De derde oproep overlapt met de periode die voorzien was in de tweede oproep. Moeten of kunnen we ons dossier opnieuw indienen?

De dossiers uit oproep 2 die goedgekeurd werden, en die doorgaan VOOR 1 juni 2021, moeten en kunnen niet opnieuw ingediend worden.

De dossiers van oproep 2 die goedgekeurd werden, en die doorgaan NA 1 juni 2021 en voor 31 december 2021, kunnen opnieuw ingediend worden, enkel in die mate dat het project niet volledig aanvaard werd bij de goedkeuring door VLAIO. Het project zal volledig opnieuw beoordeeld worden door VLAIO in het kader van de derde oproep, volgens de criteria en binnen de beschikbare budgetten voor de derde oproep. Nieuwe evenementen zullen echter de voorrang krijgen. Reeds in oproep 1 en 2 ingediende evenementen worden pas opnieuw gejureerd als er nog beschikbaar budget is voor de derde oproep.

De dossiers uit oproep 2 die niet goedgekeurd werden, en waarvan de evenementen georganiseerd worden tussen 1 juni en 31 december 2021, kunnen met de nodige aanpassingen opnieuw ingediend worden.

Komt ons festival/show/evenement in aanmerking?

Je kan hierop een antwoord krijgen door jouw aanvraag op tijd in te dienen. De ontvankelijke steunaanvragen worden daarna door een jury beoordeeld en gerangschikt op basis van de beoordelingscriteria. Agentschap Innoveren & Ondernemen, Toerisme Vlaanderen en Event Flanders, het departement Cultuur, Jeugd en Media en Sport Vlaanderen maken deel uit van de jury.

Wat met evenementen die niet zouden mogen doorgaan volgens de regels/aantallen van vandaag?

Een evenement moet op de voorziene datum aan de dan geldende richtlijnen van de federale, de Vlaamse, provinciale of lokale overheid kunnen voldoen. Een organisator dient zijn aanvraag in met het gewenste aantal deelnemers die nodig zijn om het event te kunnen realiseren. Bijvoorbeeld een festival met meer dan 7.000 bezoekers. De steunaanvrager voegt bij zijn aanvraag ook een sterk corona-proof scenario toe. Een organisator kan eventueel in zijn aanvraag verschillende scenario’s indienen, die hij kan inschakelen volgens de situatie op het moment dat het evenement doorgaat: denk bijvoorbeeld aan een geel, oranje en rood scenario.

Wat gebeurt er als dat evenement toch niet zou kunnen doorgaan? Wat gebeurt er indien een evenement te kampen heeft met internationale sprekers, muzikanten, kunstenaars, … die niet mogen/kunnen komen wegens corona?

In de huidige omstandigheden raden we organisatoren uiteraard aan om het evenement niet volledig afhankelijk te maken van buitenlandse sprekers, muzikanten, kunstenaars, … Het besluit van de Vlaamse Regering voorziet echter wel in een gespreksmogelijkheid met VLAIO indien de omstandigheden wijzigen tussen het moment van de aanvraag en de datum waarop het evenement doorgaat.

Indien tussen het moment van steuntoekenning en het moment waarop het evenement doorgaat, een beslissing is door de federale, de Vlaamse, provinciale of lokale overheid, die een rechtstreekse impact heeft op het evenement of de goede organisatie ervan; dan treedt de steunaanvrager in overleg met VLAIO om af te spreken welk gevolg deze beslissing heeft voor de uitvoering van het evenement. VLAIO zal beslissen tot een volledige of gedeeltelijke beslissing tot niet-terugbetaling van het voorschot indien de steunaanvrager als een goede huisvader aantoont dat het evenement niet kan doorgaan of dat de gevolgen van niet kunnen opgevangen worden door aanpassingen aan de organisatie van het evenement.

Gelden toeristische evenementen in het buitenland (Europa) ook?

