Wat na de toekenning van een Baekeland-mandaat?

Wat zijn de volgende stappen nadat het agentschap beslist mijn project te steunen?

1

Opmaak van de overeenkomst

Bij een positieve beslissing wordt een steunovereenkomst opgemaakt tussen Agentschap Innoveren & Ondernemen en de hoofdaanvrager: het bedrijf. Deze overeenkomst wordt mee ondertekend door de mandataris. De steunovereenkomst wordt pas opgesteld na ontvangst van een samenwerkingsovereenkomst, opgemaakt tussen het bedrijf en de kennisinstelling, en mee ondertekend door de promotor.
De werkgever, die zowel de kennisinstelling als het bedrijf kan zijn, zorgt voor de contractuele aspecten inzake tewerkstelling en voor verloning en vergoeding van de mandataris.
2
Projectopvolging
De omschrijving van het innovatiedoel vormt het uitgangspunt van de steunovereenkomst. Wijzigingen in de uitvoering binnen het innovatiedoel zijn mogelijk zonder aanpassing van de overeenkomst. Ten laatste na de uitvoering van het doctoraat is een verslag vereist met:
de geboekte wetenschappelijke vooruitgang
de uitvoering van het innovatiedoel met inbegrip van strategische toepassing
een valorisatieverslag
een financieel verslag
3

Tussentijdse evaluatie

Ten laatste na 2 jaar wordt een tussentijdse evaluatie gemaakt van de geboekte vooruitgang, waarbij ook de correcte besteding van het budget wordt opgevolgd. Hiertoe rapporteert men over de resultaten en de vooruitzichten voor latere toepassingen. Op basis van het tussentijds verslag kan beslist worden of de mandataris wordt uitgenodigd op een vraaggesprek met externe deskundigen. Wenst de kandidaat gedurende de uitvoering van een mandaat het innovatiedoel ingrijpend te wijzigen, dan moet hij dit tijdens de tussentijdse evaluatie voorleggen. Bij positief advies kan het mandaat verder gezet worden met een gewijzigd innovatiedoel. Er zal rekening gehouden worden met zowel de kwaliteit van de voorgestelde wijziging als met de haalbaarheid van het gewijzigd innovatiedoel in de resterende periode, met inbegrip van de kans op het behalen van het doctoraat.
4

Publicatierecht

De finaliteit van een Baekeland-mandaat is het behalen van een doctoraat. Voor een doctorandus is publiceren zeer belangrijk. Binnen een Baekeland-mandaat heeft de mandataris dan ook het recht op publicatie. De publicatie kan uitgesteld worden voor octrooiredenen, maar de mogelijkheid tot publiceren kan de mandataris niet ontzegd worden zonder gegronde reden.
5

Uitbetaling van de steun

Het agentschap kent het bedrijf projectmatige steun toe, uitbetaald in jaarlijkse voorschotten. Het eerste voorschot wordt uitbetaald na ontvangst van de ondertekende steunovereenkomst en samenwerkingsovereenkomst. Later is de betaling door het agentschap afhankelijk van de correcte naleving van de afspraken.
Het bedrijf is verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de eventuele partners. De universitaire uitvoerder is contractueel een onderzoekspartner. Het bedrijf betaalt zijn totale factuur, die deel uitmaakt van de kosten waarop de steun berekend is en de subsidie toegekend werd.
Op het einde van de projectuitvoering worden de reële kosten geverifieerd. In functie van de aanvaarde kosten en het toegepaste steunpercentage wordt de totale steun bepaald. Een eindschijf wordt uitbetaald, rekening houdend met de reeds betaalde voorschotten.

Wat zijn de stappen voor uitbetaling van de eindschijf voor projecten ingediend na 1 juli 2021?

1

Opmaken van het financieel eindverslag door de hoofdaanvrager en eventuele bedrijfspartners

