Onderstaande informatie is enkel van toepassing op transnationale en interregionale programma’s.

De projectuitgaven in het kader van een Interreg-project worden systematisch en periodiek gecontroleerd op meerdere manieren: bij de indiening van periodieke voortgangsrapporten bij het Interreg-secretariaat, bij jaarlijkse steekproeven door de Auditautoriteit van een programma, bij occasionele controles door Europa zelf...

De controle van uitgaven in het kader van periodieke voortgangsrapporten gebeurt doorgaans door één vaste instantie die daartoe aangewezen is door een individueel Interreg-programma of VLAIO. 

In het kader van de transnationale en interregionale programma’s gebeurt die controle door een pool van dienstverleners die door VLAIO geaccrediteerd zijn na een open offertevraag van diensten. Vlaamse projectuitvoerders én projectuitvoerders die niet in Vlaanderen gevestigd zijn maar onder het Vlaams controlesysteem zouden vallen, dienen één van deze geaccrediteerde dienstverleners te kiezen.

VLAIO stuurt deze dienstverleners aan en organiseert regelmatig overleg met hen over de algemene uitvoering van hun opdracht en de kwaliteit ervan, regelgeving, interpretatiekwesties, …

Hieronder staat de prijslijst vanaf 25 mei 2023 en de contactgegevens van de dienstverleners waaruit gekozen kan worden. 

De aanbestedingsdocumenten voor Interreg VI zijn beschikbaar op het Bulletin der aanbestedingen.

Prijslijst vanaf 25 mei 2023

Categorie 1: Projectpartner in Interreg NS/NWE/IE/Urbact met een regulier kostenplan voor een controle ter plaatse (in euro)

Categorie 2: Projectpartner in Interreg NS/NWE/IE/Urbact met een regulier kostenplan voor een on desk controle met sampling methode (in euro)

Categorie 3: Projectpartner in Interreg NS/NWE/IE/Urbact met een regulier kostenplan voor een on desk controle met volledige (100%) controle (in euro)

Categorie 4: Projectpartner in Interreg NS/NWE/IE/Urbact met een kostenplan 40% forfait (in euro)

Contacten dienstverleners

Callens-Vandelanotte Bedrijfsrevisoren

Jan Van Brabant
jan.vanbrabant@callens.be
T: +32 3 316 22 35 

Kris Igodt
kris.igodt@vdl.be
T: +32 475 43 52 54

Download extra informatie

RSM Interaudit cvba

Karine Morris
k.morris@rsmbelgium.be
T: +32 2 725 50 04

Download extra informatie

Deloitte Consulting and Advisory cvba

Jan Van Looveren
jvanlooveren@deloitte.com
T: +32 478 63 79 29

Stefaan Buelens
sbuelens@deloitte.com
T: +32 498 52 59 36

Download extra informatie

EY Bedrijfsrevisoren bv

Specifieke mailbox:
ey.flc.interreg@be.ey.com

Ömer Turna
T: +32 497 59 70 08

Jurgen Weytjens
T: +32 472 84 65 71

Download extra informatie

Hoe werkt het?

Waarover gaat het?

VLAIO stelde 4 dienstverleners aan die onder aansturing van VLAIO instaan voor het uitvoeren van eerstelijnscontroles in welbepaalde programma’s.

Het gaat om de volgende programma’s:

• Transnationale programma’s
  • Interreg VIB Noordzee
  • Interreg VIB Noordwest Europa
• Interregionale programma’s
  • Interreg VI Europe
  • Interreg IV Urbact 
• Andere Interreg programma’s
  Programma’s waarin Vlaanderen niet rechtstreeks als lidstaat betrokken is bij het beheer van een programma, maar ad hoc een eerstelijnscontroleur aangesteld dient te worden door/voor een Vlaamse projectuitvoerder (bijv. Interreg VIB Baltic Sea Region, Interreg VIB Central Europe…)

Het juridisch kader

VLAIO sloot een multilaterale raamovereenkomst met deze 4 dienstverleners:

• Callens-Vandelanotte Bedrijfsrevisoren cvba
• Deloitte Consulting and Advisory cvba
• EY Bedrijfsrevisoren bv
• RSM InterAudit bv

VLAIO organiseerde hiertoe een open offertevraag van diensten met bekendmaking in het Bulletin der Aanbestedingen (BDA nummer: 2023-504840) en in het Europees Publicatieblad (publicatienummer 2023/S 043-125811).

De opdracht betrof een opdracht tegen prijslijst waarbij 4 soorten prijzen opgegeven moesten worden.

De 4 prijscategorieën

Hoe de kosten voor FLC inschatten?

Het type kostenplan en in bepaalde gevallen ook de gebeurlijke bevindingen n.a.v. een controle, bepalen onder welke categorie je als projectpartner valt voor een controle. De prijs is vastgelegd per controle. Het aantal voorziene rapportages (en dus declaraties/kostenclaims) over de projectperiode is dan te vermenigvuldigen met de toepasselijke Categorie of Categorieën.

Indien er sprake is van een kostenplan met daarin een forfait opgenomen van 40% voor alle overige kosten op personeelskosten, dan zal Cat. 4 de toepasselijke categorie zijn voor de uit te voeren controles.

Indien er in het kostenplan sprake is van een fysieke investering in apparatuur/uitrusting of infrastructuur, zal er minstens (en normaliter ook maximaal) 1 controle ter plaatse gebeuren, i.e. Cat. 1, en zal deze categorie zeker 1 maal voorkomen. De andere controles zullen dan gebeuren op basis van Cat. 2 of Cat. 3.

