Oproep 2023

De projectduur bedraagt maximaal 3 jaar voor investeringsprojecten en maximaal 2 jaar voor werkingsprojecten. Investeringsprojecten zijn projecten die voor meer dan 50% uit investeringskosten bestaan.

Projecten moeten ten laatste 6 maanden na goedkeuring starten.

Meer informatie over de kostenrubrieken en rapportering is terug te vinden in de Programmahandleiding.

Oproep 2022

Projectduur

Projecten hebben maximaal 30 maanden de tijd om hun project te realiseren.

Een project kan op eigen risico starten op de dag van de indiening en ten laatste binnen de 6 maanden na de officiële toekenning van de steun (16/12/2022). 

De projecten eindigen op het moment van de gunning.

Uitbetaling en rapportering

Enkel kosten die gemaakt worden binnen de goedgekeurde projectperiode komen in aanmerking voor steun. Facturen en andere kosten van voor de start van het project én van na de einddatum van het project komt niet in aanmerking. Hou daar rekening mee.

De steun zal worden uitbetaald in 3 schijven:

• Een eerste schijf van 40% van de steun wordt uitbetaald na de beslissing tot toekenning van de steun, op voorwaarde dat de begunstigde: 
  • de samenwerkingsovereenkomst ondertekende en bezorgde; 
  • de uitbetaling van de schijf via een schuldvordering aanvraagt;
  • verklaart dat het project is gestart; 
  • voldoet aan de voorwaarden opgelegd in de betekeningsbrief; 
• Een tweede schijf van 30% van de steun wordt uitbetaald 15 maanden na de beslissing tot toekenning van de steun, op voorwaarde dat de begunstigde: 
  • de uitbetaling van de schijf via een schuldvordering aanvraagt; 
  • een stand van zaken van het project bezorgt via het door VLAIO aangeleverde format; 
• Een derde schijf (saldo) van 30% van de steun kan aangevraagd worden binnen de 6 maanden na afloop van het project, op voorwaarde dat de begunstigde: 
  • de uitbetaling van de schijf via een schuldvordering aanvraagt; 
  • een kwalitatief eindverslag via het door VLAIO format indient waaruit blijkt in welke mate de vooropgestelde doelstellingen werden bereikt, samen met een verantwoording hiervan; 
  • een afrekeningsstaat van alle gerealiseerde ontvangsten en gemaakte kosten indient.

In de handleiding bij deze oproep kan je alle details over de vervolgstappen vinden

Oproep 2021

Projectduur

Projecten hebben maximaal 30 maanden de tijd om hun project te realiseren. Binnen die 30 maanden kunnen de projecten ook tijd voorzien om samen met bedrijven nog de nodige aanpassingen, ontwikkelingen en testen aan de gekozen toepassing te doen. De steun mag ook gebruikt worden om een duurzame uitrol voor te bereiden, al dan niet met externe ondersteuning.

Tijdens deze 30 maanden bereiden de projecten ook een aanbesteding, raamovereenkomst, groepsaankoop,… voor. De projecten eindigen op het moment van de gunning.

Een project kan op eigen risico starten op de dag van indiening en ten laatste binnen de 6 maanden na de officiële toekenning van de steun.

Uitbetaling en rapportering

Enkel kosten die gemaakt worden binnen de goedgekeurde projectperiode komen in aanmerking voor steun. Facturen of andere kosten van voor de start van het project én van na de einddatum van het project, komen niet in aanmerking. Hou daar rekening mee.

De steun zal worden uitbetaald in 3 schijven.

• Een eerste schijf van 30% van de steun kan via een ondertekende schuldvordering worden aangevraagd na de beslissing tot toekenning van de subsidie, op voorwaarde dat
  • het project gestart is,
  • de voorwaarden uit de beslissingsbrief voldaan zijn en
  • de indiener samenwerkingsovereenkomst ingevuld en ondertekend bezorgd heeft.
• Een tweede schijf van 30% van de steun - opnieuw via een schuldvordering – na ten vroegste 12 maanden en op voorwaarde dat
  • de indiener een stand van zaken van het project bezorgt en
  • aantoont dat al 60% van de kosten gemaakt werd.
• Een derde schijf (saldo) van 40% van de steun - ook via een schuldvordering – kan aangevraagd worden binnen de 6 maanden na afloop van het project. Een project eindigt wanneer de aanbesteding gegund is. De 3^e schijf wordt uitbetaald op voorwaarde dat de indiener een inhoudelijk en financieel eindverslag indient en alle bewijsstukken van gerealiseerde ontvangsten en gemaakte kosten overmaakt. Het verschuldigde saldo zal pas uitbetaald worden na controle van het dossier.

Stuurgroep en klankbordgroep

Elk project zal moeten voorzien in een stuurgroep en een klankbordgroep. De partners van het project, een vertegenwoordiger van VLAIO en/of een andere Vlaamse administratie en eventueel een vertegenwoordiger van een stakeholder uit het Smart City ecosysteem zullen deel uitmaken van de stuurgroep. De klankbordgroep is er voor geïnteresseerde Vlaamse lokale besturen, de Vlaamse Gemeenschapscommissie, de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, andere overheden,… die niet als partner in het project zijn ingestapt en dus ook geen steun krijgen binnen het project.

