Bij innovatieve overheidsopdrachten is het belangrijk om doorheen heel het traject – van voorbereiding over aanbesteding tot uitvoering- ruimte te bieden aan innovatie door creativiteit en interactie aan te moedigen. Dit doe je door goed te luisteren naar de noden van je eindgebruiker, door voldoende interactiemomenten in te lassen met de markt (= aanbodzijde) en je vraag aan de markt ‘ondernemings- en innovatievriendelijk’ te formuleren.  

Hoe kom je nu van een concreet vraagstuk tot een ontwikkelde innovatieve oplossing? Bij het programma Innovatieve Overheidsopdrachten werken we in drie fasen : de voorbereiding, het aankoopproces en de uitvoering. We geven alvast één heel belangrijk tip mee: begin er op tijd aan en doe het niet alleen. Het doorlopen van een innovatieve overheidsopdracht is een tijdsintensief traject dat je met een multidisciplinair team (technisch, business, aankoop, juridische dienst, financiën, …) van gemotiveerde mensen doet. 

Fase 1 - voorbereiding

Alles begint bij een goede voorbereiding. Welke vraag of behoefte wil je opgelost zien? Welke kenmerken heeft de ideale oplossing? Wat biedt de markt vandaag al? Voor welke aspecten is er onderzoek, ontwikkeling en innovatie nodig? Wie is de eindgebruiker van de innovatie? Wat zijn belangrijke randvoorwaarden? De oplossing die jouw probleemstelling moet oplossen, bestaat nog niet of slechts deels. Je moet dus eerst grip krijgen op jouw vraagstuk. Eens je vraagstuk goed in kaart gebracht, kan je de markt verkennen en nagaan of er al (deel-)oplossingen bestaan en welke onderdelen nog ontwikkeld en/of getest moeten worden. 

Afhankelijk van je vraagstuk en de beschikbare informatie, kan de voorbereiding twee luiken omvatten: (1) de behoefteanalyse én (2) de marktconsultatie. 

Behoefteanalyse

Vaak denken we goed te weten wat het probleem is dat we willen aanpakken. Toch leert de ervaring ons dat het noodzakelijk is om stil te staan bij de vragen “Wat willen we nu precies opgelost zien?” en “Waar zit(ten) de grootste toegevoegde waarde(n) voor de toekomstige gebruiker van de innovatieve oplossing?”. 

Een grondige behoefteanalyse leidt tot een helder omlijnde vraagstelling, tot gedragenheid bij eindgebruikers en stakeholders en tot een duidelijk inzicht welke noden en verwachtingen de meeste gebruikerswaarde hebben.

Enkele tips over behoefteanalyse vanuit onze PIO-ervaring: 

