Het indienen van een aanvraag gebeurt digitaal en doe je via de roze knop op deze pagina. Er is een overzicht gemaakt van alle stappen die de hoofdaanvrager en eventuele partners moeten doorlopen bij het indienen van een aanvraag. In dit document vind je aan de hand van schermafdrukken alle informatie terug die je zal moeten ingegeven, alsook de op te laden documenten (klikbare links). Best neem je dit al eens door vooraleer je aanvraag op te starten.

Het aanmelden op het portaal verloopt via het toegangsbeheer van de Vlaamse overheid (met elektronische identiteitskaart (eID) of een van de andere opties). Personen die niet over een eID of gelijkgestelde kaart beschikken, hebben de mogelijkheid om een mandaat te geven aan een Belgisch contactpersoon voor het indienen van de aanvraag.

De eerste stap bij digitale indiening is de registratie stap (pre-aanvraag). Bij de registratie zal je kunnen kiezen of je de aanvraag in het Nederlands of het Engels indient. Je kan die keuze achteraf niet meer wijzigen en ook eventuele partners zullen hun gedeelte in dezelfde taal moeten vervolledigen. 

Nadat je je geregistreerd hebt, ontvang je als hoofdaanvrager per e-mail een specifieke link om de aanvraag verder te vervolledigen en alle vooraf ingevulde templates op te laden. Vergeet niet eerst eventuele bedrijfs- of onderzoekspartners toe te voegen. Zij ontvangen dan eveneens per e-mail een link om hun deel van de aanvraag digitaal in te vullen.

Heb je geen mandaat bekomen om de aanvraag in te dienen in naam van je rechtsgeldige vertegenwoordiger, dan stop je aan de voorlaatste stap van de aanvraagprocedure en stuur je de specifieke link door naar je rechtsgeldige vertegenwoordiger met de vraag om jullie deel van de aanvraag in te dienen. Heb je wel een dergelijk mandaat, dan kan je zelf finaliseren en indienen. 

De eventuele bedrijfs- of onderzoekspartners volgen dezelfde werkwijze voor hun deel. 

Hierna ontvangt iedereen een bevestiging met de samenvatting van de aanvraag in pdf formaat. Geen mail? Vraag aan alle partners of iedereen wel heeft ingediend.

Na indiening kan je niets meer wijzigen! Dus controleer vooraf of alles correct is ingevuld en alle ingegeven cijfers (begroting, e.d.) consistent zijn met de ingevulde templates.

Wanneer je aanvraag correct is ingediend, ontvang je hier een bevestiging van. Als dat niet zo is, ga er dan van uit dat je aanvraag niet is ingediend en neem zo nodig contact op met ons. Zodra we je aanvraag ontvangen gaan we na of ze ontvankelijk is. Als je aanvraag onontvankelijk verklaard wordt, brengen we je hiervan binnen de 14 werkdagen op de hoogte.

Als je aanvraag ontvankelijk is, nodigen we je uit voor een gesprek over je project. In het toelichtingsgesprek wordt dieper ingegaan op de informatie die je in het aanvraagdocument hebt opgenomen en alle aspecten die belangrijk zijn om de evaluatiecriteria correct te kunnen beoordelen. In het bijzonder het vernieuwende karakter van je project en de meerwaarde van je project voor je onderneming, zal zeker aan bod komen.

Na dit gesprek krijg je nog de kans om (beperkte) aanvullingen te leveren om het project te verduidelijken vóór verzending naar de externe deskundigen.

Na het toelichtingsgesprek, wordt de evaluatie opgestart. VLAIO wint tijdens de evaluatie steeds het advies in van onafhankelijke externe deskundigen. Zij worden schriftelijk bevraagd over de kwaliteit en het potentieel van het project. Hun opmerkingen en vragen worden naar jou teruggekoppeld met de vraag om hierop kort je feedback te formuleren.

Op basis van alle beschikbare informatie wordt een beslissing genomen door het beslissingscomité bij FIO over het al dan niet verlenen van steun voor je aanvraag. Je wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld, met een inhoudelijke motivering voor de genomen beslissing. Bij positieve beslissing komt een overeenkomst tot stand.

De toegekende steun kan afhankelijk gemaakt worden van specifieke voorwaarden bij de start of tijdens de uitvoering van het project. Deze voorwaarden kunnen van organisatorische, inhoudelijke of financiële aard zijn.

Met het oog op een kwalitatieve evaluatie kan VLAIO extra informatie en/of documentatie (bijvoorbeeld m.b.t. cijfermatige onderbouwing van de business case) opvragen indien dit nodig is voor een correcte beoordeling. Het opvragen van deze extra informatie kan op elk moment tijdens het evaluatieproces gebeuren.

Zeker bij omvangrijke en/of complexe projecten kunnen extra stappen ingezet worden, om te komen tot een zo verantwoord mogelijke beslissing.