Projecten wisselen kennis en ervaringen uit over aanbesteden, opschalen en samenwerken

Intervisie City of Things

VLAIO lanceert al sinds 2018 oproepen City of Things voor lokale besturen. Af en toe brengen we de projecten - over oproepen heen – samen om kennis en ervaringen uit te wisselen. Deze intervisies worden enthousiast onthaald en zijn niet alleen nuttig voor de projecten zelf (om bepaalde uitdagingen in groep te bespreken) maar ook om (tussentijdse) resultaten en goede praktijken breder te verspreiden dan de projectpartnerschappen.

Eind september vond de meest recente intervisie plaats en stonden de thema’s aanbesteden, opschalen en samenwerken op het programma.

Aanbesteden

Liederik beet met DAKS 2.0 (DAta in Kleine Steden) de spits af. In dit project wil gemeente Oostkamp samen met 6 andere West-Vlaamse steden data aankopen en inzetten om inzicht te krijgen in een aantal uitdagingen en zo beleidsbeslissingen rond detailhandel, parkeren en mobiliteit in de kern beter onderbouwen.

Het project zit in de laatste fase van een Europese mededingingsprocedure met onderhandelingen en wil komen tot een raamovereenkomst waar alle West-Vlaamse besturen gebruik van kunnen maken.

De eerste ervaringen van het DAKS-project met aanbesteden:

• Een dergelijke Europese procedure is lang en zwaar om binnen het tijdsbestek van een gesubsidieerd project te organiseren. Er haken zelfs aanbieders af door de lange procedure.
• Inhoudelijke kennis is belangrijk om een bestek te kunnen opmaken en de onderhandeling te voeren maar voldoende administratieve ondersteuning is een noodzaak.
• Als je je als bestuur laat begeleiden door externen om het bestek op te stellen, beslis je op voorhand best of je die partij uitsluit of niet. Anders moet je tijd en energie stoppen in het vermijden van voorkennis zodat het een eerlijke procedure is.
• Ze namen in het bestek een aantal ‘must have’ en ‘nice to have’ wensen op maar stellen vast dat het gebruik van must have eigenlijk een opschortende voorwaarde is. Als opdrachtgever scoor je de kandidaten en offertes wel op deze punten maar als ze niet voldoen mag je gewoonweg niet gunnen.
• De projectpartners hebben voor zichzelf een vragenlijst opgemaakt zodat ze van alle kandidaten dezelfde gegevens kregen en dus beter konden vergelijken. Vanuit de groep kwam ook de opmerking dat het ook nuttig kan zijn om zoveel mogelijk kostenposten uit de verschillende offertes op te lijsten. Nadeel is wel dat je vaak voor de meeste kostenposten bijkomende info moet opvragen en verwerken.
• De procedure is nog niet afgelopen en al doende leert men, dus de best and final offers (BAFO) zitten er nog aan te komen om de definitieve keuze te kunnen maken.

Opschalen

Ondersteuning lokale handelaars door wij.leveren

Vanuit stad Leuven werd door Tim een presentatie gegeven over wat opschalen betekent voor het project wij.leveren. Wij.leveren, een project over duurzame stadsdistributie met een platform waarmee lokale handelaars makkelijk pakjes kunnen laten leveren, was in de oproep 2020 een initiatief van Leuven. Naar aanleiding van wij.leveren 2.0, goedgekeurd in de oproep 2023, was er sprake van opschaling op 2 domeinen. Ten eerste qua regio – Mechelen en Diest werden toegevoegd – en ten tweede qua scope waarbij nu ook een neutrale pakjesautomaat werd opgenomen, toegankelijk voor alle koeriers en dus niet meer gebonden aan 1 leverancier.

