voorschotten. De eerste schijf wordt betaald na je bevestiging van het voornemen het project op te starten (en het aanvaarden van de eventuele bijzondere voorwaarden); de laatste na de afsluiting van je project.

Elk van de bedrijfspartners wordt rechtstreeks en individueel door het agentschap uitbetaald. Onderzoekspartners en onderaannemers kunnen geen rechtstreekse begunstigden zijn. De bedrijfspartners betalen hun factuur.

Basisvoorwaarden voor uitbetaling zijn - naast een correcte uitvoering van het ontwikkelingsproject - het naleven van de verslaggevings- en meldingsplicht van onvoorziene en belangrijke wijzigingen in de projectuitvoering.

De afsluiting van je project 

Bij de afsluiting van je project dien je eerst de standaard eindverslaggeving in. 

Nadien volgt een gesprek met het agentschap waarin je dieper kan ingaan op het projectverloop, het al dan niet behalen van de doelstellingen en welke mogelijkheden je ziet om je vooropgestelde impact effectief te gaan realiseren. 

Tot slot worden, op basis van de effectief gepresteerde inzet en de effectief gemaakte kosten, je ingediende onkosten geverifieerd. Op basis daarvan wordt de eindafrekening gemaakt en wordt het saldo uitbetaald (of dien je een deel terug te betalen indien je minder kosten kunt verantwoorden dan het bedrag dat je via de voorschotten reeds uitbetaald kreeg).

Je verdere verplichtingen ten overstaan van het agentschap na afsluiting van je project 

Het agentschap kan gedurende 10 jaar na einde van het project een update vragen van de impact op je onderneming als gevolg van je project.

Venster sluiten

Wat is de impact van Corona op de timelines voor de evaluatie van lopende dossiers binnen VLAIO?

De activiteiten van VLAIO lopen in deze periode gewoon door. De VLAIO medewerkers blijven bereikbaar via e-mail en Skype.

Gaat VLAIO rekening houden bij de tussentijdse evaluatie van dossiers met vertragingen opgelopen binnen de bedrijven door de Corona pandemie?

Ondernemingen die ten gevolge van de crisis het moeilijk krijgen om de termijnen na te komen bij toegekende subsidies, kunnen verlenging van deze termijnen bekomen. Termijnen kunnen verlengd worden met 3 maanden door een aanvraag per e-mail te sturen naar je VLAIO contactpersoon.
Er kan uitstel gegeven worden als bepaalde mijlpalen niet behaald worden. Dit kan per email geregeld worden met je VLAIO contactpersoon.

Zijn er plannen binnen VLAIO voor specifieke project financiering van COVID-19 specifieke projecten?

Op dit moment is er geen specifieke project financiering omtrent COVID-19 maar in de mate van het mogelijke zullen we projecten in verband met COVID-19 prioritair behandelen.

Contact

Adres
Agentschap Innoveren & Ondernemen
Afdeling Innovatiesteun

Koning Albert II-laan 35 bus 12
1030 Brussel
België

Telefoon
E-mail