Je overeenkomst met het agentschap

Bij beslissing om steun toe te kennen komt een subsidieovereenkomst tot stand tussen het Fonds voor Innoveren & Ondernemen en jouw onderneming. In eerste instantie ontvang je per mail de beslissing tot subsidietoekenning die de essentiële projectinformatie (maximum subsidiepercentage en -bedrag, startdatum, duur, doelstellingen, …) vermeldt en eventuele bijzondere voorwaarden. De begunstigden moeten ook het EU logo vermelden op websites, banners op events, in publicaties, en desgevallend een bordje plaatsen bij “fysieke” investeringen. Verdere instructies hierbij staan op communicatierichtlijnen voor RRF-projecten.

In een tweede stap ontvang je per mail een link naar het e-loket, waar je alle voorwaarden en betalingen horende bij je project te zien krijgt.

De overeenkomst komt effectief tot stand door het aanvaarden van de opstartvoorwaarde in het e-loket, tenzij je binnen de maand na verzending van de beslissing tot subsidietoekenning kenbaar maakt het project niet op te starten.

De rechtsgeldig vertegenwoordiger van je onderneming (of de gemandateerde indiener) heeft daartoe bij de indiening de algemene voorwaarden innovatiesteun aanvaard.

Uitbetaling van je subsidie

Het e-loket vermeldt de voorschotten waarin de subsidie verdeeld wordt en een indicatieve timing van de uitbetalingen.

Basisvoorwaarden voor uitbetaling zijn - naast een correcte uitvoering van het project - het naleven van de verslaggevingsplicht, alsook de meldingsplicht bij onvoorziene en belangrijke wijzigingen in de projectuitvoering.

De opvolging van je project

De steun betreft een inspanningsverbintenis (geen resultaatsverbintenis), maar de leverbaarheden gedefinieerd in je voorstel vormen de leidraad bij de opvolging. Wanneer het project niet volledig of niet zorgvuldig met het oog op de leverbaarheden uitgevoerd wordt, kan de steun geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden (zie ook “De afsluiting van je project“).

We moedigen aan om tijdens de uitvoering beroep te doen op ondersteuning door VLAIO en haar partners.

Meldingsplicht

Indien er wijzigingen zijn die een belangrijke impact hebben op het behalen van je projectdoelstellingen, op de uitvoering van je project of op de vooropgestelde impact van de projectresultaten op je onderneming, heb je ten allen tijde de plicht om dat te melden. Dat kan hetzij in de standaard of specifieke verslaggeving wanneer deze kort aansluit bij het plaatsvinden van de wijziging, hetzij via een afzonderlijk bericht naar het agentschap.

De afsluiting van je project 

Bij de afsluiting van je project dien je een kort eindverslag in, volgens een leidraad die ter beschikking zal gesteld worden. De focus ligt op de leverbaarheden en een actueel beeld van het vervolgtraject.

Er wordt bij een volledige en zorgvuldige uitvoering van het project geen detail van de kosten gevraagd. Een ruw beeld van de interne inspanningen en externe kosten komt wel aan bod in de inhoudelijke beschrijving van de resultaten voor de vooropgestelde leverbaarheden. Wanneer de beoogde resultaten niet gehaald werden, dient dieper ingegaan te worden op het verloop van het project. In die uitzonderlijke gevallen dat het project niet volledig uitgevoerd werd of de rapportage ontoereikend blijkt om een duidelijk beeld van de bereikte resultaten te krijgen, behoudt VLAIO zich het recht om meer detail (ook van de gemaakte kosten) op te vragen en zal er desgevallend teruggevorderd of pro-rata afgerekend worden.

Bij goedkeuring van het eindverslag wordt de 2e schijf uitbetaald.

De begeleiding gaat door na het gesteunde project en wordt op maat van de vervolgfasen aangeboden.

Je verdere verplichtingen ten overstaan van het agentschap na afsluiting van je project 

Het agentschap kan gedurende 10 jaar na einde van het project een update vragen van de impact op je onderneming als gevolg van je project.