Het projectvoorstel moet uitgewerkt worden aan de hand van het aanvraagformulier. De projectbegroting wordt opgesteld aan de hand van het verplichte sjabloon. 

Ter ondersteuning bij de voorbereiding van een projectaanvraag, stelt VLAIO vrijblijvend een team ter beschikking die aanvragers kan ondersteunen in het verkennen van de stakeholders, die aanvragers in contact kan brengen met andere relevante partners of projecten met het oog op het verbeteren van het projectvoorstel, en die aanvragers kan begeleiden bij het uitwerken van de methodologie voor het project.

Het selectieproces bestaat uit twee fasen. De eerste fase is een verplichte vooraanmelding met pitchmoment. Enkel wie zich aanmeldt in de eerste fase kan in de tweede fase een volledig dossier indienen.

Eerste fase: vooraanmelding en voorbereiding pitch woensdag 14 juni 2023 om 10 uur

1. Het projectvoorstel in de vooraanmelding telt max. 3 bladzijden A4 en omvat minstens volgende onderdelen (zie ook de vooraanmeldingssjabloon):
   1. voorstelling van minstens de aanvrager en bij voorkeur het (soort) partnerschap dat het project zal trekken;
   2. korte toelichting bij de verschillende rollen en de expertise van de projectpartners; 
   3. omschrijving van de waardeketen of het ecosysteem waarbinnen men zal werken en de uitdaging waar men op wil inzetten
   4. aanzet van de vooropgestelde resultaten en zicht op hoofdlijnen van de acties om die te bekomen;
2. De voorbereiding van de pitch bestaat uit maximum vijf slides die zullen worden benut tijdens de pitchingsessie eind juni.

Projecten bezorgen uiterlijk op woensdag 14 juni 2023, 10 uur hun ingevulde vooraanmeldingssjabloon en powerpoint voor de pitch via mail aan circulair@vlaio.be. 

De vooraangemelde projecten worden vervolgens uitgenodigd om in de week van 26 juni 2023 hun project te komen pitchen (max. 10 min.) aan VLAIO, gevolgd door een korte bespreking. Deze bespreking heeft als doel na te gaan of het projectvoorstel voldoende beantwoordt aan de doelstellingen van de oproep, om de dialoog over maatschappelijke uitdagingen en de daarbij horende opschaalbare oplossingen op gang te brengen en om de juiste partnerschappen te kunnen opzetten. Deze voorbespreking laat toe om reeds in een vroege fase feedback te geven op basis waarvan de aanvraag verder kan uitgewerkt worden. 

Deze pitch hoeft geen afgewerkt voorstel te zijn en zowel de inhoud als de partners kunnen nadien nog wijzigen! Je krijgt feedback op je pitch, maar er worden op dit moment geen voorstellen afgekeurd. Deze vooraanmelding is verplicht en hierdoor sta je op de radar om gemakkelijker partners te vinden voor het finale dossier of aan te sluiten bij een ander partnerschap.

Tweede fase: volledige aanvraag indienen - deadline 2 oktober 2023, 23.59 uur

Het projectvoorstel moet uitgewerkt worden aan de hand van het aanvraagformulier. De projectbegroting wordt opgesteld aan de hand van het verplichte sjabloon. 

Projecten moeten online ingediend worden via roze knop in het menu hierboven (nu nog niet online). Indiening is mogelijk vanaf maandag 4 september 2023 tot en met 2 oktober 2023, 23.59 uur. De nodige documenten voor de opmaak van een aanvraag worden vooraf ter beschikking gesteld onderaan deze pagina zodat de aanvraag tijdig voorbereid kan worden.