Vanaf 1 mei 2024 een experiment om economische impact voor Vlaanderen ook via groei in arbeidsproductiviteit aan te tonen! Meer info in het toelichtingsdocument.

Aanvraagprocedure voor de subsidie onderzoeksproject

De steuntoekenning gebeurt door het Fonds voor Innoveren & Ondernemen (FIO). De evaluatie en opvolging van projectaanvragen en goedgekeurde projecten gebeurt door het Agentschap Innoveren & Ondernemen (VLAIO), optredend voor FIO. Bij een positieve beslissing komt er een subsidieovereenkomst tot stand tussen FIO en de projectaanvragers.

Selectiviteit

De selectiviteit voor projecten ingediend vanaf 01 januari 2022 werd vastgelegd op het beslissingscomité van het Fonds voor Innoveren en Ondernemen (FIO) van 17 januari 2022. Ze wordt als volgt toegepast:

Uitgaande van de scores ‘KRITISCH=uitsluiting, REDELIJK=-1, GOED=0, ZEER GOED=+1’, komt een project voor steun in aanmerking op voorwaarde dat:

er geen KRITISCH score werd toegekend.
de som van alle scores op de kwaliteits-as ≥ -3 en de som van alle scores op de impact as ≥ -3 en de som van de scores van beide assen ≥ -5.

Dit komt overeen met maximaal drie niet gecompenseerde aandachtspunten (=redelijke score) per as. De evaluatiecriteria voor onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten zijn te vinden als bijlage 1 in het toelichtingsdocument. In functie van de beschikbare budgettaire ruimte heeft het Beslissingscomité van het FIO het recht om de selectiviteit in de loop van het jaar aan te passen. Indien dit gebeurt, zal dit tijdig worden gecommuniceerd op de website.

Aanvraagprocedure

Werkgevers uit de privé sector en kennisinstellingen worden vrijgesteld om 80% van de verschuldigde bedrijfsvoorheffing op de lonen van onderzoekers die zij tewerkstellen door te storten aan de fiscus. Wil je hiervan gebruik maken voor het project dat je indient, dan dien je het project aan te melden vóór de effectieve startdatum van het project.

Meer informatie hierover kan je hier terugvinden: Vrijstelling doorstorting bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers | VLAIO.

De regeling is permanent open voor het indienen van aanvragen. Elke aanvraag wordt individueel behandeld. VLAIO streeft voor dit proces een doorlooptijd na van 90 werkdagen.

Vooraleer de steunaanvraag volledig uit te werken, kan je via bedrijfsinnovatiesteun@vlaio.be een gesprek aanvragen met één van onze projectadviseurs. Zij kunnen een eerste advies geven over de haalbaarheid, kunnen je wijzen op hiaten en je eventueel helpen bij het zoeken van partners met de nodige expertise.

De aanvraag- en evaluatieprocedure voor onderzoeksprojecten verloopt in volgende stappen.

In de projectaanvraag zal je onder meer toelichting geven bij de impact van je project en meer specifiek de hefboom voor Vlaanderen. Weet dat:

De valorisatie in Vlaanderen minstens 10-maal de gevraagde subsidie dient te bedragen.
Deze wordt berekend aan de hand van of tewerkstelling en investeringen in Vlaanderen of groei in arbeidsproductiviteit gedurende de valorisatieperiode (= tot 5 jaar na het einde van het project).
Maatschappelijke impact relevant blijft en pluspunten kan opleveren bij de beoordeling.