De definitie van een evenement of een samenhangende reeks van evenementen zoals opgenomen in het besluit van de Vlaamse Regering stelt dat het moet plaats vinden in het Vlaamse Gewest. Een evenement kan ook plaats vinden in het Brusselse Gewest indien het organiserende bedrijf een exploitatiezetel heeft in het Vlaamse Gewest.

Komen B to B events ook in aanmerking? Komen bedrijfs- en privé evenementen die wij organiseren in opdracht van derden ook in aanmerking? Kunnen wij of de opdrachtgever een aanvraag indienen?

Alle evenementen komen in aanmerking als ze voldoen aan de lijst van:

• De voorwaarden als organisator 
• De voorwaarden voor een evenement. 

De organisator is diegene die de aanvraag moet indienen en het voorschot kan krijgen als hij voldoet aan de voorwaarden. Voor een bedrijfsevent is dit het bedrijf dat de opdracht geeft, dus niet de evenementenorganisator.

Moet er nog een CERM-attest ingediend worden voor de derde oproep van het voorschot voor evenementen?

Neen, we verwachten wel dat de steunaanvrager bij zijn aanvraag ook een sterk corona-proof scenario toevoegt.

Kan een organisatie een terugbetaalbaar voorschot aanvragen voor al haar evenementen?

Een organisatie kan het terugbetaalbaar voorschot aanvragen per evenement of per evenementenreeks. De organisatie kan het terugbetaalbaar voorschot niet aanvragen voor de bundeling van al haar evenementen in één aanvraag. Een cultuurcentrum kan dus per evenement een aanvraag indienen, maar kan geen aanvraag indienen voor het hele evenementenseizoen in één aanvraag.

Kunnen een fonds, een feitelijke vereniging of een privaat/publieke samenwerking of … ook indienen?

De steunaanvrager is een onderneming met een van de volgende rechtsvormen:

• een natuurlijke persoon die zelfstandig een beroepsactiviteit uitvoert
• een vennootschap met rechtspersoonlijkheid van privaat recht;
• een vereniging zonder winstoogmerk
• een buitenlandse onderneming met een statuut dat gelijkwaardig is aan de rechtsvormen hierboven

De onderneming heeft bovendien een operationele exploitatiezetel in België indien het evenement plaats vindt in het Vlaams Gewest, of een operationele exploitatiezetel in het Vlaams Gewest indien het evenement plaats vindt in het Brussels Gewest. Zie ook de voorwaarden als organisator.

Een  fonds is een rechtspersoon en kan dus indienen.

Een  feitelijke vereniging is een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid en kan dus niet indienen. Eén van de organiserende partijen met rechtspersoonlijkheid kan wel een aanvraag indienen. Die krijgt dan de subsidie, maar ook de aansprakelijkheid.

Een PPS  wordt geregeld via een contract en heeft dus ook geen rechtspersoonlijkheid. Een van de partijen met rechtspersoonlijkheid kan wel een aanvraag indienen. Die krijgt dan de subsidie, maar ook de aansprakelijkheid.  De PPS mag niet van die aard zijn dat het criterium dominerende overheidsinvloed zoals voorzien in het BVR moet toegepast worden.

Gelden de grenzen van minimaal € 25.000 en maximaal € 1.800.000 per event of per organisator?

De maatregel voorziet in een terugbetaalbaar voorschot van 60% van de maximale kost voor minimum € 25.000 en maximaal € 1.800.000. Deze grenzen gelden per evenement. Maar hou er rekening mee dat de tijdelijke kaderregeling voorziet dat er een maximum is van € 1.800.000 per onderneming. 

Het voorschot valt onder hoofdstuk 3.1 van de 'Tijdelijke kaderregeling in het kader van de huidige COVID-19-uitbraak'. Het maximum van € 1.800.000 per onderneming geldt voor alle steunmaatregelen die onder dit hoofdstuk vallen. Hierdoor moet het steunbedrag van het voorschot bekeken worden in combinatie met andere steunmaatregelen die ook onder dit hoofdstuk vallen:

• De Corona-lening (Achtergestelde lening op drie jaar) van PMV 
• Het evenementenvoorschot - oproep 1
• Het evenementenvoorschot – oproep 2
• De projectoproep “Flanders Is A Festival” van EventFlanders
• Eventueel nog andere maatregelen die bestaan of tot stand zullen komen in uitvoering van het hoofdstuk 3.1 van de tijdelijke kaderregeling.

