VLAIO heeft dit alles vertaald in een aantal ontvankelijkheidsvoorwaarden en een set van criteria waaraan projecten dienen te beantwoorden om in aanmerking te komen voor subsidies.

Ontvankelijkheid: welke organisaties komen in aanmerking?

• Alle ondernemingen met rechtspersoonlijkheid en met operationele activiteiten in het Vlaamse Gewest, inclusief operationele onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten (of minstens een duidelijke aanzet daartoe).
• Non-profit organisaties en publiekrechtelijke organisaties met rechtspersoonlijkheid en met operationele activiteiten in het Vlaamse Gewest, inclusief operationele onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten (of minstens een duidelijke aanzet daartoe) en die economische activiteiten uitoefenen.

Ontvankelijkheid: welke projecten komen in aanmerking?

Projecten

• waarvan de gevraagde steun minstens € 25.000 en maximaal € 3.000.000 is
• met voldoende informatie in het aanvraagdocument om de evaluatie op te starten, dit is inclusief de onderbouwde business case
• met een beknopte beschrijving van het project en van de impact.
  Het maximaal aantal pagina’s wordt als volgt begrensd:
  • als de gevraagde steun <= € 500.000: 30 bladzijden + 5 extra per bijkomende bedrijfspartner (onderaannemers tellen niet mee).
  • als de gevraagde steun > €500.000: 40 bladzijden, inclusief figuren en tabellen + 5 extra per bijkomende bedrijfspartner (onderaannemers tellen niet mee). In uitzonderlijke gevallen - voor zeer omvangrijke en/of complexe projecten - kan de limiet overschreden worden voor het toevoegen van figuren en tabellen. Het aandeel tekst moet beperkt blijven tot maximum 40 bladzijden.
• met een maximum duur van in principe 36 maanden (tenzij grondige motivatie kan gegeven worden)
• die ten vroegste starten op de eerste van de maand die volgt op de indiening
• de aanvraag is opgesteld in 1 taal: Nederlands of Engels
• elke aanvrager heeft in het lopende kalenderjaar cumulatief niet meer dan € 8.000.000 steun toegewezen gekregen (of € 12.000.000 indien projecten in samenwerking met kmo’s of in een (internationaal) samenwerkingsverband)  

Indien niet voldaan is aan de ontvankelijkheidscriteria bij indiening, is soms een remediering mogelijk. Indien 5 werkdagen na de vraag om bijkomende informatie nog niet voldaan is aan de criteria zal de steunaanvraag onontvankelijk worden.

Inhoudelijk: waaraan moet jouw business case voldoen?

Je dient aan te tonen dat je alle aspecten die van invloed zijn op je plannen in kaart hebt gebracht:

• je voerde een gedegen marktanalyse uit
• je weet wat de meerwaarde van je innovatie betekent voor je klanten en hoe je innovatie de positie van je onderneming in de markt kan verbeteren
• je hebt een realistisch zicht op toekomstige kosten en baten
• …

Daarnaast moet duidelijk zijn dat je innovatie past in de strategie van je onderneming en dat het resultaat van een succesvolle realisatie van je innovatief idee, de positie van je onderneming op korte termijn zal versterken.

In ruil voor de toegekende steun, moet er ook een meerwaarde voor Vlaanderen zijn, met economische en/of maatschappelijke impact. Er zijn 2 opties om de economische impact te beargumenteren: (1) investeringen en/of tewerkstelling en (2) groei in arbeidsproductiviteit. Dit laatste is vooral voor die sectoren die kampen met een arbeidsmarktkrapte.

Voor grote ondernemingen moet bovendien duidelijk zijn hoe het project in de strategische doelstellingen van het bedrijf past. Meer specifiek moet je toelichten hoe het project aansluiting zal vinden bij:

• het Vlaamse ecosysteem en
• de beleidsprioriteiten zoals onder meer (niet limitatieve lijst): energie, klimaat, circulaire economie, enz.

en ook de stappen beschrijven die de onderneming wil zetten op het vlak van duurzaamheid. 

Uiteraard moet je ook de juiste mensen, met de nodige expertise, aan boord hebben om je plannen met succes te realiseren en moet je doelstelling ook daadwerkelijk realiseerbaar zijn in de doelmarkt.

Inhoudelijk: waaraan moet jouw ontwikkelingsproject voldoen?

Je dient aan te tonen dat de inhoud en doelstellingen van jouw ontwikkelingsproject beantwoorden aan de hieronder toegelichte vereisten. 

Het moet gaan om een ontwikkeling die nieuw is voor je bedrijf en nieuw voor je specifieke sector. Tijdens het project bouw je nieuwe kennis en kunde op en er zijn reële uitdagingen die je ook effectief hebt geïdentificeerd. Dat betekent ook dat de projectdoelstellingen helder en verifieerbaar zijn. Daarnaast moet je aanpak toereikend zijn en moet je de juiste expertise en middelen inzetten. 

Ten opzichte van de normale bedrijfsactiviteiten en courante vernieuwingsprocessen moet het project duidelijk afwijken in werkwijze, inhoud, beoogde resultaten en/of risico’s waarvoor kennis moet opgebouwd worden. Het hoofdzakelijk toepassen of incrementeel verbeteren van bedrijfseigen know-how volstaat niet.

In bijlage 1 van het toelichtingsdocument vind je een gedetailleerde beschrijving van de evaluatiecriteria. We raden je aan om je project hieraan af te toetsen.

Ontvankelijkheid: kasstroomplan

Wanneer jouw onderneming onder één van volgende categorieën valt, moet je een kasstroomplan toevoegen bij je aanvraag:

• je onderneming is een kleine of middelgrote onderneming en bestaat minder dan 3 jaar op het moment van indiening
• je onderneming is een onderneming in moeilijkheden (OIM) op het moment van indiening, maar je mag toch indienen dankzij een remediëringsplan

Het kasstroomplan moet de financiële impact van het VLAIO-project op bedrijfsniveau weergeven. Je maakt het kasstroomplan op in een verplichte template kasstroomplanning op maandbasis.

Bedrijven die niet onder bovengenoemde categorieën vallen, moeten bij indiening geen kasstroomplan opladen. Indien naderhand toch een kasstroomplan nodig blijkt voor een correcte beoordeling van de cofinancieringscapaciteit zal VLAIO dit kasstroomplan tijdens de behandeling van jouw aanvraag opvragen.