Waarborg

De aanvrager dient bij het afsluiten van de overeenkomst een waarborg te storten. Hij verliest deze waarborg als hij zich na het afsluiten van de overeenkomst terugtrekt. De aanvrager bezorgt een bewijs van bankwaarborg aan VLAIO binnen een vooraf bepaalde periode na de principebeslissing.

De hoogte van de waarborg, een percentage van het steunbedrag en minstens een nader te bepalen bedrag, worden op de website van VLAIO worden gepubliceerd (voorziene timing najaar 2024)

Jaarlijkse rapportage en steunberekening

De aanvrager rapporteert jaarlijks het aantal vollasturen van de installatie. Uiterlijk op 31 januari van het jaar volgend op een exploitatiejaar ontvangt hij van VLAIO een sjabloon voor de jaarlijkse rapportage. De toe te passen parameters voor het betreffende exploitatiejaar (kosten emissierechten, energiekosten, …) worden op de website van VLAIO gepubliceerd uiterlijk op 31 januari van het jaar volgend op het exploitatiejaar. De aanvrager kan verplicht worden een aantal meetinstallaties te installeren en de gegevens hiervan ter beschikking te stellen aan VLAIO.

Clawback mechanisme

Op het einde van de looptijd van de steun wordt de netto huidige waarde van de investering opnieuw berekend. De resterende economische levensduur van de investering is hierbij inbegrepen. Dit wordt samen met de bepaling van het steunbedrag voor het laatste exploitatiejaar gedaan. 

De netto huidige waarde is het verschil tussen opbrengsten en kosten over de economische levensduur van een project. Omdat de kosten en opbrengsten afhangen van de rentestand worden deze posten met behulp van een (interne) rentevoet teruggerekend naar bedragen in het beginjaar van de investering. Als deze berekening resulteert in een positieve netto huidige waarde op het einde van de looptijd van de steun, wordt dit bedrag teruggevorderd van de aanvrager conform het clawback mechanisme opgelegd door de Algemene Groepsvrijstellingsverordening.

Controle

VLAIO en VITO kunnen vanaf het tot stand komen van de subsidieovereenkomst controleren of de voorwaarden ervan worden nageleefd. Deze controle kan o.a. bestaan uit een controle van (een deel van) de boekhouding, andere stukken en de technische installaties of de goede werking van geïnstalleerde meetinstallaties. Het is mogelijk dat VLAIO vraagt om de nodige meetinstallaties te installeren en de meetgegevens ter beschikking te stellen om de parameters voor de vermeden CO₂-uitstoot correct te bepalen.

Meldingsplicht

Als wijzigingen of gebeurtenissen een belangrijke impact kunnen hebben op de verdere exploitatie van de installatie, dient de aanvrager deze te melden aan VLAIO (bv. technische aanpassingen aan de installaties, belangrijke stilstanden, wijzigingen in de aanwending van de opgewekte warmte, fouten of vervanging van meetinstallaties, verkoop van een deel van de opgewekte warmte, verkoop van de installatie, …). Dat kan ofwel via een afzonderlijk bericht naar VLAIO of in de jaarlijkse verslaggeving, als deze kort aansluit bij het plaatsvinden van de wijziging.

Beroep

De aanvrager kan via een willig en oneigenlijk beroep ingaan tegen een beslissing. Dit beroep wordt ingediend bij VLAIO.

Terugtrekking

De aanvrager kan zich terugtrekken uit de subsidieovereenkomst. In dat geval zal de reeds toegekende steun tijdens de looptijd van de overeenkomst door VLAIO worden teruggevorderd en (een deel van) de waarborg verloren gaan.

Klacht

Als een aanvrager ontevreden is over de wijze van behandelen door VLAIO kan die te allen tijde schriftelijk, mondeling of elektronisch klacht indienen. Deze klachten worden binnen de 45 dagen na ontvangst behandeld. 

Geheimhouding

De personeelsleden van VLAIO (en ook alle andere personen die kennis krijgen van een steunaanvraag of opvolging ervan), zijn - voor de gegevens van of over ondernemingen, instellingen of personen over ideeën, innovaties of onderzoeksresultaten, en ook voor de geformuleerde adviezen - ertoe gehouden om ze:

• strikt vertrouwelijk te behandelen;
• alleen mee te delen of te laten meedelen aan derden als dat in het rechtstreeks belang is van de onderneming, de organisatie, de instelling of de persoon die de steunaanvraag doet, of als dat een functioneel onderdeel is van de behandeling van de aanvraag, of van een lopend dossier bij VLAIO;
• nooit in eigen voordeel of met het oog op een persoonlijk voordeel te gebruiken of te verspreiden.

Deze verplichtingen blijven gelden, ook na het einde van de tewerkstelling bij de Vlaamse overheid of na de aanstelling als lid van het beslissingscomité bij FIO of als externe deskundige, of na het einde van de uitoefening van elke andere opdracht op verzoek van VLAIO.

Bovenstaande principes zijn decretaal geregeld. Voor personeel tewerkgesteld door VLAIO gelden verder het personeelsstatuut en de individuele arbeidsovereenkomsten van het personeel.