Mijn projectaanvraag is goedgekeurd. Wat nu?
Engagement van PIO na selectie
Als PIO je aanvraag selecteert, dan engageert PIO zich om je project zo goed mogelijk te begeleiden tijdens het volledige aankooptraject, van voorbereiding tot uitvoering en oplevering. Een succesvolle PIO-projectaanvraag is echter nog geen toekenning van cofinanciering. Over de eventuele cofinanciering door PIO van jouw aanbesteding kunnen we pas beslissen op het moment dat je een concreet bestek of opdrachtdocument kan voorleggen, inclusief raming.
Startvergadering
Na de beslissing zal PIO contact opnemen met jou voor het vastleggen van een opstartvergadering. Tijdens deze vergadering zal de voor jouw project toegewezen PIO-adviseur met jou o.a. volgende zaken bespreken: het VLAIO-advies, de scope van het project, communicatie over het project, eventuele wijzigingen of voortschrijdende inzichten ten opzichte van de initiële aanvraag, de gewenste planning, het betrokken team, de te betrekken stakeholders en (eind)gebruikers en de volgende stappen in het project.
Voortraject
Indien uit de eerste gesprekken blijkt dat de behoefte van jouw organisatie nog onvoldoende scherp is en jullie nog nood hebben aan verdere exploratie van de markt om tot aanbesteding te kunnen overgaan, kunnen we in overleg met jou een externe dienstverlener aanstellen om jouw organisatie daarbij te helpen.
PIO heeft hiervoor een raamovereenkomst afgesloten. Indien er specifieke expertise nodig is, kan PIO ook buiten de raamovereenkomst een externe dienstverlener aanstellen. In beide gevallen treedt PIO op als aanbestedende overheid (opmaak bestek en voeren van de procedure) en draagt PIO de kosten (indicatief maximum € 40.000).
Een voortraject kan diverse vormen aannemen, afhankelijk van de maturiteit en behoefte van jouw project.
Een standaard PIO-voortraject omvat doorgaans de volgende elementen:
- een systematische behoefteanalyse met betrokkenheid van stakeholders en eindgebruikers;
- een grondige marktverkenning;
- een marktconsultatie, open (publiek, in groep) en/of gesloten (a.d.h.v. individuele gesprekken).
Voor de behoefteanalyse is het aan jouw organisatie om de eindgebruikers en stakeholders voor de beoogde innovatieve oplossing te engageren. Voor de organisatie van de marktconsultatie zal de PIO-adviseur ondersteuning geven aan de externe dienstverlener en jouw organisatie.
Een grondig voortraject kan betere inzichten aanreiken over:
- de gewenste functionaliteiten van de oplossing en prioritering hiervan;
- het innovatiegehalte;
- de risico’s en randvoorwaarden;
- bijkomende opportuniteiten;
- de benodigde budgetten;
- de tijd nodig voor ontwikkeling;
- conceptuele oplossingen en pistes;
- relevante proefomgeving;
- toekomstige afzetmarkt;
- …
In essentie zal de externe dienstverlener dus samen met jouw organisatie de vijf vragen uit jouw projectaanvraag meer in detail hernemen, en systematisch en gedetailleerd beantwoorden na consultatie met eindgebruikers, stakeholders en marktspelers.
Let op! Het resultaat van het voortraject is nog geen bestek, maar een rapport dat de belangrijkste inzichten verzamelt en op basis daarvan uitspraken doet over het innovatiegehalte van het project, de risico’s, randvoorwaarden, mogelijke pistes voor aanpak, enz. Op de projectpagina’s van de PIO-website kan je voorbeelden raadplegen van publieke rapporten. Deze geven je een idee van wat je van een voortraject mag verwachten. Naast een publiek rapport leveren de aangestelde consultants ook een confidentieel advies op dat jouw organisatie kan helpen bij het aankooptraject en het opstellen van de opdrachtdocumenten.