Waarom het onderscheid tussen Categorie 2 en Categorie 3? Ingevolge de systematiek van risico gebaseerde management verificaties is voor partners met een regulier kostenplan een onderscheid gemaakt op die basis tussen Categorie 2 (prijs gebaseerd op toepassing sampling methode) en Categorie 3 (prijs gebaseerd op volledige - 100% - controle). Tijdens de uitvoering van de controles, conform de geldende programmaregels, kan de sample van gecontroleerde kosten mogelijk uitgebreid worden tot een 100% controle ingevolge vastgestelde fouten. Daarom kan vooraf niet altijd besloten worden welke prijscategorie uiteindelijk van toepassing is (Categorie 2 dan wel Categorie 3) voor de betreffende controle. Om zeker te zijn dat er altijd voldoende budget beschikbaar is bij de besteller voor de uitvoering van de vereiste controles, wordt sterk aangeraden aan de besteller om – ingeval een regulier kostenplan van toepassing is – steeds te budgetteren op basis van Categorie 3 (100% controle). De dienstverlener zal de correcte prijscategorie aanrekenen die van toepassing is op basis van het resultaat van de uitkomst van de betreffende controle. Merk op dat dit niet van toepassing is voor categorie 1 (controle ter plaatse) en Categorie 4 (kostenplan met  40% forfait).

Voor Interreg programma’s die niet op deze lijst vermeld worden, maar voor dewelke hoogst uitzonderlijk de eerstelijnscontrole van een project verzekerd zou dienen te worden, zal – in functie van de rol van een besteller en het te controleren projectvolume - teruggevallen worden op dezelfde prijslijst.

De raamovereenkomst van VLAIO fungeert als opdrachtencentrale ten behoeve van Vlaamse deelnemers in de bovenvermelde programma’s. Hierdoor kunnen zij rechtstreeks bestellingen plaatsen in het kader van deze opdracht bij de lijst aan geaccrediteerde dienstverleners.

Selectie door het VLAIO als dienstverlener biedt garanties dat het kantoor over de nodige kwaliteiten en infrastructuur beschikt om eerstelijnscontroles uit te voeren en dit eveneens tegen een economisch voordelige prijs.

Hoe een dienstverlener kiezen?

Stap 1: maak je keuze

Als besteller kies je als projectpartner in een Interreg-project voor 1 van de 4 mogelijke dienstverleners: Callens-Vandelanotte Bedrijfsrevisoren, RSM Interaudit, Deloitte Consulting and Advisory of EY Bedrijfsrevisoren. Dit doe je op basis van de vastgestelde prijslijst met prijzen vastgelegd per categorie en dienstverlener (zie Prijslijst vanaf 25 mei 2023) en de extra informatie over de dienstverleners. Die ‘extra informatie’ omvat een beschrijving van het auditteam en hun werkwijze en is beschikbaar onder de sectie ‘Contacten dienstverleners’. Er worden bijkomend geen geïndividualiseerde offertes opgesteld.

Stap 2: plaats je bestelling

Voor de plaatsing van de bestelling neem je rechtstreeks contact op met de dienstverlener van jouw keuze. Als auditspoor voor jouw bestelling kan je een schrijven opmaken met daarin de elementen opgenomen onder ‘Voorbeeld bestelling’ hieronder. Voor het overige zijn geen verdere stappen of documentatie inzake aanbesteding vereist voor de besteller. De keuze van dienstverlener geldt in principe voor de gehele duur van een project (ook indien het project langer zou lopen dan de looptijd van het raamcontract).

Stap 3: laat je koppelen aan jouw dienstverlener in het (J)EMS

Als projectpartner voer je ook de nodige stappen uit in het e-managementsysteem (EMS), volgens de instructies vanuit het betreffende Interreg-programma. Daarbij moet ook een link gelegd worden tussen de projectpartner en de gekozen dienstverlener, opdat die zijn controleactiviteiten kan uitvoeren voor jou als projectpartner in het e-managementsysteem van het betreffende programma.

• Voor Interreg Noordzee volstaat het om als besteller een dienstverlener te selecteren uit de lijst beschikbaar in het e-managementsysteem van dat programma
• Als besteller in de programma’s Interreg Noordwest-Europa, Interreg Europe en Urbact laat je jouw gekozen dienstverlener weten aan jorre.vandamme@vlaio.be (met vermelding van het Interreg-programma en projectnaam).

Hoe werkt het voor de rest?

De catalogus met aanbod van prijzen en dienstverlening wordt minimaal jaarlijks geactualiseerd.

De betaling van de dienstverleners voor de door hen geleverde diensten verloopt rechtstreeks tussen de besteller en de gekozen dienstverlener. De kost voor eerstelijnscontrole vormt een subsidiabele kost en kan door de besteller mee in haar/zijn projectbudget verrekend worden.

Het VLAIO stuurt de dienstverleners aan en organiseert regelmatig onderling overleg in verband met de algemene uitvoering van hun opdracht en de kwaliteit ervan, regelgeving, interpretatiekwesties…

Tot en met 24 mei 2027 kunnen bestellingen voor een Interreg VI eerstelijnscontroleopdracht geplaatst worden bij deze pool dienstverleners.

Voorbeeld bestelling

BETREFT: bestelling diensten eerstelijnscontrole in het kader van Interreg 2021-2027

Projectnaam en -acroniem: (…)

Programma: (…)

Rol van de organisatie in het project: (…)

Op basis van de raamovereenkomst en bijhorende prijslijst (referentie BDA: 2023-504840 en EP 2023/S 043-125811) ingesteld door VLAIO wordt de volgende dienstverlener en prijscategorie geselecteerd: (…)

De bepalingen uit het onderliggende bestek werken rechtstreeks door op overeenkomsten voortspruitende uit de raamovereenkomst.

Opgemaakt te … (plaats), op … (datum),

(naam & handtekening)