Wat ze vanuit Leuven graag meegeven aan andere besturen:

• Door in de plaats van individuele handelaars te onderhandelen met bpost, hebben ze lagere tarieven bekomen.
• Leuven is een Ecozone – Mechelen ook – en dus hebben ze samen met bpost gerealiseerd dat pakjes die worden opgehaald in bv. Leuven, niet eerst naar Brussel moeten om daarna toch weer in regio Leuven geleverd te worden.
• Het systeem moet open source zijn zodat het op termijn op zichzelf kan staan. Als bestuur kan je niet oneindig blijven opschalen want op den duur overstijgt een project of initiatief het lokale niveau.
• Momenteel staan de projectpartners voor de vraag of dit soort acties tot de kerntaken van een lokaal bestuur behoort. Als het systeem op zichzelf kan staan, moeten de steden en gemeenten misschien gewoon klant worden in plaats van initiatiefnemer.
• Aan de andere kant ontbreekt het een gelijkaardig initiatief vanuit de markt aan het duurzaamheidsaspect en dat is voor de lokale besturen nu net heel belangrijk.
• Onderhandelen over neutrale pakjesautomaten is niet evident. Door dit idee in een pilot te stoppen wordt het makkelijker om te bewijzen dat het werkt. Wat sowieso een rol speelt is dat al die verschillende afhaalpunten op talrijke locaties niet klantvriendelijk zijn maar ook niet duurzaam.
• Het concept van wij.leveren kan in principe overal in Vlaanderen toegepast worden en dit zal nog verder onderzocht worden tijdens het project. Cijfers tonen aan dat het een regionaal verhaal is.
• Ook over aanbesteden had wij.leveren iets toe te voegen: zij kozen bewust niet voor 1 groot bestek maar voor verschillende aanbestedingen (technisch, logistiek, consultancy,…).

De hocus pocus van LocusFocus

Ook LocusFocus is een project dat zowel in de oproep 2020 (Smart Economy) als in de oproep 2023 (opschaling) werd goedgekeurd. Het project zorgt voor datagedreven locatieadvies voor ondernemingen. 

Bieke licht toe dat tussen LocusFocus 1.0 en LocusFocus 2.0 de projectpartners zelf moesten financieren om de tool online te houden. Die tool is toegankelijk voor iedereen maar met Locus Focus 2.0 willen de projectpartners ook dat het door iedereen gebruikt wordt en verankerd raakt in de steden en gemeenten. Kortrijk en Vilvoorde zijn al aan boord.

De opschaling nam, naast het betrekken van steden, ook nog de vorm aan van:

• het toevoegen van extra datasets
• regionale scores om mee te vergelijken (naast de Vlaamse scores die al in de tool zaten)
• een integratie aanbod met het platform Spotto dat over een specifiek luik voor bedrijfsvastgoed beschikt en de vervanger is van bizLocator

De projectpartners willen nog meegeven dat lokale besturen zeer waardevolle partners zijn maar dat ondernemers die een nieuwe locatie zoeken niet noodzakelijk bij hun lokaal bestuur aankloppen. 

Samenwerken

Een app voor (anderstalige) nieuwkomers

Het project Welkomapp van Mechelen en Lier is gebaseerd op een app die in een Europees project werd ontwikkeld, maar in het City of Things-project uitgebreid en verdiept wordt.

Dit project is een heel mooi voorbeeld van zowat alles wat er op organisatorisch vlak kan fout lopen maar ook hoe het allemaal op te lossen valt en zo toch heel mooie resultaten kan boeken. Kristof deelt graag de ervaringen.

Het idee voor een app werd ingediend door Mechelen met als partners Lier en Willebroek. Digitaal Vlaanderen werd betrokken omdat zij een logische product owner waren. Ook het Agentschap Integratie en Inburgering (AGII) en de VVSG zouden voor de nodige input en ondersteuning zorgen.

Van in het begin werd beroep gedaan op de externe begeleiding van Coaster Consulting.

