Om de uitdaging scherper te stellen werd het project begeleid door Verhaert New Products and Services. Dit gebeurde aan de hand van een typisch PIO-voorbereidingstraject (behoefteanalyse, marktanalyse en -consultatie). 

Verhaert heeft samen met de sportfederaties de behoeften in kaart gebracht tijdens workshops. Vervolgens heeft Verhaert de markt verkend op zoek naar (deel)oplossingen en leveranciers. De in kaart gebrachte oplossingen en leveranciers werden uitgenodigd op een marktconsultatie in de vorm van een workshop. De marktconsultatie ging door op donderdag 31 mei 2018 in Wilrijk. De slides van de marktconsultatie vind je bij documenten terug. 

De inzichten uit de workshops met de sportfederaties en de marktpartijen heeft Verhaert samengevat in een rapport, dat je bij documenten kan terugvinden, in het Nederlands en het Engels.

De resultaten van de marktconsultatie bepaalden de uiteindelijke aanpak, met inbegrip van de aanbestedingsprocedure, en leverden input voor de opmaak van het opdrachtdocument.