• vertrek vanuit de “as is” situatie: 
  • hoe wordt het vraagstuk vandaag aangepakt? Welke beperkingen heeft de huidige manier van werken? 
• beschrijf de gewenste situatie vanuit functioneel oogpunt: 
  • wat moet de innovatieve oplossing kunnen en voor wie? 
• betrek (eind)gebruiker(s) actief: 
  • het is cruciaal om de noden en wensen van de (eind)gebruiker(s) van de innovatieve oplossing goed in kaart te brengen en te capteren welke innovatievereisten de meeste toegevoegde waarde hebben voor de (eind)gebruiker. 
  • Door het actief betrekken van de (eind)gebruikers, creëer je ook goodwill en gedragenheid voor de organisatorische veranderingen die innovatie vaak met zich meebrengt.   
• breng je stakeholders in kaart en consulteer ze
  • Zijn er andere geïnteresseerde afnemers van de oplossing? Zijn er stakeholders die bij de ontwikkeling betrokken moeten worden omdat ze bijvoorbeeld over bepaalde data beschikken? 
  • Consulteer stakeholders en bevraag zowel hun kijk op de probleemstelling als hun verwachtingen t.a.v. de gewenste situatie. 
• maak gebruik van use cases 
  • om alle info uit een behoefteanalyse op een gestructureerde wijze te verzamelen, kan het gebruik van use cases handig zijn. Bij een use case omschrijf je vanuit een bepaalde rol of functie wat je wil kunnen of doen om een bepaald doel te bereiken. Dit maakt het vaak tastbaar en behapbaar. Bij het prioriteren van je wensenlijst, kan je de opgestelde usecases makkelijk rangschikken volgens gebruikerswaarde.
  • Anders gezegd, lijst de functionele kenmerken op waaraan de oplossing zou moeten voldoen. Wat moet de oplossing kunnen voor wie in welke context en met welk resultaat (welke performantie of accuraatheid)? 
  • Voorbeeld:
    • ALS inspecteur van bruggen KAN IK met een druk op de knop een lijst genereren van alle bruggen die code oranje hebben ZODAT ik snel zicht heb op eventuele deformaties.
• prioriteer je wensen
  • Eénmaal de noden en verwachtingen van de eindgebruikers en stakeholders goed in beeld zijn, is het belangrijk om samen met hen deze lijst van wensen te gaan rangschikken van “must haves” over “nice to haves” tot “niet belangrijk”. Opzet is om helder te krijgen welke noden en verwachtingen de hoogste (gebruikers)meerwaarde hebben. 
• breng randvoorwaarden in kaart
  • kijk goed naar de context waarin de innovatieve oplossing moet fungeren en maak een lijst van de randvoorwaarden op waarmee je best rekening houdt opdat de innovatieve oplossing in gebruik wordt genomen. Mogelijke randvoorwaarden zijn de bestaande technische omgeving waarbinnen de oplossing moet kunnen fungeren of regelgeving en juridische krijtlijnen (bv. GDPR) 

Marktanalyse- en consultatie

Naast het in kaart brengen van de concrete behoefte moet je ook een goed zicht hebben op de huidige markt. Tijdens een PIO-traject brengen we de relevante spelers (onderzoeksinstellingen en/of bedrijven in binnen-en buitenland) in kaart. Daarbij is het belangrijk om een grondige analyse te maken van de state-of-the-art qua marktspelers, trends, normeringen en standaarden.

Afhankelijk van de complexiteit van je noden en je kennis van de markt, kan het nuttig zijn een marktconsultatie te organiseren waarbij vraag en aanbod interageren en informatie uitwisselen over mogelijke oplossingen voor de behoefte, de haalbaarheid van die oplossingen, de risico’s, (rand)voorwaarden, ontwikkelingstijd… 

Marktconsultaties kunnen enkel plaatsvinden vóór het aanvatten van een plaatsingsprocedure! Een marktconsultatie mag niet leiden tot vervalsing van de mededinging en mag geen aanleiding geven tot een schending van de beginselen van non-discriminatie en transparantie. 

Het format van een marktconsultatie kan sterk variëren (schriftelijke bevraging, open workshops, individuele gesprekken, online, fysiek, …). Welk format het meest geschikt is, hangt af van de probleemstelling waarvoor een innovatieve oplossing wordt gezocht, je kennis van de markt, de markt zelf, …  De meeste marktconsultaties die PIO achter de rug heeft waren open. Hierbij ga je de marktconsultatie ruim (en openbaar) aankondigen. In een gesloten marktconsultatie maak je zelf een selectie van potentieel geïnteresseerde ondernemers. Na de marktconsultatie worden de resultaten ook transparant gedeeld. Hou er ook rekening mee dat een marktconsultatie verwachtingen creëert bij potentiële opdrachtnemers en dat je dus best niet te lang wacht om over te gaan tot aanbesteding na de marktconsultatie.