Let op! Het voortraject is geen ‘must’. Integendeel, het wordt enkel ingezet als het een meerwaarde kan hebben voor jouw organisatie en de beoogde aankoop. De PIO-adviseur zal samen met jou de afweging maken en de scope van de eventuele externe begeleiding met jou bepalen. Die begeleiding kan minimaal of maximaal zijn, focussen op één facet of van een heel andere orde zijn dan hierboven geschetste scenario’s. Zo kan een project eerder gebaat zijn met een data-analyse of een materiaalanalyse, veeleer dan bij een standaard behoefteanalyse.
Let op! Ook al stelt PIO een externe dienstverlener aan, dit betekent geenszins dat jullie als het ware ‘achterover kunnen leunen’. De consultant zal enkel goed werk kunnen leveren als jullie deze voeden met jullie inzichten, kennis en expertise. Een PIO-voortraject, begeleid door een externe dienstverlener, in welke vorm ook, is een intensieve oefening.
Definiëren aankoopstrategie en opmaak opdrachtdocumenten
De inzichten uit het voortraject zullen je toelaten om samen met de PIO-adviseur een gepaste aankoopstrategie te definiëren. Deze strategie varieert van project tot project. Van pilootopstelling, over prototype- of proof-of-concept-ontwikkeling, tot parallel testen op kleine schaal, enz. Als de strategie bekend is, kies je een procedure en kan je beginnen schrijven aan de innovatieve overheidsopdracht.
Het is belangrijk dat de PIO-adviseur voldoende betrokken blijft bij het bepalen van de aankoopstrategie en het opstellen van de overheidsopdracht. Zo kan de PIO-adviseur advies en ondersteuning bieden bij o.a. het innovatieve karakter van de beoogde oplossing, de keuze van procedure en de opdrachtdocumenten, het inbouwen van voldoende interactiemomenten met de kandidaat-leveranciers, voldoende ruimte voor creativiteit van de markt, ... Kortom, de PIO-adviseur zal jouw organisatie ondersteunen en aanzetten tot ‘innovatie- en ondernemingsvriendelijk aankopen’.
Het is ook belangrijk dat je als aanvrager toeziet op een goede voortgang van het project. Indien bijvoorbeeld een marktconsultatie heeft plaatsgevonden tijdens het voortraject, dien je de overheidsopdracht best binnen een redelijke termijn te lanceren. Zo niet, dreig je de interesse van de markt terug te verliezen en/of vermindert de waarde en actualiteit van de verworven inzichten. We dringen er daarom op aan om een strakke tijdslijn te hanteren, en duidelijke streeftermijnen, mijlpalen en tussentijdse evaluatie- en reflectiemomenten in te plannen. Er is geen formele einddatum aan een PIO-project verbonden, maar PIO behoudt zich het recht voor om een project te beëindigen in geval van onvoldoende voortgang.
Let op! Het is de projectaanvrager, of één van zijn partners, die optreedt als aanbestedende overheid en verantwoordelijk is voor het bepalen van de aankoopstrategie en de aankoopprocedure, en voor de opmaak, plaatsing en gunning van het bestek. PIO schrijft zelf geen bestekteksten, maar biedt hierbij enkel ondersteuning en advies.
Lanceren en voeren van de plaatsingsprocedure
Een PIO-project kan bestaan uit één of meerdere innovatieve overheidsopdrachten, afhankelijk van de gekozen aankoopstrategie. In bepaalde gevallen is het bijvoorbeeld aangewezen om de verschillende deelopdrachten binnen de scope van het project niet met één overheidsopdracht of bestek, maar apart en gefaseerd aan te besteden en te gunnen aan verschillende leveranciers.
Elk opdrachtdocument zal door de VLAIO innovatie-adviseur getoetst worden aan de criteria in Bijlage B. Als je kiest voor een tweestapsprocedure gebeurt dit op basis van de selectieleidraad én ten minste een ver gevorderde draft van het bestek. Het Fonds Innoveren en Ondernemen zal op basis hiervan beslissen over de cofinanciering van de aankoop.
De aanbestedende overheid kan vervolgens de aankoop lanceren. PIO zal de verspreiding van het opdrachtdocument mee ondersteunen. De PIO-adviseur zal eveneens mee aan tafel zitten tijdens de plaatsingsprocedure, als waarnemer (zonder stem) of als jurylid (met stem) in de gunningscommissie, tot en met het voorstel tot gunning.