De hoofdaanvrager en de eventuele bedrijfspartners maken elk afzonderlijk het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate) op. In het financieel eindverslag worden de projectkosten opgenomen die aanvaard werden bij aanvraag. Enkel deze reële projectkosten komen in aanmerking en worden per kostenrubriek toegevoegd.
2
Staven van de kosten door de hoofdaanvrager en eventuele bedrijfspartners
De reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag worden gestaafd aan de hand van bewijsstukken. Deze reële kosten kunnen zijn: de personeelskosten, werkingskosten, kosten voor externe prestaties en investeringskosten.
De bewijsstukken van deze kosten bestaan uit:
Personeelskosten: individuele rekeningen en/of loonfiches.
Werkingskosten, indien het plafond bij goedgekeurde begroting én financieel eindverslag werd doorbroken:
een gedetailleerde borderel (Excel) met een opsomming van de kosten en een eventuele vermelding van factuurdatum, factuurnummer, leverancier, beschrijving, bedrag excl. btw, bedrag incl. btw, (gestructureerde) mededeling;
de bijhorende facturen met overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier, aanbieder en item;
en eventuele andere bewijsstukken.
Kosten voor externe prestaties:
een gedetailleerde borderel (Excel) met een opsomming van de kosten en een eventuele vermelding van factuurdatum, factuurnummer, leverancier, beschrijving, bedrag excl. btw, bedrag incl. btw, (gestructureerde) mededeling;
de bijhorende facturen met kostendriver en overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier en aanbieder.
Investeringskosten: afschrijvingstabellen en het overzicht van de balansrekeningen (klasse 2).
3

Contacteer een accountant of bedrijfsrevisor

De hoofdaanvrager en de eventuele bedrijfspartners schrijven elk een accountant of bedrijfsrevisor aan. Enkel een (intern/gecertificeerd/fiscaal) accountant of een bedrijfsrevisor/commissaris kan de Opdracht (attestering) uitvoeren. De accountant in loondienst kan de Opdracht (de attestering) uitvoeren indien het een intern (gecertificeerd) (fiscaal) accountant is met ITAA lidnummer.
Via www.itaa.be en www.ibr-ire.be kan je het openbaar register van accountants en bedrijfsrevisoren consulteren om te ontdekken wie lid is.
4
Lever de nodige documentatie aan
Jouw accountant of bedrijfsrevisor heeft informatie nodig om de Opdracht (de attestering) uit te voeren. Daarom bezorg je de volgende zaken aan hen:
het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate)
de bewijsstukken van de reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag
de url naar de voorwaarde ‘Financieel verslag met attestering’ waar de accountant of bedrijfsrevisor de Opdracht (de attestering) uitvoert (zie: Veel gestelde vragen – ‘Waar vind ik de URL naar de voorwaarde ‘Financieel verslag met attestering’ waar de accountant of bedrijfsrevisor de Opdracht uitvoert?’)
5
Laat jouw accountant of bedrijfsrevisor de Opdracht uitvoeren
Via een mail naar verificatie@vlaio.be vraagt de accountant of bedrijfsrevisor de goedgekeurde begroting op. Hierbij vermeldt de accountant of bedrijfsrevisor het dossiernummer en zijn/haar lidnummer.
De accountant of bedrijfsrevisor voert daarna de Opdracht uit aan de hand van volgende ontvangen informatie:
het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate)
de bewijsstukken van de reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag
de url naar de voorwaarde ‘Financieel verslag met attestering’
de goedgekeurde begroting
De opdracht betreft het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie en eventuele feitelijke bevindingen gebaseerd op het financieel eindverslag incl. bijhorende bewijsstukken en de goedgekeurde begroting.
6

Bekijk de samenvatting van de ingediende opdracht

Na indiening vind je de samenvatting terug onder dezelfde url die jij als hoofdaanvrager en eventuele bedrijfspartners aan de accountant of de bedrijfsrevisor bezorgden.

Uitzondering!

In bepaalde gevallen moet je geen beroep doen op een accountant of bedrijfsrevisor, maar mag de rechtsgeldig vertegenwoordiger het ‘Financieel verslag met attestering’ indienen.

Dat geldt voor:

Ondernemingen en kennisinstellingen die eerder afspraken maakten met VLAIO rond het gebruik van brutolonen voor personeelscategorieën.
Organisaties die werken met overheidsbarema’s.
Ingeval er tussentijdse financiële verslagen moeten opgeladen worden.
Ondernemingen die vóór 1 juli 2021 de projectaanvraag indienden.

Je kan in deze gevallen zelf het financieel (eind)verslag (Excel-kostentemplate) samen met de eventuele bewijsstukken van de kostenrubrieken werkingskosten, kosten voor externe prestaties en investeringskosten indienen door de selectiekeuze ‘rechtsgeldig vertegenwoordiger’ aan te vinken.
In het op te laden financieel (eind)verslag worden de projectkosten opgenomen die aanvaard werden bij aanvraag. Enkel deze reële projectkosten komen in aanmerking en worden hier per kostenrubriek toegevoegd.