De marktconsultatie creëert een win-win situatie voor zowel de betrokken overheidsorganisatie als voor de markt:

• Als overheid krijg je nuttige kennis en knowhow vanuit de markt in voorbereiding op een plaatsingsprocedure. 
• Als marktspeler krijg je informatie over de behoeften en de toekomstige aankoopplannen van de overheid. Ondernemingen krijgen een vroegtijdig inzicht in de behoefte en krijgen de kans om te netwerken met andere potentiële leveranciers. Op die manier is het ook mogelijk om een consortium te vormen met andere spelers. 

Enkele tips over marktconsultatie vanuit onze PIO-ervaring: 

• goede voorbereiding = gestructureerde consultatie
  • Zorg ervoor dat je je goed voorbereidt. Blinde brainstorms zijn uit den boze. Ken je noden (zie behoefteanalyse) en lees je in in wat de markt te bieden heeft (stand van de techniek, verwachte evoluties, …).
  • Bepaal welke topics aan bod dienen te komen tijdens de marktconsultatie en wat de beste aanpak en format is om de gewenste informatie uit de marktconsultatie te halen. 
• brede en tijdige bekendmaking 
  • Kies je voor een open marktconsultatie, zorg dan voor een brede bekendmaking door o.a. een tijdige publicatie via e-procurement (BDA en/of TED). Daarnaast kan je ook gebruik van andere kanalen (nieuwsbrieven, vak- of sectororganisaties, …) voor een zo groot mogelijk bereik.  
  • Maak tijdig bekend dat je een open marktconsultatie zal organiseren, zodat geïnteresseerden hun agenda kunnen vrijhouden. Bij PIO hanteren we als vuistregel minstens vier weken vóór de marktconsultatie. 
  • Beperk je bij een gesloten marktconsultatie niet louter tot de marktpartijen die je kent
• heldere uitnodiging 
  • Schrijf in heldere bewoordingen wat het doel is van je project, wat de opzet en aanpak is van de marktconsultatie, welke type deelnemer of profiel je zoekt en hoe men kan deelnemen en wat er zal gebeuren met de verworven inzichten. 
• evenwichtige  samenstelling in functie van de uitdaging
  • Zorg voor een goede mix van marktspelers uit verschillende sectoren, met verschillende achtergronden, verschillend profielen, … .  
• betrek alle deelnemers
  • Indien je voor een consultatie in groep gaat, kies dan  voor een interactieve aanpak die toelaat dat alle deelnemers de kans hebben om een inbreng te doen tijdens de marktconsultatie. 
• waarborg de algemene beginselen van overheidsopdrachten zoals o.a. transparantie, mededinging, gelijkheid en non-discriminatie  
  • Wees aandachtig voor het principe van mededinging en zorg dat de toegang tot de opdracht niet onnodig beperkt wordt. Daarom gaat PIO doorgaans voor een open marktconsultatie. Op deze manier krijgen ook partijen die je nog niet kent toegang tot de opdracht. 
  • De aanbestedende overheid moet over beide principes waken door o.a. de verschillende stappen en resultaten van de marktconsultatie publiek te delen, met behoud van bescherming van vertrouwelijke bedrijfsinformatie. 
  • Een marktconsultatie kan enkel plaatsvinden vóór het aanvatten van een plaatsingsprocedure. 
  • Hou altijd rekening met de algemene beginselen voor overheidsopdrachten (o.a. gelijke behandeling, non-discriminatie, transparantie, proportionaliteit, …) 

Informatie over dit thema van andere organisaties, binnen en buiten Vlaanderen: 

• Marktprospectie | BOSA (belgium.be)
• Marktconsultatie | Het Facilitair Bedrijf
• Marktconsultatie | VVSG

Fase 2 - aankoopproces

Op basis van de verzamelde informatie uit de voorbereidingsfase kan je de aanpak van je aankoop en geschikte plaatsingsprocedure bepalen, de opdrachtdocumenten opmaken en de gekozen plaatsingsprocedure aanvatten en doorlopen. Dit doe je best altijd in nauw overleg met je aankoop- en juridische dienst. 

Hoe pak je de aankoop aan?

