In het geval van een positieve beslissing komt een overeenkomst tot stand tussen het Hermesfonds en de projectaanvrager(s).

Om de overeenkomst onmiddellijk tot stand te doen komen na de beslissing, dienen alle (mede)aanvragers bij de digitale indiening van een projectaanvraag te verklaren volgende voorwaarden te aanvaarden:

1. de algemene voorwaarden innovatiesteun en, 
2. de programmaspecifieke voorwaarden voor TETRA.

De overeenkomst tussen de partijen en het Hermesfonds komt tot stand op de beslissingsdatum van de subsidietoekenning, tenzij de begunstigde binnen één maand na verzending van de beslissing tot subsidietoekenning kenbaar maakt het project niet te starten.

Indien er meerdere partijen zijn, stellen zij onderling een samenwerkingsovereenkomst op die de praktische samenwerking regelt, evenals de afspraken inzake de eigendom en valorisatie van de projectresultaten. De samenwerkingsovereenkomst dient ter goedkeuring voorgelegd te worden aan het agentschap.

Voor de verslaggeving is een webtool ontwikkeld waarmee de projectleider alle verslaggeving dient op te laden.

Wat verwachten we? 

• Publicatie op het FRIS-onderzoeksportaal (innovatiedoel van het project, contactgegevens, en na afloop van het project ook in het kort de projectresultaten)
• Verklaring die de goedkeuring en ondertekening van de reglementen van orde door de leden van de begeleidingsgroep aantoont.
• Verslagen van de begeleidingsgroepvergaderingen.
• Jaarverslag (projecten met startdatum < 2019 om de zes maanden). Dit laat toe om na te gaan of het project verloopt zoals gepland.
• Op het einde van het project: inhoudelijke en financiële verslaggeving.
• Eén jaar na afloop van het project kan eventueel nog een valorisatiefiche opgevraagd worden.

De projectleider krijgt toegang tot een webtool waarin alle verslaggeving moet worden opgeladen.

Er wordt niet langer voorzien in een projectbarometer om de leden van de begeleidingsgroep te bevragen naar hun interesse, noden, verwachtingen en tevredenheid over het projectverloop. De projectleider kan hiertoe zelf (via gratis of betalende software) een anonieme enquête opstellen.

De uitbetaling van de subsidie gebeurt in voorschotten, in principe om het jaar. De voorschotten worden uitbetaald na vervulling van de noodzakelijke voorwaarden, zoals voorzien in de overeenkomst.