Mijn project werd goedgekeurd. Wat nu?
Rapportering en uitbetaling
De steun wordt uitbetaald in 3 schijven.
- Een eerste schijf van 40% kan worden aangevraagd na de beslissing tot toekenning van de subsidie en op voorwaarde dat de indiener verklaart dat het project is gestart en er een samenwerkingsovereenkomst is ingediend.
- Een tweede schijf van 30% kan worden aangevraagd op voorwaarde dat er een tussentijds verslag wordt ingediend en 60% van de kosten gemaakt zijn.
- Een derde schijf van 30% kan worden aangevraagd binnen de 6 maanden na afloop van het project en op voorwaarde dat de indiener een eindverslag indient en alle bewijsstukken van gerealiseerde ontvangsten en gemaakte kosten overmaakt.
Voor de uitbetaling van het saldo zal een controle uitgevoerd worden door de inspecteurs van VLAIO. Indien minder kosten zijn gemaakt, wordt de subsidie verhoudingsgewijs verminderd, rekening houdend met het maximale subsidiepercentage van 80% en het netto te financieren saldo. Te veel uitbetaalde steun wordt terug gevorderd.
Kennisdeling
Het is de bedoeling dat de opgedane kennis, zowel over goede als niet-geslaagde praktijken, breed gedeeld wordt. Kennisdeling en communicatie maken daarom inherent onderdeel uit van het project. We verwachten dan ook dat de leerlessen uit het traject, de aanpak en de acties en experimenten verzameld en gedeeld worden. Hiervoor moet een expliciet werkpakket opgesteld worden binnen het plan van aanpak.
Met het oog op bovenstaande communicatie en kennisdeling wordt zowel aan de partners als aan VLAIO een niet-exclusief gebruiksrecht toegekend m.b.t. de vermogensrechten die rusten op de werken die in dit kader worden gecreëerd. Dit niet-exclusief gebruiksrecht geldt o.a. voor communicatie via de eigen kanalen van de partners, communicatie via de kanalen van VLAIO en Vlaanderen Circulair (via storytelling, nieuwsberichten, testimonials, …), voor kennisdeling door opzet of deelname aan diverse platformen en netwerken, … Dit niet-exclusief gebruiksrecht omvat het gebruik van de werken in hun geheel of ten dele, op eender welke wijze, in oorspronkelijke of in gewijzigde of bewerkte vorm.
Communicatie
De kennisdeling is gekoppeld aan de specifieke communicatierichtlijnen die VLAIO heeft uitgewerkt. Verdere duiding rond communicatieverplichtingen verbonden aan deze steun vind je op communicatieverplichtingen voor partners.
Het etiket van de Vlaamse overheid, meer specifiek VLAIO, is een kwaliteitslabel dat toegekend wordt aan het gesubsidieerde project. Dit betekent dat dit logo ook de nodige visibiliteit verdient.
Documenten
Veelgestelde vragen
-
-
Volgens welke verdeling worden de schijven uitbetaald?
-
Wat als er al andere events gepland zijn op de dagen van het Lerend Netwerk?
-
Worden de subsidies overgemaakt aan de hoofdaanvrager en moet deze dan doorstorten?
-
Hoe snel worden de schijven uitbetaald?
-
Wij waren al gestart met ons project nog voor we de beslissing kregen. Kunnen we onze start- en einddatum nog aanpassen?
-
Volgens welke verdeling worden de schijven uitbetaald?
40% van de steun voor de 1e schijf en 30% voor zowel 2e als saldoschijf.
Moeten wij voldoen aan alle verplichtingen op de site van de communicatieve verplichtingen?
Jullie vallen onder gesteunde projecten. Wij hebben collega's bij communicatie die met plezier met jullie meedenken. Dus als jullie vragen hebben of een communicatie willen voorleggen mag je altijd mailen naar communicatie@vlaio.be.
Wat als er al andere events gepland zijn op de dagen van het Lerend Netwerk?
We sturen altijd per event een uitnodiging en een link om in te schrijven. Overmacht is uiteraard een geldig excuus. Je kan ook iemand van jullie partners laten deelnemen zodat jullie project toch vertegenwoordigd is.
Hoe brengen we de bezoldigingen van zaakvoerders in en wat is de bewijslast?
Enkel personeelskosten van werknemers op de loonlijst van de projectpartner(s) worden aanvaard binnen de rubriek personeelskosten. Bedrijfsleiders die zich een loon laten uitbetalen (fiche 281.20) vallen ook onder deze categorie. De kosten van zelfstandigen die factureren, inclusief bedrijfsleiders via managementvennootschappen, worden als externe prestaties beschouwd. Het brutobedrag op de loonfiche 281.20 moet dan gedeeld worden door het aantal gepresteerde maanden in dat boekjaar of bij een volledig boekjaar door 12 maanden, zodat men dan een maandelijks brutobedrag krijgt dat dan wordt vermenigvuldigd met een factor van 1,2% om te komen tot een SUT (Standaard UurTarief). Als bewijsstuk voor het bedrag op de loonfiche 281.20 vragen wij een boekhoudkundige historiek op van de geboekte bezoldigingen bedrijfsleiders in de boekhouding. Voor zaakvoerders die hun bezoldiging opnemen onder personeelskosten vragen we ook tijdsregistratie.
Worden de subsidies overgemaakt aan de hoofdaanvrager en moet deze dan doorstorten?
VLAIO heeft slechts één aanspreekpunt per project en dat is de hoofdaanvrager. Alle communicatie verloopt best via de hoofdaanvrager. De steun wordt inderdaad gestort op de rekening van de hoofdaanvrager die dan doorstort naar de partners.
Wat moeten we doen als er verschuivingen zijn in de projectbegroting?
Alle wijzigingen, dus ook wijzigingen aan de projectbegroting, moeten eerst voorgelegd worden aan en goedgekeurd worden door VLAIO. Dergelijke verschuivingen kunnen gemeld worden via circulair@vlaio.be en indien we de verschuivingen aanvaarden, vragen we meestal een gewijzigde projectbegroting.
Hoe snel worden de schijven uitbetaald?
De eerste en de tweede schijf worden vrij snel uitbetaald. De uitbetaling van het saldo kan even op zich laten wachten omdat de dossiers gecontroleerd kunnen worden door de collega’s van de dienst Inspectie. Ongeacht of er een controle plaatsvindt of niet, krijgt de hoofdaanvrager bericht van VLAIO hoeveel het saldo bedraagt en wanneer het zal uitbetaald worden.
Is er een sjabloon voor tijdsregistratie?
VLAIO heeft inderdaad sjablonen voor tijdsregistratie. Het is echter niet verplicht deze sjablonen te gebruiken. Als jullie een eigen template hebben voor tijdsregistratie dan is dit ook ok. De sjablonen kan je vinden bij de documenten boven deze vragen.
Wij waren al gestart met ons project nog voor we de beslissing kregen. Kunnen we onze start- en einddatum nog aanpassen?
Ja, dat kan. Starten met jullie project kon vanaf de indiening en ten laatste 3 maanden na de beslissing. Jullie project punt per project en dat is de hoofdaanvrager. Alle communicatie verloopt best via de hoofdaanvrager. De steun wordt inderdaad gestort op de rekening van de hoofdaanvrager die dan doorstort naar de partners.