1
Voorbereiden
Voorbereiden
Je kan onderaan deze pagina bij de rubriek ‘documenten’ een overzicht vinden van alle documenten die nodig zijn voor het voorbereiden van je projectaanvraag. We raden je aan om zeker de evaluatiecriteria (bijlage 1) vooraf eens door te nemen en je project hieraan af te toetsen.
Bij het invullen van je aanvraag, moet je enkele templates invullen en opladen:
De inhoudelijke projectbeschrijving is gemeenschappelijk voor alle projectpartners en wordt opgeladen door de hoofdaanvrager.
Elke bedrijfspartner moet afzonderlijk het deel impact invullen en opladen (confidentieel t.o.v. de andere partners).
Elke projectpartner moet een projectbegroting opmaken. Deze kan geïntegreerd worden in één overkoepelende file die opgeladen wordt door de hoofdaanvrager, of de partners kunnen elk hun eigen projectbegroting opladen (confidentieel t.o.v. de andere partners; de hoofdaanvrager kan zien of een partner een document heeft opgeladen, maar kan dit document niet inkijken).
Daarnaast zal elke bedrijfspartner gevraagd worden om informatie van financiële aard over zijn onderneming te verstrekken (tussentijdse/voorlopige cijfers, eventueel een nog niet neergelegde jaarrekening, indien relevant een blokdiagram met aandeelhouders en participaties, …) (confidentieel t.o.v. de andere partners).
Je zal de grootte van je onderneming moeten bepalen door het document bepaling grootte onderneming in te vullen en op te laden. In dit document staan eventueel extra op te laden bijlagen.
Sommige bedrijven moeten daarnaast onderstaande documenten opladen:
Ondernemingen in moeilijkheden voegen een verplicht remediëringsplan toe.
Starters (kmo’s < 3 jaar) en ondernemingen in moeilijkheden moeten een verplicht kasstroomplan toevoegen.
Grote ondernemingen en energie intensieve kmo's voegen voor projecten vanaf 1 oktober 2022 een toelichting van het klimaatplan (link naar nieuw document) toe.
2

Het indienen van je aanvraag

Het indienen van een aanvraag gebeurt digitaal en doe je via de roze knop op deze pagina. Er is een overzicht gemaakt van alle stappen die de hoofdaanvrager en eventuele partners moeten doorlopen bij het indienen van een aanvraag. In dit document vind je aan de hand van schermafdrukken alle informatie terug die je zal moeten ingegeven, alsook de op te laden documenten (klikbare links). Best neem je dit al eens door vooraleer je aanvraag op te starten.
Het aanmelden op het portaal verloopt via het toegangsbeheer van de Vlaamse overheid (met elektronische identiteitskaart (eID) of een van de andere opties). Personen die niet over een eID of gelijkgestelde kaart beschikken, hebben de mogelijkheid om een mandaat te geven aan een Belgisch contactpersoon voor het indienen van de aanvraag.
De eerste stap bij digitale indiening is de registratie stap (pre-aanvraag). Bij de registratie zal je kunnen kiezen of je de aanvraag in het Nederlands of het Engels indient. Je kan die keuze achteraf niet meer wijzigen en ook eventuele partners zullen hun gedeelte in dezelfde taal moeten vervolledigen.
Nadat je je geregistreerd hebt, ontvang je als hoofdaanvrager per e-mail een specifieke link om de aanvraag verder te vervolledigen en alle vooraf ingevulde templates op te laden. Vergeet niet eerst eventuele bedrijfs- of onderzoekspartners toe te voegen. Zij ontvangen dan eveneens per e-mail een link om hun deel van de aanvraag digitaal in te vullen.
Heb je geen mandaat bekomen om de aanvraag in te dienen in naam van je rechtsgeldige vertegenwoordiger, dan stop je aan de voorlaatste stap van de aanvraagprocedure en stuur je de specifieke link door naar je rechtsgeldige vertegenwoordiger met de vraag om jullie deel van de aanvraag in te dienen. Heb je wel een dergelijk mandaat, dan kan je zelf finaliseren en indienen.
De eventuele bedrijfs- of onderzoekspartners volgen dezelfde werkwijze voor hun deel.
Hierna ontvangt iedereen een bevestiging met de samenvatting van de aanvraag in pdf formaat. Geen mail? Vraag aan alle partners of iedereen wel heeft ingediend.
Na indiening kan je niets meer wijzigen! Dus controleer vooraf of alles correct is ingevuld en alle ingegeven cijfers (begroting, e.d.) consistent zijn met de ingevulde templates.
3