In de handleiding bij deze oproep kan je alle details over de vervolgstappen vinden.

Vervolgstappen oproep 2019

Projectduur

We voorzien in een langere opstartfase: binnen de 6 maanden na beslissing moeten de projecten opgestart zijn. Vanaf dan hebben projecten 24 maanden de tijd om hun idee onder begeleiding uit te werken. Binnen die 24 maanden kunnen de projecten 6 maanden voorzien om met bedrijven en/of kennisinstellingen innovatief aan de slag te gaan. Merken de projecten dat er nog meer werk verricht moet worden dan voorzien of dat er grotere budgetten nodig zijn, kunnen de projecten deze 24 maanden ook gebruiken om hun PIO-aanvraag voor te bereiden (het project stopt dan op het moment de PIO-aanvraag wordt ingediend). Indien een extra PIO-traject niet nodig is en er overgegaan kan worden tot aanbesteding, krijgen de project 6 maanden extra om deze procedure te doorlopen. De projecten die ervoor kiezen aan te besteden kunnen een beroep doen op de implementatiebonus van zodra de opdracht gegund is.

Rapportering en uitbetaling

De steun zal worden uitbetaald in 3 schijven:

1. Een eerste schijf van 40% van het vast gedeelte kan schriftelijk (via een ondertekende schuldvordering) worden aangevraagd na de beslissing tot toekenning van de subsidie, op voorwaarde dat het project gestart is en de indiener - in geval er partners zijn – de samenwerkingsovereenkomst ingevuld en ondertekend bezorgd heeft. Vermeld in je schuldvordering zeker het dossiernummer, het rekeningnummer waarop de steun gestort mag worden en de schijf/het bedrag.
2. Een tweede schijf van 30% van het vast gedeelte (of 60% in geval ervoor gekozen wordt een PIO-aanvraag in te dienen) + het variabele gedeelte - opnieuw via een schuldvordering – na 24 maanden en op voorwaarden dat de indiener een stand van zaken van het project bezorgd en kan bewijzen dat het innovatiegedeelte afgerond is of in het geval van een PIO-aanvraag moet de indiener een inhoudelijk en financieel eindrapport indienen samen met alle bewijsstukken van gerealiseerde ontvangsten en gemaakte kosten.
3. Een derde schijf (saldo) van 30% van het vast gedeelte - ook via een schuldvordering – kan aangevraagd worden binnen de 6 maanden na afloop van het project. Een project eindigt wanneer de aanbesteding gegund is. De 3e schijf wordt uitbetaald op voorwaarde dat de indiener een inhoudelijk en financieel eindverslag indient en alle bewijsstukken van gerealiseerde ontvangsten en gemaakte kosten overmaakt. Het verschuldigde saldo zal pas uitbetaald worden na controle van het dossier. Indien het project is overgegaan tot implementatie, zal na controle ook de implementatiebonus uitbetaald worden.

Elke project zal moeten voorzien in een stuurgroep en een klankbordgroep.

De partners van het project, een vertegenwoordiger van VLAIO en/of een andere Vlaamse administratie en eventueel een vertegenwoordiger van een stakeholder uit het Smart City ecosysteem zullen deel uitmaken van de stuurgroep. De klankbordgroep is er voor geïnteresseerde Vlaamse lokale besturen, de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de intercommunales die niet als partner werden opgenomen en dus ook geen steun krijgen binnen het project.

Volgstappen oproep 2018

Projectduur

De subsidie wordt maximaal toegekend voor een periode van 1 jaar. 

De subsidieperiode, de periode waarin subsidieerbare kosten gemaakt kunnen worden, kan ten vroegste van start gaan vanaf de dag van indiening. De projecten zelf moeten ten laatste binnen de 3 maanden na de beslissing tot subsidiëring van start gaan.

Rapportering en uitbetaling

De steun zal worden uitbetaald in 2 schijven.

Een eerste schijf van 60% kan schriftelijk worden aangevraagd na de beslissing tot toekenning van de subsidie en op voorwaarde dat de indiener verklaart dat het project is gestart.

Een tweede schijf van 40% kan schriftelijk worden aangevraagd binnen de 6 maanden na afloop van het project en op voorwaarde dat de indiener een eindverslag (inclusief de business case) indient en alle bewijsstukken van gerealiseerde ontvangsten en gemaakte kosten overmaakt. Het dossier wordt op dit moment ook overgemaakt aan de dienst Inspectie van het Agentschap Innoveren & Ondernemen ter controle. 

Ondersteuning

Ook tijdens de uitvoering van je project, kan je rekenen op de ondersteuning van het agentschap. Onze partner imec zal de inhoudelijke ondersteuning voor zijn rekening nemen, het agentschap zal zorgen voor een goede afhandeling van de dossiers en zal de verschillende projecten verenigen in een overlegplatform zodat kennis en ervaringen uitgewisseld kunnen worden. Na afloop van de projecten zal het agentschap ook de verspreiding van de resultaten coördineren.