Op basis van de verzamelde informatie tijdens de voorbereidingsfase, kan je bepalen hoe je nu het aankoopproces gaat aanpakken. Volgende vragen kunnen hierbij richting geven aan het bepalen van je aanpak: 

• Welke oplossing(en) of oplossingsrichtingen kies je in functie van je beschikbare middelen, tijd, randvoorwaarden, risico’s, potentiële impact, …? 
• Hoe innovatief is de oplossing?  
• Hoe risicovol is de ontwikkeling (of validatie) van de oplossing? 
• Is het aangewezen om gefaseerd te werk te gaan door bv. eerst een Proof-of-Concept te laten ontwikkelen? 
• Is het opportuun om de ontwikkeling van de oplossing (al dan niet gefaseerd) door verschillende partijen in parallel te laten doen? 
• Bestaat een deeloplossing al enigszins maar is er nog validatie nodig in een specifieke testomgeving? Bestaat die testomgeving? 

Welke plaatsingsprocedure kies je?

De keuze van een geschikte plaatsingsprocedures hangt af van verschillende factoren, zoals o.a. 

• de kwalificatie en aard van de opdracht;
• de raming van de opdracht; 
• het innovatiegehalte en risico’s;
• de complexiteit van de beoogde oplossing;
• de ervaring van de aanbestedende overheid met overheidsopdrachten;
• de technische kennis van de aanbestedende overheid;
• de te voorziene duurtijd en het al dan niet bestaan van een bepaalde tijdslimiet;
• het aantal marktspelers/opdrachtnemers; 
• of de scope van je opdracht al héél helder en duidelijk is of nog verdere input behoeft; 
• of je enkel (een) prototype(s) wil laten ontwikkelen of je in één beweging ook aansluitend marktklare oplossingen in commerciële oplages wil aankopen; 

Op de webpagina’s van het Facilitair Bedrijf vind je toelichting over de verschillende plaatsingsprocedures:  

• de verschillende onderhandelingsprocedures
• de gemeenrechtelijke plaatsingsprocedures met de openbare en niet-openbare procedure
• de overheidsopdrachten van beperkte waarde
• de concurrentiegerichte dialoog
• het innovatiepartnerschap

Naast de plaatsingsprocedures binnen de wetgeving inzake overheidsopdrachten (WOO) van 17 juni 2016, bepaalt artikel 32 van de WOO onder welke voorwaarden opdrachten voor diensten van onderzoek en ontwikkeling niet onder de toepassing van de bepalingen van deze wet vallen. Het gaat hier over het zogenaamde pre-commercieel inkopen of precommercial procurement (PCP). De algemene beginselen van overheidsopdrachten alsook de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (2022/C 414/01) blijven van toepassing op pre-commercieel inkopen.

Wil je meer weten over het kiezen van de juiste plaatsingsprocedure? Bekijk dan zeker het Draaiboek en de bijhorende procedurewijzer van onze collega’s bij Het Facilitair Bedrijf. Daar vind je heel wat info over de verschillende procedures en wanneer je welke het best gebruikt.

In onze PIO-projectenportfolio kan je kijken welke procedures er al gehanteerd werden. Onderhandelingsprocedures worden vaak gebruikt omwille van de onzekerheid bij het aankopen van innovatie. Bij de PIO projecten DEMCA en de Optimo Huisvuilwagen werd er gekozen voor precommercieel inkopen. Bij de PIO projecten 1700 lijn, Cate en Circulaire ecogrondstoffenhub Schendelbeke werd het innovatiepartnerschap als plaatsingsprocedure gekozen. 

Opmaak opdrachtdocumenten

Heb je je aankoopaanpak helder en de geschikte plaatsingsprocedure gekozen, dan kan je de opdrachtdocumenten gaan voorbereiden. Op de website van het Facilitair Bedrijf vind je toelichting over het thema opdrachtdocumenten en vind je eveneens modellen van opdrachtdocumenten en van specifieke bepalingen.

