Verloop van de project aanvraag

Er zijn twee oproepen per kalenderjaar. Voor elke oproep geldt een uiterste indieningsdatum die gecommuniceerd wordt via deze website. VLAIO neemt de beslissingen gegroepeerd tijdens twee beslismomenten per kalenderjaar.

Uiterlijk 14 werkdagen na de uiterste indieningsdatum wordt over de ontvankelijkheid van de projectaanvraag beslist.

Uiterlijk 75 dagen hierna wordt een beslissing over steunverlening genomen.

Indicatief zijn de data:

Bij elke sessie worden de exacte data kenbaar gemaakt via een oproep tot het indienen van voorstellen. Er zullen steeds ook infosessies georganiseerd worden met mogelijkheid tot voorbespreking.

Hoe een project indienen?

De aanvraagprocedure verloopt online. Na registratie ontvang je een specifieke link om de aanvraag verder in te dienen. Indien nodig kan de toegang tot de aanvraag verder gedeeld worden door de e-mail met de link naar de aanvraag door te sturen naar andere betrokkenen.

Bij de aanvraag vul je vervolgens voor elke partner een formulier in. Het invullen van dit formulier kan gebeuren door elk van de betrokken partijen, het indienen ervan moet in de laatste stap echter door een rechtsgeldig vertegenwoordiger of een gemachtigde gebeuren.

Na indiening kan je de gegevens niet meer wijzigen. Je aanvraag is pas volledig nadat alle formulieren zijn ingevuld en ingediend. Hierna ontvangen alle indieners een bevestiging met de samenvatting van de aanvraag.

Bij de eerste registratie zal je kunnen kiezen of je de aanvraag in het Nederlands of het Engels indient. Je kan die keuze achteraf niet meer wijzigen.

Bij het invullen van je aanvraag, moet je enkele templates invullen en opladen:

• De inhoudelijke projectbeschrijving
• De expertise van de mandataris
• De (voorlopige) samenwerkingsovereenkomst
• De projectbegroting
• Daarnaast zal elke bedrijfspartner gevraagd worden om informatie van financiële aard over zijn onderneming te verstrekken. (tussentijdse/voorlopige cijfers, eventueel een nog niet neergelegde jaarrekening, indien relevant een blokdiagram met aandeelhouders en participaties, …). Je zal de grootte van je onderneming moeten bepalen door het document bepaling grootte onderneming in te vullen en op te laden. In dit document staan eventueel extra op te laden bijlagen.

Grote ondernemingen en energie intensieve kmo's voegen voor projecten vanaf 1 oktober 2022 ook een toelichting van het klimaatplan toe.

Je kan onderaan bij de rubriek ‘documenten’ een overzicht van de aanvraagformulieren vinden en de templates vooraf al eens doornemen. We raden je aan om ook de evaluatiecriteria door te nemen en je project hieraan af te toetsen.

Aanvragen kunnen naar keuze ingediend worden in het Nederlands of het Engels. De verdediging gebeurt in de taal van de aanvraag.

Ontvankelijkheid

Een aanvraag voor een Baekeland-mandaat wordt ontvankelijk verklaard op basis van formele criteria:

• Het bedrijf dient te beschikken over een exploitatiezetel in Vlaanderen.
• De verschillende partners - het bedrijf, de kennisinstelling, de mandataris en de wetenschappelijke promotor - zijn gekend op het ogenblik van de aanvraag.
• Een industriële promotor voor de begeleiding van de mandataris is aangeduid door het bedrijf.
• Vindt het onderzoek plaats bij een onderzoeksinstelling die zelf geen doctoraten toekent, maar hiervoor samenwerkt met een promotor verbonden aan een universiteit, dan is ook een begeleider bij de kennisinstelling vereist.
• Idealiter verklaart de kennisinstelling bij indiening dat de kandidaat voldoet aan alle voorwaarden om toegelaten te worden tot doctoraatsonderzoek. Is dit niet het geval op datum van indiening, en indien verwacht wordt dat deze toelating op korte termijn toch kan gegeven worden, dan kan de universiteit een voorwaardelijke toelating geven (met specifiëring van de voorwaarde) en kan de aanvraag voorwaardelijk ontvankelijk verklaard worden.
• De afspraken rond intellectuele eigendomsrechten (IE) en gebruik van de resultaten zijn vastgelegd in een ondertekende (voorlopige) samenwerkingsovereenkomst. Is deze er nog niet, dan kan het agentschap op uitdrukkelijk verzoek een aanvraag voorwaardelijk ontvankelijk verklaren en de evaluatie reeds opstarten. Een uiterste indiendatum voor dit document wordt vermeld op de website bij de opening van de oproep.
• Het aantal mandaten dat een bedrijf kan aanvragen, is onbeperkt. Een individuele onderzoeker kan maximaal tweemaal optreden als kandidaat-mandataris voor een Baekeland-mandaat.
• Agentschap Innoveren & Ondernemen heeft het recht - in het kader van de ontvankelijkheidsanalyse - bijkomende informatie op te vragen over formele aspecten, bijvoorbeeld rsz-bijdragen, de financiële draagkracht van het bedrijf voor de financiering van het mandaat, … Het agentschap kan ontvankelijkheid weigeren indien er de financiële draagkracht van het bedrijf twijfelachtig is en/of indien het bedrijf niet in orde is met de regelgeving.
• De onderneming is op het moment van indiening geen onderneming in moeilijkheden.

De behandeling van een aanvraag voor een Baekeland-mandaat wordt pas opgestart na de ontvankelijkheidsverklaring. Na een positieve evaluatie engageert het bedrijf zich tot financiering van de eigen bijdrage voor het volledige mandaat.

Hoe wordt een project geëvalueerd?

De kandidaat-mandataris licht - tijdens een mondelinge verdediging - het project toe en beantwoordt vragen. Daarna wordt de eindbeslissing genomen, op basis van een gemotiveerd advies door externe deskundigen.

Elke aanvraag wordt gewaardeerd op twee dimensies: enerzijds de wetenschappelijke kwaliteit, anderzijds de valorisatie. Voor elke dimensie geeft de jury een appreciatie over de kwaliteit van de kandidaat én over de kwaliteit van het projectvoorstel. Op basis van de beoordeling op deze vier sets van criteria wordt beslist over de steunbaarheid van het project.

Is de beschikbare begroting ontoereikend voor steunverlening aan alle steunbare voorstellen, dan wordt extra selectiviteit ingebouwd. De steun wordt in dat geval toegekend aan de hoogst gewaardeerde voorstellen.

Stappen naar een succesvol project

• Start tijdig met de voorbereiding van je aanvraag;
• Baken het onderwerp van het doctoraatsproject goed af: vertrek vanuit een vraag/behoefte bij het bedrijf en/of een opportuniteit die door een partner geïdentificeerd wordt;
• Werk het projectvoorstel uit met alle partijen samen: de kandidaat-mandataris, het bedrijf dat instaat voor de strategische oriëntatie van het project, en de wetenschappelijke promotor(en) die het doctoraatswaardig karakter van het onderzoek bewaken. Een sterke betrokkenheid van de kandidaat-mandataris vormt een goede voorbereiding op de mondelinge verdediging;
• Preciseer de doelstellingen, positioneer het project ten opzichte van de stand der techniek en de strategische doelstellingen van het bedrijf, werk het onderzoeksplan uit. Formuleer de beoogde toepassingen en de valorisatie-aspecten;
• Start tijdig het overleg met de partners over de intellectuele eigendomsrechten en het gebruik van de resultaten;
• Maak gebruik van de infosessies en voorbespreking.

Engelstalige documenten