Je aanvraag toelichten aan VLAIO

Wanneer je aanvraag correct is ingediend, ontvang je hier een bevestiging van. Als dat niet zo is, ga er dan van uit dat je aanvraag niet is ingediend en neem zo nodig contact op met ons. Zodra we je aanvraag ontvangen gaan we na of ze ontvankelijk is. Als je aanvraag onontvankelijk verklaard wordt, brengen we je hiervan binnen de 14 werkdagen op de hoogte.
Als je aanvraag ontvankelijk is, nodigen we je uit voor een gesprek over je project. In het toelichtingsgesprek wordt dieper ingegaan op de informatie die je in het aanvraagdocument hebt opgenomen en alle aspecten die belangrijk zijn om de evaluatiecriteria correct te kunnen beoordelen. In het bijzonder het vernieuwende karakter van je project en de meerwaarde van je project voor je onderneming, zal zeker aan bod komen.
Na dit gesprek krijg je nog de kans om (beperkte) aanvullingen te leveren om het project te verduidelijken vóór verzending naar de externe deskundigen.
4

De beslissing over je aanvraag

Na het toelichtingsgesprek, wordt de evaluatie opgestart. VLAIO wint tijdens de evaluatie steeds het advies in van onafhankelijke externe deskundigen. Zij worden schriftelijk bevraagd over de kwaliteit en het potentieel van het project. Hun opmerkingen en vragen worden naar jou teruggekoppeld met de vraag om hierop kort je feedback te formuleren.
Op basis van alle beschikbare informatie wordt een beslissing genomen door het beslissingscomité bij FIO over het al dan niet verlenen van steun voor je aanvraag. Je wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld, met een inhoudelijke motivering voor de genomen beslissing. Bij positieve beslissing komt een overeenkomst tot stand.
De toegekende steun kan afhankelijk gemaakt worden van specifieke voorwaarden bij de start of tijdens de uitvoering van het project. Deze voorwaarden kunnen van organisatorische, inhoudelijke of financiële aard zijn.
5

Extra stappen in de evaluatieprocedure

Met het oog op een kwalitatieve evaluatie kan VLAIO extra informatie en/of documentatie (bijvoorbeeld m.b.t. cijfermatige onderbouwing van de business case) opvragen indien dit nodig is voor een correcte beoordeling. Het opvragen van deze extra informatie kan op elk moment tijdens het evaluatieproces gebeuren.
Zeker bij omvangrijke en/of complexe projecten kunnen extra stappen ingezet worden, om te komen tot een zo verantwoord mogelijke beslissing.

Vertrouwelijke behandeling van je aanvraag

VLAIO is gebonden aan het vertrouwelijk behandelen je aanvraag. Alle mogelijke maatregelen worden genomen om die vertrouwelijkheid te garanderen. De externe deskundigen zijn gebonden aan confidentialiteit voor 5 jaar.

Op het vermelden van de partners en steun na, kan VLAIO enkel in overleg met jou informatie over je aanvraag publiek maken. We vragen je wel om bij latere communicatie over succesvolle realisatie van je project steeds te vermelden dat je hierbij ondersteund werd door VLAIO.

Kosten verbonden aan intellectuele eigendom

Welke regeling geldt er voor deze kosten en welke kosten komen al dan niet in aanmerking?

Zijn de subsidies vrijgesteld van vennootschapsbelasting?

En hoe zit het met de boekhoudkundige en fiscale verwerking van de subsidies?

Zijn (nog) niet uitgekeerde personeelskosten subsidieerbaar?

Kan ik als bedrijfsleider/vennoot van een startend bedrijf personeelskosten indienen hoewel ik mezelf (nog) geen loon uitkeer om financiële redenen?

Engelstalige documenten