Enkele tips and tricks uit onze PIO ervaring: 

• leesbare opdrachtdocumenten
  • Helder taalgebruik en duidelijke bewoordingen zorgen voor leesbare opdrachtdocumenten. 
  • Vermeld geen zaken in de opdrachtdocumenten die je zelf niet begrijpt of waarvan je de draagwijdte niet kent. 
• sterke titel en CPV-codes
  • Selecteer zorgvuldig de titel van het bestek en koppel de juiste CPV-codes aan je opdracht.
• voldoende tijd
  • Gun inschrijvers voldoende tijd om kwalitatieve aanvragen tot deelneming en/of offertes in te dienen. 
• informatiesessie
  • Organiseer een informatiesessie en vermeld in je opdrachtdocumenten hoe de informatievergadering en de behandeling van vragen zal verlopen. 
  • Meer toelichting over de informatiesessie en hoe om te gaan met inlichtingen, vragen en antwoorden, kan je lezen op de website van het Facilitair Bedrijf. 
• selectie- en gunningscriteria
  • Selectiecriteria stellen je in staat om de geschikte uitvoerder(s) te selecteren. Gunningscriteria daarentegen moeten je toelaten om de juiste offerte (een specifiek aanbod) te selecteren. De twee sets van criteria mogen niet onderling verwisseld of verward worden. 
  • Maakt de selectiecriteria niet te streng om ook kleinere KMO’s en start-ups toe te laten, alternatief stimuleer consortiumvorming (meet-the buyer)
  • Weeg het gewicht van het prijscriterium bij gunningscriteria goed af (bv. best value procurement)
  • Ook over de thema's selectie-en gunningscriteria vind je heel wat info op de website van Het Facilitair Bedrijf
    • Selectie overheidsopdrachten 
    • Gunningscriteria
• functionele specificaties en minimale eisen
  • Bij innovatieve overheidsopdrachten is het aangewezen om bij de opdrachtbeschrijving voldoende ruimte te laten voor de creativiteit van de kandidaat-opdrachtnemers. Daarom omschrijf je de gewenste oplossing best niet met een rits van gedetailleerde technische specificaties maar veeleer met functionele specificaties. Welke functionaliteiten moet de oplossing idealiter bezitten? Wat moet de oplossing in welke omstandigheden kunnen? Deze functionele eisen laten meer vrijheid aan de intekenaars en moedigen hen aan om hun creativiteit te gebruiken en out-the-box te denken. 
  • In de opdrachtomschrijving beschrijf je doorgaans wat de minimale eisen zijn waaraan de oplossing moet voldoen. Over minimale eisen kan niet onderhandeld worden. Die zijn te nemen of te laten. Als offertes niet aan de minimale eisen voldoen, ben je verplicht om ze te weren. Bij innovatieve overheidsopdrachten spring je best zuinig om met minimale eisen. Als je minimale eisen echter op een functionele manier definieert, laat dat dikwijls voldoende ruimte.  
• mondelinge toelichting bij aanvraag tot deelneming en/of offerte
  • Als de gekozen plaatsingsprocedures dit toelaat, kan je overwegen de kandidaat-opdrachtnemers hun vragen tot deelneming/offertes mondeling toe te laten lichten voor een diepgaander begrip van hun aanvraag of offerte. 
• verduidelijk het procedureverloop
  • Geef inzicht in het verloop van de procedure in de opdrachtdocumenten voor potentiële inschrijvers. Afhankelijk van de gekozen plaatsingsprocedure, kan je info meegeven over de voorziene indicatieve data voor toelichting en onderhandeling, eventuele fasen van onderhandeling, deadline voor indiening van de finale offerte, voorziene start van de uitvoering, ….
• overzicht van bijlagen
  • Neem in je opdrachtdocumenten een overzicht op van welke bijlagen je verwacht. Dat vormt een handige checklist, niet enkel voor de kandidaat-opdrachtnemers, maar ook voor jezelf.