Is het maximum van € 1.800.000 retro-actief van toepassing op de dossiers die goedgekeurd werden in oproep 1 en 2 van het evenementenvoorschot?

Neen, het Besluit van de Vlaamse regering dat de wijziging van het maximum tot € 1.800.000 bekrachtigd heeft, werd pas van toepassing vanaf datum publicatie op Op 23/2/2021. Projecten die goedgekeurd werden in de eerste twee oproepen, en waar soms de maximale subsidie beperkt werd tot € 800.000, blijven gehouden aan dit maximum.

Het maximum van € 1.800.000 geldt vanaf de derde oproep en voor de combinatie met dossiers uit oproep 3 van het evenementenvoorschot, dossiers uit de projectoproep “Flanders Is A Festival” van EventFlanders en dossier van de corona-lening die afgesloten werden na de datum van 23/2/2021.

Kunnen we ons dossier uit oproep 2 eventueel opnieuw indienen om in aanmerking te komen voor het maximum van € 1.800.000?

De dossiers uit oproep 2 die goedgekeurd werden, en die doorgaan VOOR 1 juni 2021, moeten en kunnen niet opnieuw ingediend worden.

De dossiers van oproep 2 die goedgekeurd werden, en die doorgaan NA 1 juni 2021 en voor 31 december 2021, kunnen opnieuw ingediend worden, enkel in die mate dat het project niet volledig aanvaard werd bij de goedkeuring door VLAIO. Het project zal volledig opnieuw beoordeeld worden door VLAIO in het kader van de derde oproep, volgens de criteria en binnen de beschikbare budgetten voor de derde oproep.

De dossiers uit oproep 2 die niet goedgekeurd werden, en waarvan de evenementen georganiseerd worden tussen 1 juni en 31 december 2021, kunnen met de nodige aanpassingen opnieuw ingediend worden.

Hoe moeten we “onderneming” interpreteren binnen de EU regels?

De normale EU staatssteun regels en principes zijn van toepassing. En die bepalen dat onderling verbonden entiteiten als één onderneming moeten beschouwd worden bij de beoordeling van de staatssteunregels. Dat is ook al jaren lang zo bevestigd in de jurisprudentie van het Hof.

De EU regels zeggen dus dat “onderneming” ruim moet worden gezien, en dat dit dus de groep van onderling verbonden entiteiten is. 

AANBEVELING VAN DE COMMISSIE van 6 mei 2003 betreffende de definitie van kleine, middelgrote en micro-ondernemingen: Artikel 3 3. 

„Verbonden ondernemingen” zijn ondernemingen die met elkaar een van de volgende banden onderhouden: 

• een onderneming heeft de meerderheid van de stemrechten van de aandeelhouders of vennoten van een andere onderneming
• een onderneming heeft het recht de meerderheid van de leden van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een andere onderneming te benoemen of te ontslaan
• een onderneming heeft het recht een overheersende invloed op een andere onderneming uit te oefenen op grond van een met deze onderneming gesloten overeenkomst of een bepaling in de statuten van laatstgenoemde onderneming
• een onderneming die aandeelhouder of vennoot is van een andere onderneming, heeft op grond van een met andere aandeelhouders of vennoten van die andere onderneming gesloten overeenkomst als enige zeggenschap over de meerderheid van de stemrechten van de aandeelhouders of vennoten van laatstgenoemde onderneming.

Wat als 60% van de maximale kost van alle evenementen van ons bedrijf hoger is dan € 1.800.000? 

De grens van € 1.800.000 staat letterlijk in het tijdelijk staatssteun-kader van Europa waarvan we gebruik maken, dus dat is het maximale bedrag dat kan toegekend worden. 

