Beslissing

Na bekendmaking van de beslissing ontvangt de aanvrager een beslissingsbrief met de besluitvorming. Voor positief besliste projecten vermeldt de beslissingsbrief de essentiële projectinformatie (maximum subsidiepercentage en -bedrag, startdatum, duur, doelstellingen, …) en eventuele bijzondere voorwaarden.

Steunovereenkomst

In het geval van een positieve beslissing komt een overeenkomst tot stand tussen het Agentschap Innoveren & Ondernemen (optredend voor het Hermesfonds) en de projectaanvragers, tenzij het consortium binnen de maand na verzending van de beslissing tot subsidietoekenning kenbaar maakt het project niet op te starten. De overeenkomst bestaat uit de algemene voorwaarden en de project-specifieke voorwaarden.

Samenwerkingsovereenkomst

De verschillende partijen stellen onderling een samenwerkingsovereenkomst op die de praktische samenwerking regels, evenals afspraken inzake eigendom en valorisatie van projectresultaten, in lijn met de eerder ingediende term sheet. De samenwerkingsovereenkomst dient te worden voorgelegd aan het Agentschap.

Projectopvolging

Verslaggeving

Verslaggeving wordt ingestuurd naar ai-icon@vlaio.be, met kopie naar de adviseur die het project opvolgt. Het consortium dient op vooraf vastgelegde tijdstippen verslaggeving in, die gekoppeld kan zijn aan een betaalschijf:

• Jaarlijks wordt een voortgangsverslag verwacht met prestatietabel om op te volgen of het project verloopt zoals gepland.
• Op het einde van het project wordt een inhoudelijk en financieel verslag gevraagd. Het inhoudelijk verslag omvat een bondige rapportering over de uitgevoerde activiteiten, geleverde prestaties, behaalde resultaten en geactualiseerde vooruitzichten wat betreft de impact op vlak van tewerkstelling en investeringen. Een financieel verslag maakt een overzicht van de gemaakte projectkosten.

Na indiening van het eindverslag, volgt een afsluitoverleg met het Agentschap, een controle van de ingediende kosten en de eindafrekening.

Je vindt voor de verslaggeving een template voor het voortgangsverslag en een template voor het eindverslag onderaan deze pagina bij documenten. Voor het financieel eindverslag maak je gebruik van het (excel) rekenblad dat je ook bij aanvraag indiende. 

Specifieke verslaggeving 

Bij de toekenning van steun kunnen bijzondere voorwaarden of tussentijdse evaluaties worden voorzien. Deze worden opgenomen in de overeenkomst. Ook de vraag naar specifieke verslagen of informatie wordt in de overeenkomst vermeld. Deze moeten worden ingediend uiterlijk op de voorgestelde datum in de overeenkomst. 

Meldingsplicht

Indien er wijzigingen zijn die een belangrijke impact hebben op het behalen van de projectdoelstellingen, op de projectuitvoering of de vooropgestelde impact van de projectresultaten voor de onderneming (of het consortium), is de aanvrager ten allen tijde verplicht dit te melden. Dit kan in de standaard of specifieke verslaggeving wanneer deze kort aansluit bij het plaatsvinden van de wijziging, of via een afzonderlijk bericht naar het Agentschap. 

Algemene principes voor projectopvolging voor bedrijfsprojecten kunnen nagelezen worden in het ‘toelichtingsdocument O&O bedrijfsprojecten: uitvoering en opvolging’.

Uitbetaling van de subsidie 

De overeenkomst vermeldt de voorschotten waarin de subsidie verdeeld wordt en een indicatieve timing van de uitbetalingen. De uitbetaling van de subsidie voorschotten gebeurt in principe jaarlijks. 

Op basis van de verslaggeving wordt ca. 80% van de toegekende steun uitbetaald. De eerste schijf wordt betaald na bevestiging van het voornemen het project op te starten (en het aanvaarden van de eventuele bijzondere voorwaarden); de laatste na de afsluiting van je project. De voorschotten worden uitbetaald na vervulling van de gestelde voorwaarden, zoals voorzien in de overeenkomst.

Bedrijfspartners en onderzoekspartners in het onderzoeksdeel worden rechtstreeks en individueel door het Agentschap uitbetaald. Onderzoekspartners in het bedrijfsdeel en onderaannemers kunnen geen rechtstreekse begunstigden zijn. De bedrijfspartners betalen hun factuur. Basisvoorwaarden voor uitbetaling zijn -naast een correcte uitvoering van het ICON project- het naleven van de verslaggevings- en meldingsplicht van onvoorziene en belangrijke wijzigingen in de projectuitvoering.

Projectafsluiting

Bij afsluiting van het project dient het consortium de standaard eindverslaggeving in (eindverslag en financieel verslag). Nadien volgt een gesprek met het Agentschap waarbij dieper wordt ingegaan op het projectverloop, het al dan niet behalen van de doelstellingen en welke mogelijkheden men ziet om de vooropgestelde business case effectief te gaan realiseren. 

Tot slot worden -o.b.v. effectief gepresteerde inzet en effectief gemaakte kosten- de ingediende kosten geverifieerd. Op basis daarvan wordt de eindafrekening gemaakt en wordt het resterende saldo uitbetaald (of dient men een deel terug te betalen indien men minder kosten kan verantwoorden dan het bedrag dat men via de voorschotten reeds uitbetaald kreeg). 

Verdere verplichtingen ten overstaan van het Agentschap na afsluiting van het project

Het Agentschap kan gedurende 10 jaar na het einde van het project een update vragen van de impact als gevolg van het project.