De goedkeuring van het project was de start van een hobbelig parcours dat leest als een thriller – of een drama, afhankelijk van wie je het vraagt…

• De Mechelse projectcoördinator vond een andere uitdaging. Er moest iemand nieuw aangeworven worden maar gelukkig kon de externe consultant tijdelijk de projectcoördinatie overnemen.
• Partner Willebroek stapte uit het project. De overige partners hebben een tijdlang een nieuwe partner gezocht maar die zoektocht was niet succesvol.
• Digitaal Vlaanderen besliste het product ownership niet op te nemen maar gelukkig wou AGII dit wel.
• Op vraag van AGII werd een designsprint georganiseerd in samenwerking met Digitaal Vlaanderen.
• Digitaal Vlaanderen toonde interesse om de front end te ontwikkelen met bouwstenen van Mijn Burgerprofiel.
• De nieuwe Mechelse projectcoördinator vertrekt ook. De zoektocht naar een nieuwe kracht werd weer opgestart en uiteindelijk zou de projectcoördinatie bij een externe consultant gelegd worden.
• Het project is nog niet afgelopen dus het kan zijn dat er nog gebeurtenissen plaatsvinden die het vlotte verloop van de werkzaamheden kunnen beïnvloeden.

De lessen die Mechelen en Lier hieruit getrokken hebben, zijn:

• Intentieverklaringen zijn goed maar bieden geen waterdichte zekerheid.
• Coaster Consulting was gelukkig een constante binnen het project waardoor zij nieuwe medewerkers konden inlichten en bijpraten over het traject dat al was afgelegd.
• Het zoeken naar de meest logische product owner is heel belangrijk maar gebeurt nog te weinig in projecten of te laat in het project.
• Wat de partners ook als positief ervaren is het decentraal gebruik van data.

Slim plannen voor leefbare buurten en levendige kernen

Ook Dieter van het project Slim Ruimtelijk Plannen komt ons inspireren over samenwerken. Hij vertelt dat ze binnen het project de behoefteanalyse heel breed omschreven hebben en bij heel veel stakeholders uitgevoerd hebben omdat ze graag veel input kregen. Belangrijk, maar het creëert ook verwachtingen bij die stakeholders waar je tijdens de rest van het project toch best rekening mee houdt.

Binnen Slim Ruimtelijk Plannen werken stad Gent, Leiedal en District09 nauw samen. District09 werd van in het begin betrokken omdat zij waarschijnlijk de product owner zullen zijn. Elke partner heeft een eigen projectcoördinator aangesteld om het project ook in de eigen organisatie in te kantelen.

Nog beslissingen waar ze achteraf bekeken heel tevreden mee zijn:

• Het uitwerken van gedetailleerde persona om de use cases concreet te maken.
• De use cases na elkaar uitvoeren in plaats van tegelijk omdat je dan slechts 1 keer leergeld moet betalen en de latere use cases sneller en vlotter verlopen.
• De dienst administratie en financiën betrekken voor de administratieve verplichtingen en rapportering om de rest van de kerngroep te ontzorgen.
• Gebruik maken van het raamcontract van de stad Brugge voor de aanstelling van een consultant dataprocessing was tijdsbesparend.

Matchmaking tussen vraag en aanbod

Tot slot stelt ook Agoria hun aanbod voor. Als technologiefederatie werken zij al langer rond Smart City, Smart Energy, Smart Building, Smart Mobility en Smart Health.

Agoria zal de komende 2 jaar een aantal events organiseren om vraag en aanbod met elkaar te matchen. Daarvoor is het nuttig dat lokale besturen met Agoria in gesprek gaan om hun ideeën en projecten toe te lichten. Op die manier kan Agoria de lokale context beter schetsen bij de ondernemingen bij eventuele samenwerkingen of wanneer besturen bestekken publiceren. Wanneer je als gemeente een aanbesteding lanceert of plannen hebt in die richting, kan je Agoria altijd een seintje geven zodat zij de sector kunnen inlichten of een event organiseren rond het onderwerp. De contactpersoon bij Agoria is Bart Meert, bart.meert@agoria.be. 

Presentaties en DAKS vragenlijst voor aanbestedingen

Ben je geïnteresseerd in de presentaties en/of de vragenlijst die het DAKS 2.0 project opstelde om offertes te kunnen vergelijken en beoordelen? Stuur dan een mailtje naar cityofthings@vlaio.be en dan komen die documenten jouw richting uit.