“De totale steun bedraagt niet meer dan 1.800 000 EUR per onderneming. De steun mag worden toegekend in de vorm van rechtstreekse subsidies, belastingvoordelen en betalingsregelingen of andere vormen van steun, zoals terugbetaalbare voorschotten, garanties, leningen en eigen vermogen, mits de totale nominale waarde van dergelijke maatregelen onder het totale plafond van 1.800 000 EUR per onderneming blijft; alle gebruikte bedragen moeten brutobedragen zijn, d.w.z. vóór aftrek van belastingen of andere heffingen“.

Hoe wordt het bedrag van de niet recupereerbare kosten en onvermijdbare facturen vastgesteld als het evenement geannuleerd wordt?

Als het evenement geannuleerd wordt, laat de organisator dat zo snel mogelijk aan VLAIO weten. VLAIO laat dan haar inspectiedienst een controle uitvoeren van boekhouding, facturen, organisatie van het evenement. Deze controle omvat bijvoorbeeld ook een toets of er geen fraude werd gepleegd en of de onderaannemers correct werden betaald.

De inspectiedienst bepaalt het bedrag van de niet-recupereerbare kosten en onvermijdbare facturen. Als dat gelijk is of hoger dan de toegezegde financiering wordt niets terugbetaald. Als dat lager is dan de toegezegde financiering wordt het verschil terugbetaald tussen het ontvangen bedrag en het door de inspectiedienst vastgestelde bedrag. VLAIO maakt de terugvordering op en bezorgt de organisator een uitnodiging tot betaling.

Welke kosten vallen onder niet-recupereerbare kosten en onvermijdbare facturen?

Komen niet in aanmerking: voedsel en drank

Komen wel in aanmerking:

• reeds betaalde facturen van de communicatie- en marketingcampagne
• reeds betaalde voorschotfacturen van onderaannemers en artiesten, …
• gemaakte personeelskosten van de aanvrager

In het aanvraagdossier moet de aanvrager beargumenteren welke kosten niet-recupereerbaar zijn. Het bedrag is beperkt tot het bewezen bedrag van niet-recupereerbare kosten en onvermijdbare facturen. De aanvrager zal moeten bewijzen dat de leveranciers correct betaald werden.

Zijn gemaakte personeelskosten ook inbegrepen in deze regeling?

De gemaakte personeelskosten van de aanvrager komen ook in aanmerking als niet recupereerbare kosten.

Dienen wij kopieën van alle facturen te overhandigen? Hoe bewijzen we de (personeels-) kosten?

De steunaanvrager zal na goedkeuring van het voorschot onderstaande administratie voorzien:

• en overzicht van de niet-recupereerbare kosten en onvermijdbare facturen
• een aparte transparante boekhouding voor het evenement bij waarin de facturen geboekt zijn (De steunaanvrager bewijst zodoende dat de facturen dus betaald, geboekt en niet gecrediteerd zijn.)
• de offertes en de algemene voorwaarden van de leveranciers van de facturen

Worden de kosten voor organisatie van event excl. of incl. btw bekeken?

Inclusief btw

Zijn terugbetalingen van de deelnamekosten door standhouders ook niet-recupereerbare kosten die in aanmerking komen? 

Neen, bijdragen van standhouders zijn inkomsten voor de organisator van een evenement. Aangezien gederfde inkomsten geen kosten zijn, vallen ze dus ook niet onder de niet-recupereerbare kosten.

Waar vind je meer informatie over het budgetsjabloon zodat de gemaakte kosten aan de juiste kostensoort worden toegewezen?

In de Controlerichtlijnen voorschot voor organisatoren van evenementen (pdf) vind je meer informatie.

Vallen evenementen die reeds geannuleerd werden onder deze maatregel?