De beslissing over de finale omvang van de PIO-cofinanciering gebeurt op basis van het gunningsverslag, op het moment waarop het te gunnen bedrag duidelijk is.
Sluiting, uitvoering en oplevering
Na de finale goedkeuring van de cofinanciering kan de aanbestedende overheid overgaan tot plaatsing en sluiting van de overheidsopdracht met de aanbieder.
Vervolgens zal het Fonds Innoveren en Ondernemen met de aanbestedende overheid een cofinancieringsovereenkomst sluiten. Hierin zijn de voorwaarden voor de cofinanciering , de wijze van uitbetaling van de cofinanciering en andere afspraken omtrent communicatie en opvolging van uitvoering van de opdracht vastgelegd.
Doorgaans zal kort na sluiting van de cofinancieringsovereenkomst een substantieel voorschot van de 50% cofinanciering overgemaakt worden aan de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid maakt hiertoe een schuldvordering op.
Let op! We raden aan om tijdig met de boekhoudkundige dienst van jouw organisatie na te gaan hoe jullie best de PIO-middelen kunnen ontvangen. Op de website (onder 'Documenten') vind je richtlijnen hieromtrent.
Tijdens de uitvoering van de innovatieve overheidsopdracht houdt de aanbestedende overheid de PIO-adviseur op de hoogte van de voortgang van de opdracht en wordt de PIO-adviseur ten minste uitgenodigd op strategisch belangrijke voortgangsvergaderingen.
Na afloop van de opdracht bezorgt de aanbestedende overheid aan PIO een eindrapport (opgemaakt aan de hand van een template), inclusief een kopie van de aanvaarde en betaalde facturen. Dit eindrapport polst onder meer naar de appreciatie van de PIO-begeleiding, het verloop van de uitvoering en de ‘lessons learned’. Na goedkeuring van het eindrapport zal PIO het cofinancieringssaldo uitbetalen. Dit gebeurt eveneens via een schuldvordering aan PIO, opgemaakt door de aanbestedende overheid.
Communicatie
We verwachten een actieve rol van de aanbestedende overheid bij communicatie over het PIO-project. De aanbestedende overheid zorgt samen met PIO voor een ruime verspreiding van de behaalde resultaten en ‘lessons learned’, zowel binnen als buiten de eigen organisatie, aan de hand van gerichte kennisdelingsactiviteiten, de opmaak van ‘testimonials’ of ‘stories’ over het gelopen innovatietraject, presentaties op congressen, en dergelijke meer. Voor PIO is het immers belangrijk dat de niet-confidentiële kennis en inzichten die uit de PIO-projecten voortvloeien, publiek gedeeld en verspreid worden. Ook vragen we je om als ‘PIO-ambassadeur’ op te treden en de PIO-dienstverlening, aanpak en methodologie verder uit te dragen, zowel binnen als buiten jouw organisatie.
Samenvattend
De aanbestedende overheid draagt de eindverantwoordelijkheid voor de aankoop van a tot z (strategie, opdrachtdocumenten, voeren van de procedure, gunningsbeslissing en administratieve opvolging, oplevering en betaling), inclusief de werkzaamheden en activiteiten na oplevering.
PIO zal de aanbestedende overheid hierbij ondersteunen op basis van de opgedane ervaring in eerdere PIO-projecten. De ondersteuning door PIO omvat:
- advies over de aankoopstrategie
- advies over de aankoopprocedure
- advies over het bestek (redigeren van teksten, aanleveren van voorbeelden)
- deelname aan de gunningscommissie (als waarnemer of lid)
- advies en eventuele deelname aan de onderhandelingen
- advies over de gunningsbeslissing
- tussentijdse opvolging van de uitvoering
- communicatie en disseminatie van voortgang en resultaten, voor, tijdens en na uitvoering
- ...
Samen zullen we de resultaten van het PIO-project zo veel mogelijk bekend maken, om zo de impact van het project te maximaliseren.