Een ICON-project omvat de combinatie van een ‘bedrijfsdeel’ en een ‘onderzoeksdeel’.

Bedrijfsdeel

Aan het bedrijfsdeel dienen minstens 3 Vlaamse niet-verbonden ondernemingen met rechtspersoonlijkheid deel te nemen, waarbij geen van de bedrijven meer dan 70% van de kosten voor haar rekening neemt. Minstens een van deze ondernemingen is een kleine of middelgrote onderneming en maximaal nemen 6 Vlaamse ondernemingen deel. Daarnaast is het een voorwaarde dat er bij de projectuitvoering kennis opgebouwd wordt in Vlaanderen en dat er na de projectuitvoering resultaten gevaloriseerd worden in Vlaanderen.

Bedrijven buiten Vlaanderen (ook Belgische bedrijven zonder exploitatiezetel in Vlaanderen) met een eigen valorisatie rationale kunnen deelnemen als partner mits ze een duidelijke en belangrijke meerwaarde voor het project en het consortium kunnen betekenen, maar krijgen geen steun vanuit VLAIO.

Bedrijfspartners die kwalificeren als onderneming in moeilijkheden op datum van indiening zijn onontvankelijk. Dit kan impliceren dat ook het project waarin dergelijke bedrijfspartner deelneemt onontvankelijk is.

Onderzoeksdeel

Het onderzoeksdeel wordt ingediend door minstens 1 Vlaamse onderzoeksorganisatie (Vlaamse universiteit, Vlaamse hogeschool of elke andere onderzoeksorganisatie gevestigd in het Vlaamse Gewest). Elke uitvoerder van het onderzoeksdeel moet de formele criteria zoals bepaald in de definitie van een organisatie voor onderzoek en kennisverspreiding in de Kaderregeling O&O&I, punt 15 ee te vervullen en hiertoe een verklaring van vervulling bij de projectaanvraag in orde maken.

Verder geldt volgende specifieke randvoorwaarde: het Interuniversitair Instituut voor Micro-Electronica (IMEC), de Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek (VITO), het Vlaams Interuniversitair Instituut voor Biotechnologie (VIB), het Vlaams Instituut voor de Zee (VLIZ) en de Vlaamse wetenschappelijke instellingen met een dotatie van de Vlaamse overheid, dienen binnen het onderzoeksdeel van een thematisch ICON project steeds samen te werken met minstens één andere Vlaamse onderzoeksorganisatie. 

Buitenlandse onderzoeksorganisaties kunnen ingeschakeld worden in het onderzoeksdeel voor max. 20% (Vlaamse hogescholen en universiteiten in Brussel vallen niet onder deze beperking). 

In overeenstemming met de Europese regelgeving worden ziekenhuisactiviteiten als bedrijfsactiviteiten beschouwd en moeten de staatssteunregels worden gevolgd. Ziekenhuizen zitten bijgevolg in het bedrijfsdeel in het ICON-project. Ziekenhuizen die zich specifiek hierop organiseren en verklaren voornoemde criteria van Organisatie voor Onderzoek en Kennisverspreiding ondubbelzinnig en ten volle te vervullen hebben evenwel ook de mogelijkheid om met hun niet-economische activiteiten deel te nemen aan het onderzoeksdeel van een ICON-project.

Onderzoeksorganisaties kunnen niet opgenomen worden in het bedrijfsdeel (noch als onderzoekspartner, noch als onderaannemer).

Verhouding bedrijfsdeel t.o.v. onderzoeksdeel

In een thematisch ICON project is voldoende inbreng van zowel bedrijven als onderzoeksorganisaties vereist. Het project dient m.a.w. gebalanceerd te zijn. De balans van een project wordt gedefinieerd als de relatieve begroting van het onderzoeksdeel/bedrijfsdeel t.o.v. de totale begroting van het project. Meer specifiek is begroting in deze context te interpreteren als aanvaarde begroting van het door VLAIO gesteunde onderzoeksdeel/bedrijfsdeel. Het streefcijfer van de balans is 40/60% onderzoeksdeel/bedrijfsdeel. Het onderzoeksdeel bedraagt minimaal 25% van de begroting. Het bedrijfsdeel bedraagt minimaal 50% van de begroting. De minimale grootte van het onderzoeksdeel en het bedrijfsdeel dienen te worden gerespecteerd tijdens de uitvoering.

Eigendomsrechten

Heldere afspraken moeten bij de start gemaakt worden voor eigendomsrechten, kennistransfer en valorisatie waarvan de grote lijnen moeten gekend zijn op het ogenblik van steuntoekenning, zodat er duidelijkheid bestaat voor al de betrokken participanten aan het project. Deze afspraken worden bij indiening vastgelegd in een term sheet (marktconforme of redelijke voorwaarden) en worden na goedkeuring van het project verder uitgewerkt in een samenwerkingsovereenkomst.

Standaard wordt intellectuele eigendom gegenereerd in het onderzoeksdeel van het project marktconform overgedragen. In ieder geval heeft deze overdracht een niet-exclusief karakter.

Naast de inhoudelijke criteria is er een belangrijke formele voorwaarde voor overeenstemming van het ICON project met de Kaderregeling O&O&I2 (zie art. 25 §3 4° Besluit Bedrijfssteun Samenwerkingsverband). Dit vereist dat het onderzoeksdeel uitgevoerd door de onderzoeksorganisaties voldoet aan de voorwaarden om beschouwd te worden als activiteiten van niet-economische aard én dat er geen indirecte staatssteun kan ontstaan vanuit de steun toegekend aan de onderzoeksorganisaties naar de betrokken ondernemingen.