De steunmaatregel geldt enkel voor evenementen die opstarten na de aanvraag. Evenementen die geannuleerd werden voor de indiening komen dus niet in aanmerking voor deze maatregel. Indien deze evenementen opnieuw georganiseerd worden na de aanvraag van het terugbetaalbaar voorschot, komen ze wel in aanmerking voor de nieuwe kosten die gemaakt worden.

Wat met evenementen die al gepland waren en waarvoor al kosten gemaakt zijn?

De steunmaatregel geldt enkel voor evenementen die opstarten na de aanvraag. Komen de kosten die hiervoor al gemaakt in aanmerking voor de steunmaatregel? Denk bijvoorbeeld aan de marketingkosten die gemaakt zijn. De kosten zijn in dit geval gemaakt voor de aanvraag, maar het evenement vindt plaats na de aanvraag. Deze kosten komen ook in aanmerking.

Is het voorschot vrijgesteld van belasting?

De vergoedingen en steunmaatregelen die de gemeenschappen, gewesten, provincies of gemeenten en steden toekennen in het kader van de coronacrisis zijn belastingvrij in de personen- en vennootschapsbelasting. Het voorschot is dus vrijgesteld van deze belastingen.

De juridische basis van deze vrijstelling kan je terugvinden in de Wet houdende diverse dringende fiscale bepalingen ten gevolge van de COVID-19 pandemie (BS 11 juni 2020). Zie ook op onze website de veelgestelde vragen over welke subsidies vrijgesteld zijn van belastingen.

Wie is de hoofdorganisator van het evenement?

De organisator is diegene die de aanvraag moet indienen en het voorschot kan krijgen als hij voldoet aan de voorwaarden.

De hoofdorganisator is degene die beslist het evenement te organiseren. Het kan zijn dat deze hoofdorganisator beroep doet op een evenementenbureau om alles te organiseren. De hoofdorganisator is in dat geval diegene die de eindverantwoordelijkheid en dus het risico draagt en de opdrachtgever is van het evenementenbureau. Er zijn situaties denkbaar waar de hoofdorganisator zelf dus niet uit de evenementensector komt.

Voor een bedrijfsevent is dit het bedrijf dat de opdracht geeft, dus niet de evenementenorganisator.

Een evenement dat door een overheid uitbesteed wordt via een overheidsopdracht, komt niet in aanmerking. Zie de voorwaarden als organisator.

Wanneer krijg je een beslissing?

De derde oproep gericht op de evenementensector richt zich naar evenementen in de periode van juni 2021 (aanvragen in te dienen voor 6 april 2021 12.00 uur) en naar evenementen in de periode tussen juli 2021 en einde mei 2022 (aanvragen in te dienen voor 3 mei 2021 12.00 uur).

VLAIO zal doorlopend jureren en beslissen in volgorde van het ontvangen van de dossiers. Voor de evenementen die doorgaan in juni 2021 probeert VLAIO de besluitvorming af te ronden tegen 15 mei. Voor de evenementen in juli en augustus 2021 streven we naar 31 mei 2021. 

Ondernemingen in moeilijkheden

Een belangrijke voorwaarde is dat de onderneming geen onderneming in moeilijkheden was op 31 december 2019. Kan een onderneming die na deze datum bescherming tegen schuldeisers vroeg en verkreeg, geen aanvraag meer indienen? Iedereen die geen onderneming in moeilijkheden was op 31/12/2019 is aanvaardbaar. Een kleine onderneming die een onderneming in moeilijkheden was op 31/12/2019, is wel aanvaardbaar indien die op het moment van toekenning van de steun nog niet in een collectieve insolventieprocedure zit.

Waar kunnen we terecht als we meer nodig hebben dan wat deze maatregel ons kan bieden?

Alle mogelijke steunmaatregelen voor bedrijven in het kader van corona staan gebundeld in de subsidiedatabank: Steun eventsector coronavirus.

Wil je graag hierover advies voor jouw bedrijf, dan kan je begeleiding krijgen van de bedrijfsadviseurs van VLAIO. WhatsApp of bel ons op 0800 20 555.