Hoe vraag je deze subsidie aan?
Update 8 september 2020: Aanvragen voor een subsidie voor Digitale Transformatieprojecten zijn niet meer mogelijk. Voor deze oproep is een totaalbudget van 2,5 miljoen euro voorzien. Er werden 150 dossiers ingediend, wat betekent dat de beschikbare middelen uitgeput zijn. Op basis van deze pilootprojecten bekijken we aan welke voorwaarden een structureel ondersteuningsprogramma moet voldoen.
Het betreft een oproep met mogelijkheid tot indiening tot uitputting van de middelen waarbij de projecten worden beslist in volgorde van indiening. Dit betekent dat projectaanvragen vanaf 1 september 2020 permanent kunnen ingediend worden. De uiterste deadline voor het indienen van de subsidieaanvraag is 31 oktober 2020 om 12 uur. Alle projecten die later worden ingediend en/of na uitputting van de middelen kunnen niet worden weerhouden. Indien de middelen al voor deze uiterste datum uitgeput zijn beschikt het Agentschap over de mogelijkheid om deze oproep vroeger af te sluiten.
De aanvraag van een project start met het invullen van een digitaal aanvraagformulier. Nadat je onderneming geregistreerd is, ontvang je een link naar de aanvraag. Een volledige projectaanvraag bevat de projectbeschrijving en de bijkomende gegevens voor de externe dienstverlener(s) en de eigen kosten.
-
1Vul de online subsidieaanvraag in
Projectbeschrijving
Bij de aanvraag moet je een ingevulde projectbeschrijving opladen. Deze projectbeschrijving omvat de inhoudelijke aspecten van de projectaanvraag. Volgende blokken komen hierbij aan bod:
- Ambitie voor het verhogen van de digitale maturiteit;
- Impact op de onderneming;
- Onderbouwd plan van aanpak;
- Noodzaak aan kennis en expertise.
Externe dienstverlener
Voor het deel externe dienstverlener moet je naast de projectbeschrijving, ook een kopie van de ondertekende overeenkomst met de dienstverlener opladen. De overeenkomst bevat minstens volgende gegevens:
- de naam van de dienstverlener en zijn ondernemingsnummer;
- de naam van de kmo en zijn ondernemingsnummer;
- een gedetailleerde beschrijving van de te leveren prestaties, met vermelding van:
- de probleemstelling
- het te bereiken einddoel van de dienstverlening;
- een gedetailleerd stappenplan waaruit de dienstverlening zal bestaan (opgesplitst in activiteitenblokken en uitgedrukt in mensdagen);
- de startdatum van de prestaties;
- de totale prijs van de prestaties, exclusief btw;
- de handtekening van de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de dienstverlener;
- de handtekening van de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de kmo;
- de datum waarop de overeenkomst is gesloten.
Indien je met meerdere dienstverleners samenwerkt moet je met elke dienstverlener een overeenkomst afsluiten en die opladen bij de subsidieaanvraag.
Eigen kosten
Voor het deel eigen kosten moet je volgende documenten opladen bij je subsidieaanvraag:
- Een organogram van je onderneming met aanduiding waar de betrokken werknemers zich situeren.
- Ingevulde kostentemplate met vermelding van
- Naam en functie van de betrokken eigen werknemers
- Loonkost en tijdsbesteding van de betrokken eigen werknemers
- Forfaitaire kosten op basis van de personeelskost
-
2Ontvankelijkheidscheck
Agentschap Innoveren & Ondernemen zal de projectaanvragen na indiening beoordelen op basis van onderstaande ontvankelijkheidscriteria:
- De projectindiener voldoet aan de voorwaarden voor indiening;
- De externe dienstverlener voldoet aan de voorwaarden;
- De aanvraag is tijdig ingediend;
- De aanvraag is volledig ingediend (of tijdig vervolledigd).
Indien aan één van deze eisen niet wordt voldaan, wordt het project niet verder behandeld door de beoordelingscommissie.
-
3Beoordeling
Als je aanvraag ontvankelijk is en zolang de middelen van de oproep niet uitgeput zijn, word je uitgenodigd om je dossier toe te lichten voor een toelichtingsgesprek met de beoordelingscommissie die is samengesteld uit (minstens) twee medewerkers van Agentschap Innoveren & Ondernemen.
Tijdens het toelichtingsgesprek zal dieper worden ingegaan op de informatie die je in het aanvraagdocument hebt opgenomen en alle aspecten die belangrijk zijn om de evaluatiecriteria correct te kunnen beoordelen. Er wordt hierbij van de aanvrager verwacht dat hij een korte schets van het digitaliseringproject geeft en daarbij in het bijzonder verduidelijkt welke stappen vereist zijn om het project te realiseren en over te gaan tot implementatie op korte termijn in de onderneming. Tijdens de mondelinge toelichting zullen de dossierbehandelaars enkele vragen stellen die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van je dossier. Je externe dienstverlener kan eveneens uitgenodigd worden op de mondelinge toelichting.
Op basis van de beoordelingscriteria maakt de beoordelingscommissie een advies op aan de Vlaams minister bevoegd voor Economie en Innovatie. De definitieve beslissing gebeurt door de Vlaams minister bevoegd voor Economie en Innovatie.
Agentschap Innoveren & Ondernemen kan na toewijzing van de subsidie steeds controleren of de voorwaarden van deze projectoproep gerespecteerd blijven.